嚴(yán)把六關(guān)夯實(shí)基礎(chǔ)全力推動建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作再上新臺階

劉艷

摘要：項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目工作和管理、服務(wù)活動中的歷史記錄，也是各項(xiàng)事業(yè)順利開展的重要信息資源。中鐵十局城軌公司始終高度重視項(xiàng)目檔案管理工作，認(rèn)真貫徹落實(shí)山東省、集團(tuán)公司關(guān)于項(xiàng)目檔案管理工作的指示精神，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)和公司檔案管理實(shí)際情況，在實(shí)踐中不斷健全完善檔案管理制度，開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，促進(jìn)了項(xiàng)目檔案動態(tài)達(dá)標(biāo)，提高了檔案管理水平，確保了工程項(xiàng)目檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用。

我們把檔案管理納入重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的全過程，嚴(yán)格按照公司提出的“嚴(yán)把前期檔案資料關(guān)、嚴(yán)把施工過程檔案資料關(guān)、嚴(yán)把建設(shè)項(xiàng)目施工圖關(guān)、嚴(yán)把項(xiàng)目檔案移交關(guān)、嚴(yán)把檔案預(yù)驗(yàn)收關(guān)、嚴(yán)把檔案專項(xiàng)驗(yàn)收關(guān)”的六關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

一、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，明確崗位責(zé)任

城軌公司高度重視檔案工作，檔案管理實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師主管、辦公室主任分管的領(lǐng)導(dǎo)體制；成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確有關(guān)部門和人員的檔案管理職責(zé)，同時建立了覆蓋公司項(xiàng)目部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。現(xiàn)有專職檔案人員1名，兼職檔案員16名，做到了檔案管理“四統(tǒng)一”（統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)）。公司多次召開檔案工作會議，制定了檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，把項(xiàng)目檔案工作納入“四制”（項(xiàng)目法人制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程合同制、工程監(jiān)理制）管理，健全建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各司其職的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。按照“誰形成文件材料、誰立卷歸檔”的原則，各建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全過程中，都必須對各自工作中形成的檔案資料及時收集、規(guī)范整理、安全保管、完整移交，保證項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

二、強(qiáng)化制度建設(shè)，檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行

中鐵十局城軌公司嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)，緊密聯(lián)系工作實(shí)際，建立健全了各項(xiàng)管理制度。制訂完善了《中鐵十局集團(tuán)城市軌道交通工程有限公司檔案管理辦法》、《城軌公司科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)則》《檔案人員崗位職責(zé)》、《檔案保密、歸檔、整理、保管、借閱、利用統(tǒng)計(jì)銷毀制度》等管理制度。重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化條件下科技檔案保密工作，針對各部門及施工單位借閱檔案資料過程中存在的薄弱環(huán)節(jié)，明確資料借閱的內(nèi)容、歸還時間、審批級別、聯(lián)系方式等各方面內(nèi)容，環(huán)環(huán)相扣，保證了外借檔案的安全受控。工作實(shí)現(xiàn)了歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫管有措施、開發(fā)利用有目標(biāo)。

三、以人為本，加強(qiáng)培訓(xùn)，齊抓共管，實(shí)現(xiàn)全過程控制

檔案管理部門、項(xiàng)目主管部門及參建單位共同配合，將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理范疇，實(shí)施事先介入、事中控制、事后驗(yàn)收把關(guān)的全過程控制的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制。檔案工作做到“四同步”（下達(dá)工程計(jì)劃與提出文件材料歸檔要求同步，檢查工程進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步，工程驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，評定鑒定成果與鑒定驗(yàn)收檔案的完整準(zhǔn)確系統(tǒng)同步）；“四參加”（檔案人員參加開工建設(shè)會議，參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定會，參加重點(diǎn)設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收工作）；“四納入”（檔案工作納入工程建設(shè)計(jì)劃，納入建設(shè)技術(shù)管理環(huán)節(jié)，納入項(xiàng)目建設(shè)合同管理，納入相關(guān)人員崗位責(zé)任制）。在項(xiàng)目的招投標(biāo)和簽訂合同時，將檔案收集、整理、移交等作為重要條款列入，明確規(guī)定各參建單位對項(xiàng)目檔案的責(zé)任及完成標(biāo)準(zhǔn)，明確監(jiān)理單位對項(xiàng)目檔案的監(jiān)督和審查責(zé)任，并規(guī)定違約責(zé)任。達(dá)不到檔案歸檔要求的財務(wù)不予結(jié)賬。使工程項(xiàng)目檔案工作有計(jì)劃、有步驟地深入開展。

四、強(qiáng)化質(zhì)量管理，檔案資料應(yīng)收盡收、系統(tǒng)完整

我們按照《重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，對移交的工程項(xiàng)目檔案資料做到應(yīng)收盡收，主要包括從項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。設(shè)備到貨后，檔案室嚴(yán)格履行交接手續(xù)，派人參加開箱驗(yàn)收工作，隨機(jī)資料及時歸檔?？⒐べY料由工程承包單位按規(guī)定整理立卷，保證每張竣工圖都蓋有竣工圖章，簽字完備，交主管部門審查合格后移交檔案室歸檔。各類材料做到清點(diǎn)清楚，簽字完備，收集齊全、歸檔及時、分類科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范。

五、強(qiáng)化庫房建設(shè)，檔案資料安全受控

為了確保檔案的安全管理，公司投入資金12萬元，建立了高標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房，實(shí)現(xiàn)了庫房、辦公室、閱覽室三分開。實(shí)行消防系統(tǒng)一體化管理，公司統(tǒng)一購置了消防器材；配備檔案庫房密集架20列，空調(diào)、除濕機(jī)、等安保設(shè)備5臺。嚴(yán)格執(zhí)行庫房安全管理制度，強(qiáng)化“防火、防盜、防蟲”等安全管理，做到日通風(fēng)、日排查、日記錄。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保證了檔案始終處于安全受控狀態(tài)。

六、強(qiáng)化服務(wù)意識，檔案開發(fā)利用成效顯著

努力提高服務(wù)質(zhì)量，端正服務(wù)態(tài)度，熱情接待，采用多種形式主動提供檔案利用。在促進(jìn)公司安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、科技研發(fā)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、重點(diǎn)工程中發(fā)揮了重要作用，創(chuàng)造效益、體現(xiàn)價值，更好地為公司黨政決策提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息服務(wù)。僅2017年提供查詢次數(shù)200余次合計(jì)400多頁。檔案信息資源為公司戰(zhàn)略決策、生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展建設(shè)發(fā)揮著越來越大的作用。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是新形勢下檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。公司項(xiàng)目部將檔案信息化納入信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快推進(jìn)檔案資源信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。我們建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫，逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，保障電子文件的真實(shí)有效、安全便捷，逐步建成在線文件查閱中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，有序提升檔案管理水平。對公司項(xiàng)目部的電子檔案、聲像檔案加強(qiáng)收集力度，保管增加備份，利用公司配備的先進(jìn)設(shè)備，將各參建單位歸檔的企業(yè)資質(zhì)、資格證書、榮譽(yù)等檔案進(jìn)行掃描或拍照，保存成電子檔案格式，并編制了檢索目錄，導(dǎo)入檔案數(shù)字管理系統(tǒng)后，極大地方便檔案的查閱和利用，使公司檔案管理水平得到有效提升。

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