企業(yè)檔案管理社會化現(xiàn)狀與建議

焦鈞

1 企業(yè)社會化管理模式的提出

20世紀(jì)90年代至今，無論哪種企業(yè)存在形式，其檔案管理工作都會出現(xiàn)一些新問題和新矛盾，檔案管理存在的各種短板在實踐中被不斷發(fā)現(xiàn)。因此，應(yīng)建立與企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)的管理模式，以保證企業(yè)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

對企業(yè)檔案管理來說，實行社會化管理，推動檔案工作的發(fā)展是很重要的，不僅可以緩解企業(yè)保管大量文件的壓力，降低管理費(fèi)用，還可以實現(xiàn)非行政職能范圍內(nèi)的社會事務(wù)分離的要求，使檔案部門可以集聚精神實施宏觀管理。實現(xiàn)檔案管理社會化，無論企業(yè)內(nèi)部檔案部門還是社會中介機(jī)構(gòu)都處于競爭環(huán)境，由此帶來的動力和壓力，促使檔案工作不斷前進(jìn)。

2 企業(yè)檔案社會化管理現(xiàn)狀

以市場經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)的新型企業(yè)制度的設(shè)立不僅促使企業(yè)檔案管理工作制度的革新，同時也引起了國有企業(yè)行政職能的改變，其中最明顯的就是政府職權(quán)范圍的縮減，角色定位的變換。

許多企業(yè)由于創(chuàng)辦歷史短，缺乏實踐及理論指導(dǎo)，其檔案不能進(jìn)行合理有效的規(guī)劃并發(fā)揮其作用;有的企業(yè)檔案管理工作未設(shè)立專職檔案員，需要社會化的機(jī)構(gòu)在一段時間內(nèi)幫助其對檔案條理化、系統(tǒng)化加工，他們都是檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)可靠的客戶來源。除此之外，非政府企業(yè)與檔案行政管理部門不存在直接的行政或業(yè)務(wù)往來。檔案中介機(jī)構(gòu)有安全的保管設(shè)施與規(guī)范的管理制度，服務(wù)方式方法多樣化、手續(xù)簡單化的特點(diǎn)，這對非公有制公司來說是相當(dāng)富有吸引力的，他們多方面的需要給檔案中介機(jī)構(gòu)提供了發(fā)展機(jī)遇及進(jìn)步空間。

檔案中介機(jī)構(gòu)制度的不斷完善，使企業(yè)檔案實行社會化檔案管理模式成為可能。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的建立與運(yùn)轉(zhuǎn)，減輕了檔案行政管理部門監(jiān)督、管理、引導(dǎo)工作量過大的壓力，有利于檔案行政管理部門職能轉(zhuǎn)向，使其由干預(yù)型向服務(wù)型邁進(jìn)。隨著檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，檔案中介機(jī)構(gòu)在國內(nèi)各地迅速且大量地涌現(xiàn)出來，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)自主發(fā)展、自負(fù)盈虧、細(xì)致服務(wù)，以全新的面貌，受到各行業(yè)各部門的歡迎，并快速發(fā)展起來。非政府組織機(jī)構(gòu)及中介體系不僅在規(guī)范市場秩序，提供多元化的服務(wù)模式方面發(fā)揮著作用，還是檔案行政管理部門、市場及企業(yè)三方之間的樞紐，擴(kuò)張了三者的溝通途徑，使工作效率事半功倍。

檔案中介服務(wù)體系還需要不斷完善，管理水平還需要提高。企業(yè)對檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的需求是各種形式的，檔案中介服務(wù)業(yè)應(yīng)設(shè)立與之協(xié)調(diào)統(tǒng)一的服務(wù)系統(tǒng)。檔案中介機(jī)構(gòu)一般對社會影響較低，知名度較小，業(yè)務(wù)范圍小，技術(shù)含量較低，經(jīng)營體系死板單一，不管從服務(wù)范圍還是從服務(wù)方法方面來講，都不可以使企業(yè)與檔案事業(yè)發(fā)展需求得到滿足。

3 對企業(yè)檔案管理社會化的政策建議

企業(yè)檔案社會化管理模式以服務(wù)為管理理念，在正常工作過程中不干預(yù)企業(yè)自身在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的檔案。經(jīng)驗告訴我們，增強(qiáng)企業(yè)，尤其是非政府企業(yè)建檔工作的積極性，把“此”的希望變成“彼”的愿望，首先要有“要我建檔”轉(zhuǎn)移到“我要建檔”的思想轉(zhuǎn)變。

其中不乏行之有效的方法是針對不同企業(yè)的各自特色，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、新聞報道等多種途徑積極開展宣傳教育工作，提高公民建檔、保護(hù)檔案的意識。把企業(yè)檔案工作的宣傳做好，不僅推進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化管理，促進(jìn)黨政領(lǐng)導(dǎo)對檔案事業(yè)的了解重視，更重要的是繁榮了企業(yè)檔案管理的社會化服務(wù)，營造良好的法制環(huán)境，促進(jìn)社會更加和諧。

中介組織作為溝通政府、社會、企業(yè)三方之間的橋梁，廣泛存在發(fā)展于社會之中，而檔案中介機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)使檔案事業(yè)結(jié)構(gòu)體系形成政府→中介→社會的框架。檔案中介機(jī)構(gòu)隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系不斷完善而逐步發(fā)展起來，可以說它生長的沃土就是社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下檔案事業(yè)管理模式的不斷革新和發(fā)展。

檔案局作為企業(yè)檔案的有力后臺支撐，需要充分發(fā)揮它的積極作用，綜合檔案中介機(jī)構(gòu)在發(fā)展過程中產(chǎn)生的矛盾，根據(jù)實際情況制定全國范圍的法規(guī)政策，健全相關(guān)的法律法規(guī)營造公平的市場環(huán)境，為檔案中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供法律保障，明確檔案中介組織的價值取向，拓寬檔案中介組織的服務(wù)范圍。為檔案中介機(jī)構(gòu)爭取更多的發(fā)展機(jī)會。

因此，企業(yè)檔案社會化管理工作的開展離不開與之相對應(yīng)的法律法規(guī)的扶持，沒有統(tǒng)一的行政規(guī)范就做不到社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下的公平公正，更談不上檔案中介機(jī)構(gòu)工作好壞的評定。

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