再談檔案整理合格證及檔案進(jìn)館問(wèn)題

梁艷麗

筆者在《檔案整理合格證的“尷尬”一文》中寫(xiě)道，檔案整理合格證之所以處于尷尬的境地，原因有三：一是在檔案整理不夠規(guī)范的情況下開(kāi)具與領(lǐng)取合格證不合適;二是檔案整理是否合格沒(méi)有規(guī)范的界定標(biāo)準(zhǔn);三是檔案整理合格證不是檔案能順利進(jìn)館的通行證。

提出問(wèn)題是為了解決問(wèn)題，分析檔案整理合格證的尷尬是為了改進(jìn)檔案行政指導(dǎo)，緩解檔案行政指導(dǎo)與檔案接收征集進(jìn)館的矛盾。鑒于此，筆者認(rèn)為，檔案局（館）有關(guān)人員需要在以下三個(gè)方面下功夫。

首先，加強(qiáng)前端培訓(xùn)，中端指導(dǎo)。檔案整理合格證是在檔案整理完畢之后開(kāi)具的。也就是說(shuō)，當(dāng)各單位檔案工作人員完成上年度歸檔文件的收集、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒后，帶著歸檔文件目錄、整理好的不同期限的檔案若干盒，前去當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)本單位檔案整理質(zhì)量的審核。此時(shí)，檔案整理已經(jīng)定型：組件已定、裝訂完畢、類別確定、保管期限已定、件號(hào)已定。若業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)某一份文件的裝訂方式、裝訂順序、排列次序、保管期限等提出疑問(wèn)，要求更改，并非易事。因?yàn)闅w檔章已蓋，目錄已打印，檔案盒脊背已填寫(xiě)，牽一發(fā)而動(dòng)全身。對(duì)于既成事實(shí)，審核時(shí)的指導(dǎo)意見(jiàn)多少有點(diǎn)“馬后炮”的感覺(jué)。正因?yàn)闄n案整理具有這樣的特點(diǎn)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)前端培訓(xùn)，中端指導(dǎo)。比如，年初及時(shí)掌握各單位檔案工作人員變動(dòng)情況，在檔案收集階段就組織對(duì)新檔案工作人員及檔案整理業(yè)務(wù)水平有待提高人員的培訓(xùn)。在檔案整理過(guò)程中，密切聯(lián)系、時(shí)刻關(guān)注，采取電話指導(dǎo)、微信指導(dǎo)、QQ指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、參觀學(xué)習(xí)、示范引領(lǐng)、結(jié)對(duì)幫扶等方式，把規(guī)范的整理標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的整理流程、必備的整理技能及時(shí)傳授給檔案整理人員，不斷提高檔案整理規(guī)范性。

其次，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)。多年來(lái)，檔案行政管理部門重文書(shū)檔案、輕業(yè)務(wù)檔案已是不爭(zhēng)的事實(shí);檔案整理質(zhì)量審查重文書(shū)檔案，輕業(yè)務(wù)檔案也是不容忽視的問(wèn)題。《檔案法》第十條第一款規(guī)定：對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。各單位性質(zhì)不同，職能不同，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案也不同。如檔案部門業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容包括檔案行政執(zhí)法檢查、檔案行政指導(dǎo)等;工商部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容則包括企業(yè)法人登記、個(gè)體工商戶、商標(biāo)等;民政部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容則涵蓋城鄉(xiāng)居民最低生活保障、傷殘撫恤、殯葬服務(wù)、婚姻登記等。盡管從文書(shū)檔案上也能看出各單位檔案內(nèi)容的差別，但真正反映本單位主要職能的，應(yīng)該是業(yè)務(wù)檔案。近年來(lái)，國(guó)家檔案局先后印發(fā)了兩批100種《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》，并會(huì)同有關(guān)主管部門，相繼出臺(tái)了《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》《水利水電工程移民檔案管理辦法》《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》等一系列規(guī)范性文件，使建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系變得真真切切，使檔案行政管理部門對(duì)業(yè)務(wù)檔案的指導(dǎo)有據(jù)可依。習(xí)近平總書(shū)記在十九大報(bào)告中指出：“全黨必須牢記，為什么人的問(wèn)題，是檢驗(yàn)一個(gè)政黨、一個(gè)政權(quán)性質(zhì)的試金石?！睓n案部門肩負(fù)著為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的光榮職責(zé)，應(yīng)深刻領(lǐng)會(huì)黨和人民的辯證關(guān)系。從權(quán)為民所用、情為民所系、利為民所謀，到人民對(duì)美好生活的向往，就是我們的奮斗目標(biāo)，樸實(shí)的話語(yǔ)昭示了中國(guó)共產(chǎn)黨以人民為中心的執(zhí)政追求。沒(méi)有中國(guó)共產(chǎn)黨就沒(méi)有新中國(guó)，沒(méi)有廣大人民的衷心擁護(hù)，中國(guó)共產(chǎn)黨就失去了執(zhí)政之基。從這個(gè)意義上講，為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)是統(tǒng)一的，三者統(tǒng)一于檔案部門收集、管理、利用的檔案工作實(shí)踐中，統(tǒng)一于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、接收進(jìn)館過(guò)程中。

最后，加強(qiáng)與檔案館接收征集工作的銜接。《檔案法》第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！睂?duì)于保管期限是永久和30年的檔案而言，各單位的綜合檔案室只是一個(gè)暫時(shí)的棲身之地，檔案館才是它們的最終歸宿。不可否認(rèn)，檔案整理仍是一項(xiàng)龐大的人工活動(dòng)，盡管可以借助外力通過(guò)購(gòu)買服務(wù)進(jìn)行，但沒(méi)有哪個(gè)單位希望當(dāng)年整理一次，進(jìn)館時(shí)再整理一次。在現(xiàn)行體制下，檔案局（館）基本有兩種模式：一種是局、館合署辦公，一個(gè)是一個(gè)機(jī)構(gòu)，兩塊牌子;一種是局館分設(shè)，局是館的上級(jí)機(jī)關(guān)，館是局的二級(jí)機(jī)構(gòu)。無(wú)論哪種模式，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和接收征集基本上都分屬兩個(gè)不同的科室。盡管如此，從本質(zhì)上講，局、館是一家。對(duì)于檔案整理質(zhì)量的審核和把握，筆者認(rèn)為，指導(dǎo)人員和接收人員要有三個(gè)起碼的認(rèn)識(shí)：第一，檔案整理不同于工業(yè)產(chǎn)品機(jī)械化生產(chǎn)，從收集、分類、排列到編號(hào)、編目，人的因素影響其中，貫穿始終，要求各單位整理質(zhì)量像一個(gè)模子刻出來(lái)的一樣整齊劃一是不現(xiàn)實(shí)的。第二，從職能上講，《檔案法》第六條第二款規(guī)定：“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！薄逗幽鲜n案管理?xiàng)l例》第十六條規(guī)定：“對(duì)向國(guó)家檔案館移交檔案的范圍和技術(shù)要求有異議的，由同級(jí)檔案行政管理部門協(xié)調(diào)處理和決定。”檔案法律法規(guī)賦予了檔案行政管理部門對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)的指導(dǎo)職能，以及對(duì)移交檔案技術(shù)要求的協(xié)調(diào)處理和決定職能。檔案館應(yīng)制定科學(xué)、合理、規(guī)范、完善的進(jìn)館檔案整理規(guī)范，并不得與法律法規(guī)尤其是檔案工作規(guī)范性文件相沖突。接收人員應(yīng)擺正自己的位置，妥善處理好進(jìn)館檔案接收事宜，避免讓進(jìn)館單位人員產(chǎn)生檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)高于甚至不同于檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的錯(cuò)覺(jué)和誤會(huì)。第三，《檔案法》第八條規(guī)定：“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！睓n案館有整理檔案的職能，這其中的整理包括對(duì)進(jìn)館檔案的二次整理，使之更便于管理和利用。檔案館工作人員畢竟是專門從事檔案工作的人員，相較各單位檔案員尤其是兼職檔案員有明顯的業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)然，筆者并不是說(shuō)檔案館要無(wú)條件、無(wú)原則地接收各立檔單位的檔案，而是在檔案整理沒(méi)有明顯失誤、重大錯(cuò)誤、基本符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的前提下避免讓各單位對(duì)檔案整理進(jìn)行大返工，甚至拆卷、更換檔案封面乃至目錄。利用原有檔案的整理基礎(chǔ)，保持檔案的原有歷史面貌，既是對(duì)歷史的承認(rèn)，也是對(duì)歷史的尊重。反之，以不規(guī)范、不工整為名要求拆卷，重新打印檔案封面、目錄，以機(jī)打形式代替手工填寫(xiě)的封面目錄既沒(méi)有工作依據(jù)，更是對(duì)檔案工作原則的粗暴違反，是對(duì)檔案形成者、整理者的不尊重，也抹掉了檔案的原始性。

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（作者單位：上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系? 來(lái)稿日期：2017-12-14）