國企檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

梁詩燕

摘 要：21世紀(jì)是一個信息技術(shù)時代，國企應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能適應(yīng)新時代的發(fā)展。本文重點(diǎn)研究國企進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的具體做法，以期能起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：國企；檔案管理；信息化建設(shè)

一、前言

進(jìn)入新世紀(jì)之后，我國的社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，國企也進(jìn)行了大幅度改革，積累了大量的檔案，對這些檔案進(jìn)行有效管理，可以為國企發(fā)展提供有力的參考依據(jù)。二十一世紀(jì)是一個信息技術(shù)時代，國企應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能適應(yīng)新時代的發(fā)展。本文重點(diǎn)研究國企進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的具體做法，意在起到一定的參考作用。

二、國企實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

1.有利于提升檔案管理效率

我們都知道信息化的主要特點(diǎn)是及時、共享、便捷、高效，信息技術(shù)時代的來臨使得社會各個領(lǐng)域都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化辦公，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是大勢所趨，計算機(jī)可以將大量的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，對這些電子檔案進(jìn)行儲存管理，可以提升管理效率，節(jié)省紙張浪費(fèi)，并減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確性和時效性

國企進(jìn)行檔案管理旨在在有限的時間內(nèi)及時將檔案信息傳遞到檔案利用者手中，所以對于檔案管理工作來說，時效性是非常重要的，很多人認(rèn)為檔案只能作為歷史依據(jù)進(jìn)行保存，其實(shí)這是對檔案價值的誤解，二十一世紀(jì)的信息化背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，可以將檔案資料及時傳遞到檔案利用者手中，為檔案利用者制定正確的決策，獲得更多的資料提供參考。另外，檔案一旦實(shí)現(xiàn)了電子化處理，那么是很難進(jìn)行更改的，這樣就可以避免人為進(jìn)行篡改檔案的可能性，進(jìn)而提升檔案資料的準(zhǔn)確性。

3.有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程共享

二十一世紀(jì)的信息技術(shù)迅猛發(fā)展，社會各個領(lǐng)域也不斷騰飛，社會各行各業(yè)不僅要加強(qiáng)自身努力，還要加強(qiáng)彼此間的合作與共享，加強(qiáng)協(xié)調(diào)力度，事實(shí)證明，二十一世紀(jì)的信息技術(shù)時代是一個合作、包容開、放的時代，國企的檔案管理工作處于這樣的時代背景下，必須加強(qiáng)彼此之間的合作與交流，這樣才能使國企獲得更多的資料，為制定正確的決策提供參考，國企不僅要自身加強(qiáng)努力，還要與其他企業(yè)進(jìn)行相互合作，才能順利完成這項工作。信息共享實(shí)現(xiàn)了這一工作，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化處理，可以使信息遠(yuǎn)程共享變成現(xiàn)實(shí)，國企不可能拿著厚厚的紙質(zhì)檔案進(jìn)行合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)可以使國企之間的遠(yuǎn)程共享變得更加便利和高效，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

三、國企進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的對策與建議

根據(jù)上文分析可以看出，國企檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)有著至關(guān)重要的作用，結(jié)合已有的工作經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為國企要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以從以下幾點(diǎn)著手：

1.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

從目前來看，不少國企一提起檔案管理信息化建設(shè)，就只是一味的在工作中進(jìn)行數(shù)據(jù)、文字表格、搜集，不夠重視計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、路由器等硬件設(shè)備配置，在一些國企中，一臺計算機(jī)使用了很多年，各方面硬件設(shè)施都都不符合時代發(fā)展的要求，計算機(jī)上面的軟件系統(tǒng)長期得不到更新，這直接影響了檔案信息化建設(shè)的效率，甚至還不如紙質(zhì)檔案管理效率，有鑒于此，國企要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，首先要重視硬件設(shè)施建設(shè)，讓檔案管理有一個良好的運(yùn)作平臺，在當(dāng)前情況下，國企要對計算機(jī)硬件設(shè)施加強(qiáng)資金投入，配置先進(jìn)的軟件，選擇質(zhì)量較高的計算機(jī)，及時淘汰使用時間過長的計算機(jī)，這樣還能保障檔案資料的安全。

2.重視紙質(zhì)檔案更新

隨著時代的發(fā)展，國企與國企之間的聯(lián)系不斷加深，現(xiàn)在的業(yè)務(wù)往來更加頻繁和密切，要想提升檔案管理信息化建設(shè)效率，還是需要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的，每一項紙質(zhì)檔案都記載著國企以往的發(fā)展，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)也是需要從原始的紙質(zhì)檔案中提取有價值性的資料的，有鑒于此，重視紙質(zhì)檔案的更新直接關(guān)系到信息化檔案錄入的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)性，如果失去了原始資料，那么計算機(jī)信息化檔案也就難以進(jìn)行有效管理，由此一來，國企要重視更新紙質(zhì)檔案，修改剔除錯誤檔案，摒棄沒有保存價值的檔案，去偽存真，并及時將紙質(zhì)檔案錄入到計算機(jī)中，還要設(shè)置時間、身份證號、姓名等備注信息。國企還要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類總結(jié)，特別是涉及國企機(jī)密文件、絕密文件、秘密文件、國家安全等方面的檔案必須得到嚴(yán)密管理，保證信息資源的安全性，如果企業(yè)之間要相互閱覽紙質(zhì)檔案，必須呈報上級進(jìn)行審批，國企還要配置專門的紙質(zhì)檔案管理柜，妥善保管紙質(zhì)檔案，防止發(fā)生丟失、損毀等不良事件。

3.積極建立數(shù)字化檔案館

目前，我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，建設(shè)數(shù)字化檔案館是國企必須面對的重要問題，這是現(xiàn)代化的新型檔案館，是信息化建設(shè)的重要標(biāo)志，在當(dāng)前，全國企業(yè)要對基層的檔案信息數(shù)量和內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)整合，將非結(jié)構(gòu)化信息轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化信息，這樣有助于檔案信息的統(tǒng)計、查詢和保存，國企各個部門都要互相合作，及時整理有用的檔案資源，并整合到檔案館中，實(shí)施信息化處理，這對建設(shè)數(shù)字化檔案館大有裨益。國企還要重視檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使他們適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代和信息技術(shù)時代的發(fā)展，掌握先進(jìn)的檔案管理技能和信息化處理技術(shù)，以此促使數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

四、結(jié)束語

總而言之，在二十一世紀(jì)，國企實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)時代發(fā)展的必然需求，國企要重視檔案管理工作，為檔案信息利用者提供有價值的檔案資源，推動數(shù)字化檔案館的建設(shè)，以此使國企檔案發(fā)揮真正的作用與效能。

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