綜合辦公室的精細(xì)化管理探析

劉秀環(huán)

摘要：綜合辦公室是企業(yè)或單位的中樞管理部門，起到外部接待和內(nèi)部溝通銜接的重要作用，保障各部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。綜合辦公室的責(zé)任重大，任何事物如果處理不到位都有可能影響企業(yè)各部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，推進(jìn)綜合辦公室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，有助于規(guī)范企業(yè)發(fā)展，提升市場環(huán)境下的競爭力。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室；精細(xì)化；管理

1 綜合辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

辦公室工作之所以需要進(jìn)行精細(xì)化管理，則是根據(jù)工作特點(diǎn)決定的，以下將對管理必要性進(jìn)行分析。

1.1 工作內(nèi)容繁瑣

辦公室工作綜合性強(qiáng)，不存在規(guī)律，因此管理起來比較麻煩。很多工作內(nèi)容沒有計(jì)劃性，如果在管理階段不適當(dāng)進(jìn)行精細(xì)化管理，則會出現(xiàn)丟三落四或者事務(wù)工作一團(tuán)亂的現(xiàn)象。在具體管理階段進(jìn)行精細(xì)化管理，保證工作急緩有序，進(jìn)而能將具體工作安排的井井有條，實(shí)現(xiàn)有序化管理。

1.2 工作準(zhǔn)備多

企業(yè)在管理階段，涉及到很多基礎(chǔ)性工作，需要工作人員一起完成。在一定程度上辦公室管理人員起到參謀作用，要提前對準(zhǔn)備工作進(jìn)行了解和分析，辦公室人員所做準(zhǔn)備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準(zhǔn)確無誤，這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。參謀工作對意見有一定的要求，要從精細(xì)處入手，辦公室人員要了解企業(yè)內(nèi)部發(fā)展情況，做好資料的收集、整理和分析工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策性指導(dǎo)方案。

1.3 辦公服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)繁雜

辦公室工作以服務(wù)性為主，能為決策層服務(wù)，為企業(yè)各個部門提供意見。采用精細(xì)化管理措施，能實(shí)現(xiàn)不同部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展，辦公室在企業(yè)內(nèi)和各個部門都需要進(jìn)行互動和交流，如果一項(xiàng)工作需要幾個部門共同完成時，辦公室需要充當(dāng)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的作用，完成領(lǐng)導(dǎo)命令的工作后，做好預(yù)后檢查和反饋工作，避免出現(xiàn)工作失誤的現(xiàn)象。

2 綜合辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)

2.1 崗位職責(zé)不明確

一些企業(yè)的辦公室設(shè)置的崗位比較多，這些崗位并沒有明確具體的職責(zé)，有的時候工作交叉重疊，有的時候一些工作沒人做，員工之間互相推諉，工作效率低下。一些企業(yè)的辦公室管理中雖然有崗位職責(zé)的相關(guān)內(nèi)容，但是由于實(shí)施不嚴(yán)格，致使很多人工作目標(biāo)不明確，2.2 精細(xì)化管理認(rèn)識不足

精細(xì)化管理并不是一個新鮮的概念，早在上世紀(jì)50年代就已經(jīng)提出，并且實(shí)踐已經(jīng)證明了它的科學(xué)性。但是在我國很多企業(yè)的辦公室工作中，卻并沒有發(fā)揮精細(xì)化管理應(yīng)有的作用。有些企業(yè)的辦公室人員根本就不知道精細(xì)化管理的概念，就根本不用提精細(xì)化管理的實(shí)施了。有些企業(yè)辦公室工作人員雖然明白精細(xì)化管理的意義，但是由于工作懈怠，并沒有在工作中實(shí)施精細(xì)化管理。有些企業(yè)雖然明確了精細(xì)化管理的內(nèi)容，但是由于工作人員缺乏精細(xì)化意識，影響了精細(xì)化理念的推行和貫徹，影響了企業(yè)辦公的質(zhì)量。

2.3 辦公室管理制度不完善

一個企業(yè)的良好發(fā)展，離不開一個科學(xué)高效的辦公室工作團(tuán)隊(duì)，一個優(yōu)秀的辦公室工作團(tuán)隊(duì)，離不開一個完善的辦公室管理制度。辦公室工作內(nèi)容繁瑣，要求工作人員必須有耐心和責(zé)任心，這個時候一個完善的管理制度，有助于工作人員責(zé)任心的提升。但是，許多企業(yè)的辦公室管理制度不完善，有的疏于管理，有的過于依賴傳統(tǒng)式的經(jīng)驗(yàn)管理，一旦遇到棘手的事情，辦公室人員很難應(yīng)付，忙起來毫無頭緒，工作雜亂無章，根本就發(fā)揮不了自己應(yīng)有的崗位作用。

3 綜合辦公室的精細(xì)化管理措施

綜合辦公室精細(xì)化管理，簡要來說，就是崗位責(zé)任和工作內(nèi)容的精細(xì)化分工，在細(xì)化的過程中應(yīng)對不同的職位和職責(zé)制定相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行績效考核制度，推動綜合辦公室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

3.1 提升管理理念和責(zé)任意識

綜合辦公室是企業(yè)重要的中樞神經(jīng)，涉及的工作責(zé)任重大且繁雜，需要精細(xì)化的管理理念和方式，提高服務(wù)意識和員工的責(zé)任意識才能確保各項(xiàng)工作順利、無誤地運(yùn)行。精細(xì)化管理需要將辦公室職能從傳統(tǒng)的被動服務(wù)形式更改為主動服務(wù)，不僅服務(wù)好各級領(lǐng)導(dǎo)，同時還需要處理基層各部門的關(guān)系，增強(qiáng)責(zé)任意識，本著嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保各項(xiàng)事務(wù)準(zhǔn)確無誤。

3.2 簡化辦公流程

經(jīng)營規(guī)模和領(lǐng)域繁雜的企業(yè)，其內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)必定龐大，作為企業(yè)的綜合辦公室需要同時具備行政管理、人事、財務(wù)、對外宣傳等多項(xiàng)職能和功能，是系統(tǒng)而復(fù)雜的管理部門。綜合辦公室的日常工作量巨大，內(nèi)容繁雜，推進(jìn)精細(xì)化管理方式、簡化辦公室流程，梳理日常事務(wù)的繁雜程度使其清晰明了，同時將整體目標(biāo)進(jìn)行階段性劃分，細(xì)化到具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行任務(wù)分解，促進(jìn)完成辦公室整體工作任務(wù)，這樣能夠有效避免發(fā)生雜亂無序的狀況，保障事務(wù)處理的完整性。

3.3 公文處理能力

企業(yè)綜合辦公室的基本技能――公文的書寫和處理能力必不可少，在日常的工作中調(diào)查研究報告、撰寫文稿、提供數(shù)據(jù)信息等都需要良好的寫作能力和公文處理能力。精細(xì)化管理要求辦公室人員必須具備和掌握各種公文相關(guān)的寫作理論和規(guī)劃，并且熟識公文處理各個環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)，主動向經(jīng)驗(yàn)豐富的人員請教和確認(rèn)，保證公文語言組織的合理性和準(zhǔn)確性，言簡意賅、清晰明了，保證正式?jīng)Q策的順利傳達(dá)到位。企業(yè)綜合辦公室對于公文的處理需要建立完善的公文傳閱登記制度，針對公文的傳閱實(shí)行登記和跟蹤，詳細(xì)記錄文件編號、送閱或?qū)徟块T、接收人及時間、退回時間及其他相關(guān)備注信息，避免公文正在傳閱過程中出現(xiàn)丟失或積壓的情況。注意公文傳閱的督辦，提升公文流轉(zhuǎn)速度，從而有效提高辦公效率和辦公室精細(xì)化管理水平。利用現(xiàn)代化管理軟件對公文進(jìn)行精細(xì)化管理，提升辦公效率，在交接過程中需嚴(yán)格檢查文件的數(shù)量和質(zhì)量，確保其數(shù)據(jù)符合目錄所列，并詳細(xì)記錄公文交接等手續(xù)。注重公文歸檔和保密工作的處理，精細(xì)化管理審批、傳閱、完結(jié)、歸檔、涉密等文件，確保各項(xiàng)文件資料安全、完整，并交由檔案管理室進(jìn)行備案。

3.4 決策依據(jù)的確定

綜合辦公室通過精細(xì)化管理掌握企業(yè)內(nèi)外部各項(xiàng)經(jīng)營信息和數(shù)據(jù)，為管理層提供有效的決策依據(jù)，保障企業(yè)正常有序的管理和經(jīng)營。精細(xì)化管理將各項(xiàng)工作細(xì)化為若干任務(wù)，依據(jù)管轄范圍直接分配給相關(guān)負(fù)責(zé)人，明確崗位職責(zé)和任務(wù)，并安排相應(yīng)的辦公室員工實(shí)時跟進(jìn)狀態(tài)，及時回饋確保解決對策方向性無誤，任務(wù)順利完成。

3.5 工作效率的提升

眾所周知，綜合辦公室的工作內(nèi)容繁雜，因此難免會在具體事務(wù)上出現(xiàn)疏漏，工作職能和流程上出現(xiàn)不清晰和混亂的情況。對辦公室各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行精細(xì)化劃分，提升辦公室各項(xiàng)工作效率。同時注意完善和健全辦公室工作流程、明確崗位職能、量化工作績效考核等內(nèi)容，有助于企業(yè)核心競爭力的提升。

3.6 外事事務(wù)的處理

外事事務(wù)是綜合辦公室重要工作職能之一，是企業(yè)與外界的官方對話窗口。精細(xì)化管理不僅要應(yīng)對各領(lǐng)導(dǎo)層或上下級之間工作聯(lián)系和往來，同樣需要處理好外事關(guān)系，使企業(yè)始終保持在和諧融洽的企業(yè)氛圍中。

4 結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開科學(xué)的管理理念，精細(xì)化管理作為一種科學(xué)高效的管理方式，是企業(yè)辦公室管理的發(fā)展趨勢。因此，企業(yè)必須高度重視辦公室工作的精細(xì)化管理，提高管理意識，明確員工的責(zé)任意識，切實(shí)提高辦公室的精細(xì)化管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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