新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

李睿達(dá)

摘要：在檔案管理過程中，迎來了新挑戰(zhàn)，作為相關(guān)工作人員，不僅要提高認(rèn)識，更要積極探索如何實(shí)施規(guī)范化管理，以此通過檔案管理水平的提高，助力于單位發(fā)展，本文首先明確闡述了檔案管理工作規(guī)范化問題，其次簡明分析了規(guī)范化管理的策略，希望分析能夠推進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；問題；措施

引言

在這種社會形勢下，如何緊跟形勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、效率化是當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重。但在實(shí)際檔案工作管理過程中，由于受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響等方面原因，檔案管理工作的規(guī)范化并為得到較好的實(shí)現(xiàn)。鑒于此，下面進(jìn)行具體研究：

1檔案管理工作規(guī)范化問題分析

首先，21世紀(jì)最大的社會現(xiàn)實(shí)就是電子信息化、網(wǎng)絡(luò)化。電子化檔案管理是企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要手段，是實(shí)現(xiàn)檔案資料保存、查詢、修改、更新等一體化、高效化的必要方式。但在實(shí)際檔案管理工作中，迫于信息化時代的發(fā)展需求，雖然也有部分企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化、信息化，但應(yīng)用效率卻十分有限，缺乏完善化、系統(tǒng)化電子檔案平臺的建設(shè)及安全維護(hù)，嚴(yán)重影響了電子化檔案管理的高效性和嚴(yán)密性，不利于規(guī)范化電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。

其次，健全的管理體系是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理的重要制度性保障。當(dāng)前，在新社會形勢下，多數(shù)企事業(yè)單位均對自身的運(yùn)營管理系統(tǒng)及體制進(jìn)行了不斷的革新及完善，但檔案管理體系卻是其中的一塊“短板”，其傳統(tǒng)管理方式并未得到實(shí)時更新，新型管理手段也未得到及時落實(shí)，落后于新型社會形勢及管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案管理體系極大的影響了企業(yè)整體管理效率的提升，檔案管理工作的規(guī)范化也未得到有力的制度支持。

2新形勢下加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施

2.1制定管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案制度規(guī)范化

在進(jìn)行檔案管理的過程中，縣統(tǒng)計(jì)局相關(guān)管理人員要按照管理要求制定檔案管理目標(biāo)，完善文書檔案管理機(jī)制，其中包括立卷歸檔制度、保管制度、保密制度以及檔案利用制度，推動檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。其具體措施為以下幾點(diǎn)內(nèi)容：第一，要從思想認(rèn)識入手，領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到一級管理方案中，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化基層檔案管理意識，動員全體職工，明確檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，要從人員素質(zhì)入手，強(qiáng)化檔案管理理論學(xué)習(xí)，使得管理人員掌握檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格根據(jù)管理?xiàng)l例開展管理工作，并在新形勢下，鼓勵管理人員學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，與時俱進(jìn)，提高管理人員專業(yè)能力，為檔案管理工作的革新與突破尋求可能。第三，要從工作考核入手，受檔案文件數(shù)量性和綜合性的影響，給檔案管理工作帶來一定的難度。對此，縣統(tǒng)計(jì)局要將檔案管理工作納入到機(jī)關(guān)工作計(jì)劃中，統(tǒng)一規(guī)劃，與各個統(tǒng)計(jì)專業(yè)工作平齊，加大考核力度，保證檔案文件的完整性，促進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

2.2做好基礎(chǔ)工作，提高檔案立卷的標(biāo)準(zhǔn)化

2.2.1完善文書檔案。為了提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，結(jié)合新形勢下檔案發(fā)展要求，管理人員要加強(qiáng)文書檔案的管理工作，組建文書檔案鑒定組織，辦公室主任擔(dān)任組長，主要鑒別和監(jiān)控檔案資源的移交和銷毀等關(guān)鍵管理活動，避免出現(xiàn)管理過失和管理漏洞，進(jìn)而提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的綜合質(zhì)量水平。

2.2.2清理業(yè)務(wù)檔案。縣統(tǒng)計(jì)局的檔案文件數(shù)量多、內(nèi)容雜，其涉獵范圍較廣，不僅包括當(dāng)?shù)毓I(yè)、農(nóng)業(yè)等生產(chǎn)發(fā)展資料，還包括固定資產(chǎn)投資、勞動工資、商業(yè)貿(mào)易以及居民調(diào)查等資料，為了提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作效率，負(fù)責(zé)人要組織管理人員定期對這些業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清理，根據(jù)一級管理標(biāo)準(zhǔn)開展檔案整改工作，定期清查縣統(tǒng)計(jì)局業(yè)務(wù)檔案階段性資料文件，進(jìn)而減輕檔案管理人員的日常工作量，提高檔案管理工作效率，進(jìn)而推進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

2.2.3重整普查檔案。普查檔案主要涉及當(dāng)?shù)馗鱾€產(chǎn)業(yè)、人口以及企業(yè)單位的調(diào)查信息，雖然這些檔案文件在實(shí)際普查工作中已經(jīng)進(jìn)行整理歸檔，但在新形勢下，對照一級檔案標(biāo)準(zhǔn)，這些普查檔案的管理水平稍顯不足。對此，縣統(tǒng)計(jì)局要給予重視，對普查檔案進(jìn)行重新分類整理，并裝訂歸檔，凸顯縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的高效性和規(guī)范性，達(dá)到檔案管理的最終目的。

2.3引進(jìn)管理手段，提高檔案信息的自動化

2.3.1建立電子服務(wù)系統(tǒng)。在新形勢下，為了提高檔案管理工作效率，縣統(tǒng)計(jì)局要引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建電子服務(wù)系統(tǒng)，將檔案文件進(jìn)行備注，錄入到電子系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子保存，有利于檔案文件查詢和使用。同時，以局域網(wǎng)為核心，構(gòu)建各鄉(xiāng)鎮(zhèn)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計(jì)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，強(qiáng)化檔案資源的服務(wù)屬性，進(jìn)而促進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化和規(guī)范化。

2.3.2編制查詢工具。在進(jìn)行檔案管理工作中，縣統(tǒng)計(jì)局要以一級檔案標(biāo)準(zhǔn)，編制全宗簡介、立卷方案、分類方案、組織沿革以及大事記等檔案類別目錄，豐富管理類別，提高檔案管理結(jié)構(gòu)的層次性，完善縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理體系。同時，管理人員要建立工作臺賬，提高檔案資源查找的便利性和效率性，實(shí)現(xiàn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理綜合質(zhì)量水平的提升，推進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

2.3.3更新檔案管理技術(shù)。技術(shù)更新主要是指檔案管理技術(shù)的更新，即引入電子信息化技術(shù)，改革傳統(tǒng)檔案管理方式。相關(guān)單位應(yīng)注重本單位檔案信息管理技術(shù)的革新，在借鑒和參考西方發(fā)達(dá)國家相對完善、成熟的檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身企事業(yè)單位管理特設(shè)，總結(jié)構(gòu)建出符合需求的電子化信息管理平臺，并加強(qiáng)對平臺的安全維護(hù)和嚴(yán)密保護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息保護(hù)的安全化、嚴(yán)密化及應(yīng)用的便利性、全面性，以更好的滿足新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化、高效化。

2.4穩(wěn)定檔案人員

應(yīng)當(dāng)減少人員的不斷調(diào)換，加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，保證工作人員具有經(jīng)驗(yàn)性。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)其樹立正確的價值觀。同時注意培養(yǎng)工作人員的信息化掌握程度，注重加強(qiáng)向技術(shù)型人才轉(zhuǎn)型。一方面要加強(qiáng)對檔案人員安全意識的培養(yǎng)，注重不斷的繼續(xù)教育，提升其對檔案管理的重視程度。另一方面，要加強(qiáng)檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握，加快檔案管理的電子信息化轉(zhuǎn)型。同時注意，利用獎懲制度，幫助工作人員樹立責(zé)任心，激發(fā)其工作熱情，根據(jù)績效進(jìn)行崗位調(diào)動，以此實(shí)現(xiàn)對崗位人員的合理分配。

結(jié)束語：

總之，為提高檔案管理工作的規(guī)范化，需要積極開展有效的管理，要深入實(shí)踐，不斷學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，為檔案規(guī)范化管理提供科學(xué)助力，以此為人們提供更加有效的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值。

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