人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的實踐

向瓊

摘 要：時代不斷的進步，為了更好地適應外部環(huán)境，作為檔案工作者要具有強烈的使命感和高度的責任感，要通過自身的努力，專研檔案的法律、法規(guī)，制定適應現(xiàn)代化的制度；要提高自身的素質(zhì)及專業(yè)水平，強化檔案管理意識；要增強服務(wù)意識，無私奉獻；要在原本檔案管理的基礎(chǔ)上，取其精華去其糟粕，在陳舊中有所創(chuàng)新，在創(chuàng)新中有所堅持，創(chuàng)建檔案工作的新里程。所以本文對人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的實踐進行了分析。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障；檔案管理；實踐

科學規(guī)范人力資源和社會保障部門的檔案管理中只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化。

1人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的實踐問題

1.1人事檔案內(nèi)容不夠全面

人力資源和社會保障局將對人事檔案采集仍采用傳統(tǒng)的收集標準，主要包含個人履歷、自傳信息、鑒定以及考核情況、考察信息、教育程度和獲取的證書、政治歷史情況的審核材料、參加中國共產(chǎn)黨以及共青團等的證明、獎勵以及懲罰等材料，并可附有其他相關(guān)的材料。但是隨著我國企業(yè)用人觀念的轉(zhuǎn)變，各單位更重視職員的人才類型、管理能力、專項技術(shù)、心理綜合素質(zhì)、個性發(fā)展等資料，但是人事檔案管理內(nèi)容卻未從涉及。

1.2檔案材料內(nèi)容失真

檔案最重要的一點，就是要真實，真實與否關(guān)系檔案的生命。是檔案存在的前提，如果檔案內(nèi)容失真、是虛假材料，不僅會誤導人事工作，而且容易造成嚴重后果。然而，不容否認的是，一些虛假信息的材料通過各種途徑進入了個人檔案，常見的是人員檔案年齡忽大忽小，基本是越來越小；入黨時間、參加工作時間等越填越早；個人工作經(jīng)歷填寫中有所側(cè)重、故意選擇性填寫，過五關(guān)斬六將濃墨重筆，敗走麥城卻絕口不提，檔案內(nèi)容不夠真實全面。

1.3管理模式滯后

在我國的檔案管理秩序中，更多的采用傳統(tǒng)管理模式，通過按卷管理的方式，這種管理方式導致檔案管理存在巨大的工作量，同時容易出現(xiàn)差錯，操作更為繁瑣，需要的管理工作人員更多，成本投入更大，操作運用不便捷，相關(guān)交接工作量較大，工作效率較為滯后。缺乏全面有效的先進技術(shù)運用，相關(guān)先進化管理設(shè)備與模式的投入較為缺乏，沒有充分意識先進信息技術(shù)運用的優(yōu)越性。不僅消耗了更多的檔案管理投入，同時也造成檔案使用、管理的不便利。相關(guān)管理上缺乏足夠人員與硬件設(shè)備的投入，導致工作量大，因此無法導致工作高效產(chǎn)生，在管理上也缺乏先進理念的改良。

1.4檔案管理工作人員缺乏綜合素養(yǎng)

檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執(zhí)行工作，如果工作人員專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)缺乏，則會直接導致檔案管理工作無法達到規(guī)范合理性。在部分人力資源和社會保障局單位內(nèi)，檔案管理工作為了依照有關(guān)部門要求，成立了專業(yè)的部門，完善了相關(guān)機構(gòu)建設(shè)，部分部門與人員配合相關(guān)工作形成了管理網(wǎng)絡(luò)。但是這種網(wǎng)絡(luò)化管理只是表面形式，缺乏實質(zhì)性的功能發(fā)揮。產(chǎn)生相關(guān)情況有多重原因：首先，相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)穩(wěn)定性，部分人員屬于兼職或者臨時性工作狀態(tài)，不能長時間穩(wěn)定性的保持專業(yè)對口工作，進而導致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責任心，對于從事相關(guān)工作的人員缺乏專業(yè)規(guī)范的指導，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業(yè)意識與技能，簡單的認為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對應檔案室就可以，缺乏檔案整理規(guī)范的了解，同時也不知道上交資料的具體內(nèi)容與范圍，操作較為盲目，缺乏規(guī)范的流程要求。同時對于檔案的充分利用缺乏自主意識，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價值。

2人力資源和社會保障局檔案管理有效措施

2.1強化信息化建設(shè)

在各行各業(yè)與人們的生活中，無處不滲透著信息技術(shù)帶來的變革。在檔案管理工中也要逐步加強信息化建設(shè)，建立專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理工作中收集、整理、統(tǒng)計、鑒定與利用的高效便捷性，有效的打破檔案管理工作的時空局限性。能夠快速有效的通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持來達到檔案資料的收集、統(tǒng)計與調(diào)閱，有效的方便相關(guān)工作的開展。同時要注重檔案管理信息化建設(shè)的安全性，對于相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要做好專用網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備，避免資料隨意的拷貝外泄，同時也防止其他干擾對數(shù)據(jù)庫造成的損毀。要嚴格做好信息化管理相關(guān)制度建設(shè)，讓所有操作能夠有規(guī)范可循，促使操作人員能夠在科學合理的操作下運用數(shù)據(jù)庫，避免信息資源的外泄或者破壞等問題發(fā)生。

2.2完善檔案收集

確保檔案真實有效要針對目前人事檔案現(xiàn)狀，注意收集人事人才信息，要結(jié)合廣播電視部門的業(yè)務(wù)屬性，著重收集反映創(chuàng)新能力、學識水平、職能結(jié)構(gòu)等全方面的材料，強化人事檔案的業(yè)務(wù)考核。在檔案收集過程中要注重人事檔案的質(zhì)量，收集過程中要嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，嚴格依照規(guī)范程序進行；對不符合檔案收集要求、達不到收集標準的人事檔案要堅決絕收、及時更正。要根據(jù)有關(guān)政策，按照規(guī)定進行真實鑒定和材料甄別工作。在檔案信息的審核確認工作中，對于一些重要的信息，要用多方面材料相互印證的方法來予以驗證，一般孤證不予確認，保證檔案信息的真實、準確。同時嚴格遵照各單位、部門對檔案鑒定的處理權(quán)限，對不屬于歸檔內(nèi)容的人事檔案材料要進行妥善處理。

2.3注重人才培養(yǎng)

要注重人才培養(yǎng)，準確的尋找對口人才，不僅在專業(yè)上對口，滿足實際工作技能所需，同時也需要掌握工作人員心態(tài)，積極尋找具有穩(wěn)定性與長久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業(yè)素養(yǎng)培訓，同時要做好對應的思想教育，提升工作人員工作積極性與責任心。積極的建立工作創(chuàng)新機制，讓工作人員對日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時征集對應的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時俱進。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會，其所提出的管理意見具有較大的實際價值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優(yōu)秀單位學習，學習其技術(shù)與整體團隊建設(shè)的方法，有效的服務(wù)于本單位，促進本單位管理更加的科學規(guī)范化，同時符合工作人員實際所需，展開人性化管理，促進人才的穩(wěn)定性，讓工作人員對相關(guān)工作具有更高的忠誠度。

結(jié)束語：

人力資源和社會保障局檔案管理需要充分的了解時代發(fā)展特點，充分運用時代管理先進技術(shù)，促使檔案管理工作與時俱進，有效的提供檔案管理工作人員更便捷高效的管理效果，同時也為民眾與相關(guān)機構(gòu)人員提供更便捷的檔案信息查閱與使用效果。其中尤其需要注重技術(shù)層面的改良，同時積極的做好檔案管理思維模式與理念的轉(zhuǎn)換，要積極符合時代發(fā)展需要，逐步改良滯后的管理理念與管理模式。

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