公園檔案管理研究

王帥

【摘要】城市公園的檔案是公園的發(fā)展歷程、文化活動(dòng)、園林規(guī)劃、重大決策的真實(shí)記載，是公園決策和發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，在公園的發(fā)展建設(shè)中起著重要的作用，如何管理和利用好這些檔案信息資源將有利于公共服務(wù)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。本文以哈爾濱文化公園為例，交流實(shí)際工作中的具體做法，提出管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，從而進(jìn)一步思考和研究公園檔案管理的具體方法和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】城市公園 檔案管理 方法對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）29-0272-02

城市公園的檔案不同于其他企事業(yè)單位檔案，城市公園檔案內(nèi)容比較繁雜，公園規(guī)劃建設(shè)檔案、游樂(lè)設(shè)施的技術(shù)檔案、群眾活動(dòng)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案、園林綠化檔案、歷史文化檔案，如果想將公園檔案整體的管理起來(lái)需要檔案管理人員有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，更需要公園的管理者給予高度的重視和支持。公園檔案對(duì)一個(gè)公園的發(fā)展起著基礎(chǔ)性的決定作用，尤其對(duì)于有著悠久歷史的老公園，檔案記錄著整個(gè)公園的發(fā)展歷程，為公園的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、哈爾濱文化公園檔案管理在實(shí)際工作中的做法

（一）建立檔案管理制度，規(guī)范檔案管理程序。哈爾濱文化公園始建于1958年，是我國(guó)建國(guó)初期首批文化公園，公園前身是外僑墓地，園內(nèi)坐落圣母安息教堂等歷史保護(hù)建筑，公園的整體規(guī)劃極具城市特色，是典型的歐陸風(fēng)情的寒地公園。后為了公園的可持續(xù)發(fā)展，公園又率先發(fā)展游樂(lè)文化活動(dòng)，引進(jìn)了吸引力強(qiáng)的游樂(lè)設(shè)備，一度成為東北地區(qū)最大的露天游樂(lè)場(chǎng)，所以文化公園不僅僅承載著城市公園文化休閑的職能，也成為哈市青少年兒童成長(zhǎng)的活動(dòng)基地。由于公園建成年代久遠(yuǎn)，歷史建筑、文化活動(dòng)、游樂(lè)設(shè)備、園林綠化等檔案種類繁多，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度，才能逐步提升檔案管理水平。因此，多年來(lái)，公園始終堅(jiān)持把制度建設(shè)作為推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的首要任務(wù)抓緊抓實(shí)。嚴(yán)格按照《檔案法》和上級(jí)主管部門的要求，結(jié)合單位工作實(shí)際，相繼制定了檔案管理辦法和檔案室的管理辦法。此外，還進(jìn)一步完善了檔案員崗位責(zé)任制，明確了管理責(zé)任，提出了具體任務(wù)，使工作人員對(duì)檔案的收集、整理和查詢都能做到有法可依，按章辦事、嚴(yán)格管理、合理使用，確保不出現(xiàn)損毀和丟失現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)檔案軟硬件設(shè)備建設(shè)?，F(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理離不開(kāi)檔案管理軟件和硬件設(shè)施的建設(shè)，加大軟件和硬件設(shè)施的投入力度在檔案管理當(dāng)中是十分必要的。近年來(lái)，公園更加重視檔案工作的規(guī)范和建設(shè)，克服辦公用房緊張的現(xiàn)實(shí)情況，先后投入資金完善檔案室的建設(shè)，做到檔案室、閱覽室、辦公室三室分開(kāi)，并擴(kuò)大檔案室面積，配置規(guī)范的檔案柜、滅火器、溫濕度計(jì)等檔案專用物品，確保檔案室具有防火、防盜、防潮、防塵、防高溫、防蟲(chóng)害等功能。同時(shí)，購(gòu)買檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)音像檔案、電子檔案統(tǒng)一的規(guī)范化管理。

（三）充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能作用。開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)，結(jié)合實(shí)際工作特點(diǎn)，公園制定了檔案借閱管理制度，規(guī)范檔案借閱流程，為公園的發(fā)展建設(shè)提供詳實(shí)的佐證資料。并逐年編寫(xiě)《大事記》等檔案資料，近年來(lái)，還派專人整理哈爾濱文化公園的文化發(fā)展史，搜素大量歷史資料，對(duì)公園的發(fā)展脈絡(luò)、園林規(guī)劃、歷史建筑等方面進(jìn)行廣泛調(diào)研，為公園的進(jìn)一步發(fā)展提供有力參考。公園還根據(jù)歷史檔案資料，設(shè)計(jì)完成公園歷史建筑的復(fù)原圖，助力園內(nèi)歷史保護(hù)建筑的修繕。同時(shí)，公園還考慮利用公園的老照片做成歷史圖片展和旅游紀(jì)念品，從而提高公園的經(jīng)營(yíng)收入。

二、哈爾濱文化公園檔案管理工作在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作重視不夠

檔案管理工作是一項(xiàng)延續(xù)性很強(qiáng)，工作難獲得重大突破，經(jīng)濟(jì)效益短時(shí)間不易呈現(xiàn)的工作。在現(xiàn)階段的工作中往往存在重視業(yè)務(wù)工作而輕視檔案管理工作的現(xiàn)象。從而導(dǎo)致檔案收集難全面、管理難推進(jìn)、工作難開(kāi)展，使此項(xiàng)工作只處于檔案歸檔、保存等狀態(tài)中，缺乏高度的重視和統(tǒng)一的管理。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

檔案工作屬于一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)性工作，但在實(shí)際工作中并沒(méi)有配備專門的檔案技術(shù)人員從事檔案的管理工作，大多是檔案兼職管理人員。當(dāng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)較重的時(shí)候，檔案工作往往要讓步業(yè)務(wù)工作，檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)相對(duì)滯后，檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)不足，使得檔案工作的開(kāi)展沒(méi)有強(qiáng)有力的理論指導(dǎo)。

（三）檔案管理技術(shù)手段落后

沒(méi)有建立規(guī)范的檔案管理體系，對(duì)公園檔案沒(méi)有系統(tǒng)的分類和收集，缺乏檔案工作的整體把握和規(guī)劃，檔案工作年度計(jì)劃和年度考核不完備，檔案軟件系統(tǒng)的利用率不高，檔案工作沒(méi)有系統(tǒng)的指導(dǎo)和遵循。

三、加強(qiáng)公園檔案管理工作的對(duì)策和措施

（一）提升檔案管理意識(shí)。

大力宣傳《檔案法》的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變管理理念，確保管理人員認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，使管理層意識(shí)到檔案工作的決策依據(jù)作用，從而使檔案管理工作得到高度重視，保障企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。同時(shí)，檔案管理者也應(yīng)具備較強(qiáng)的法律意識(shí)，確保檔案管理達(dá)到有法可依、有規(guī)可循，并提高公園檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，為公園檔案管理工作提供更多的理論指導(dǎo)。

（二）建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。

依據(jù)政策法規(guī)，縷清檔案管理各個(gè)步驟和標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理、檔案登記、統(tǒng)計(jì)、銷毀等制度建設(shè)，層層落實(shí)檔案管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)分層管理，并將此項(xiàng)工作計(jì)入年度考核。充分利用檔案的軟硬件設(shè)施，提高檔案管理的科學(xué)性和高效性。同時(shí)，加強(qiáng)檔案室的管理和建設(shè)，防止紙質(zhì)檔案受潮侵蝕，定期做好紙質(zhì)檔案的修復(fù)和保管。并定期對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行全部查收，防止檔案遺失。

（三）加強(qiáng)資料收集，提高檔案工作成效。

有效資料的收集是檔案的基礎(chǔ)性工作。隨著城市公園的不斷發(fā)展，檔案資料越來(lái)越多，全面收集公園的檔案資料就變得尤為重要，如何將檔案有效的收集到起來(lái)，除了要求檔案人員要有高度責(zé)任感之外，對(duì)檔案的收集要有主動(dòng)性和超前意識(shí)，要制定積累收集的計(jì)劃，分門別類列出應(yīng)收集的材料清單，分發(fā)給相關(guān)責(zé)任人，讓大家都來(lái)重視和關(guān)心單位檔案工作。同時(shí)抓好聲像、實(shí)物等檔案薄弱環(huán)節(jié)的收集工作，不斷拓寬收集內(nèi)容。