探討如何有效開展高校教學秘書工作

鄧智瓊

摘要：教學是高校的中心工作，教學質量是高校的生命力，教學秘書的工作正服務于此。一切為教學服務是教學秘書的目標和準則。它承擔著橫向縱向的溝通、協(xié)調(diào)職能，如果高校好比一部機器，教務工作就好比當中的鏈條，串聯(lián)起各個教學崗位，并進行科學合理的安排。它的實踐性、經(jīng)驗性較強，既要腳踏實地，又要不斷勤于思考；既要科學嚴謹，又要機動靈活、周全計劃，以保障教學工作規(guī)范有序地運行。看似繁雜瑣碎，實則責任重大。如何高效開展教學秘書工作值得在實踐中探討。

關鍵詞： 高校教學；教學秘書；教學管理；教學研究

教學秘書工作對于一個高校的教學工作起著非常重要的作用，扮演著非常重要的角色，教學秘書素質的高低、能力的大小、作用發(fā)揮程度、工作質量的好壞，將直接影響教學管理工作水平，所以說，教學秘書必須要不斷地提高自身的業(yè)務水平，根據(jù)時代的變化不斷地提高自己的各方面素質，積極創(chuàng)新，發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調(diào)、服務保障等作用，以適應高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，保證高效教育的順利發(fā)展。

一、重視教學秘書隊伍整體素質的提高

在教學秘書人員培訓和知識更新方面，學校要加大投入，并在政策和經(jīng)費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃，多渠道、多形式加強教學秘書人員的培養(yǎng)。如：定期或不定期地組織他們學習高等教育學、教育心理學、教育管理學、高等教育行政管理學、高等教育法規(guī)、社會學、人際關系學、秘書學等專業(yè)學科知識，提高其專業(yè)素質和理論水平；經(jīng)常組織教學秘書參加校內(nèi)外教務管理研討會和經(jīng)驗交流會，學習先進的管理經(jīng)驗和科學的管理思想，改進管理方法，提高管理水平；定期不定期組織崗位培訓，尤其是對計算機的運用和操作技能以及對教務管理系統(tǒng)軟件的培訓學習，提高工作效率。除此之外，還應鼓勵教學秘書利用業(yè)余時間自學一些與自己的專業(yè)工作相關的學科知識，多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平。

二、增強各項業(yè)務能力

教學秘書的業(yè)務素質直接關系教學管理的質量，提高教學秘書的各項素質是重中之重?！案梢恍?，愛一行，精一行”，教學秘書在教學管理過程中既要熟悉教學文件管理、教學管理的各項規(guī)章制度、工作程序，又要不斷學習，提高自身的業(yè)務水平。

（一）熟練掌握現(xiàn)代化辦公技能。需要熟練操作計算機，學習運用各種信息平臺，服務教學

（二）鍛煉熟練的語言文字表達能力。教學秘書作為教學信息傳遞的重要環(huán)節(jié)，包括傳達領導的指示、轉達師生的教學反饋等，要求信息傳遞得準確及時，語氣隨和，語言得體，表達清楚，言簡意賅。

（三）統(tǒng)籌兼顧，勤于思考，有條理性，思維敏捷，分清事務的輕重緩急，從而提高工作效率。

三、做好協(xié)調(diào)與溝通的作用

教學秘書的所作所為處處體現(xiàn)集體的形象，是教學單位的“窗口”。在工作中，教學秘書要與教務處、學生處、各個職能辦公室及各學院之間聯(lián)系，尤其是本學院的教師和學生。在這些關系中要學會有效地溝通。溝通是管理最為重要的組成部分。只有與人良好的溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到必要的信息，才能獲得他人的鼎力相助。協(xié)調(diào)是在溝通的基礎上進行的。教學秘書一方面要完成教務處、學院領導所布置各項工作，另一方面要學會借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)與各部門的關系，以及學院與學院之間的關系，建立起相互了解、相互合作、相互促進的融洽關系。更為重要的是經(jīng)常協(xié)調(diào)本學院教師與學生有關教學的事宜，在協(xié)調(diào)中，擺正自己的角色位置，做到到位不越位，參與不干預，出謀不決策，處處以集體利益為重，自覺維護學院領導與本學院的形象、聲譽。溝通、協(xié)調(diào)方方面面的關系，減少、消除不必要的沖突，使大家同心協(xié)力，步調(diào)一致地完成各項工作，如監(jiān)考教師的協(xié)調(diào)；教師因病、因事等調(diào)課的協(xié)調(diào)；公共教室的借用；各校區(qū)間教學活動安排的協(xié)調(diào)；學生見習、實習時課程安排的協(xié)調(diào)；各類考試監(jiān)考人員的安排，課表安排，教學任務下發(fā)…等等。

四、掌握現(xiàn)代化信息處理能力

隨著計算機等現(xiàn)代信息設備已廣泛地運用到實際工作當中，現(xiàn)代網(wǎng)絡特別是校園網(wǎng)絡的使用也使得教學管理工作日益擺脫過去的手工實操模式，逐漸趨向于數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡化。學校逐步實行信息化教務管理，以教務管理為中心，將課程管理、教學計劃管理、學籍管理、學生網(wǎng)上選課、網(wǎng)上評估、教室管理、成績管理、畢業(yè)資格審查等納入綜合教務管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)教學管理的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡化。學校實行網(wǎng)上辦公，要求教學秘書必須熟練使用現(xiàn)代信息技術，掌握電腦的應用；能夠熟練進行文字編輯、圖像圖形處理、表格處理、數(shù)據(jù)庫處理等，可以用現(xiàn)代化的手段安排考場，現(xiàn)場辦公，既提高了工作效率，減輕勞動強度，又為師生提供了方便快捷的服務。

五、增強工作把握

增強工作把握是高校教學秘書提高工作效率的捷徑。高校教學秘書要想提高工作效率，最重要的是自己要熱愛本職工作，積極有所作為，增強對本職工作的熟悉和把握，從繁雜的工作中總結出規(guī)律性的認識，從而提高工作效率。教學秘書要不斷加強對自身工作業(yè)務的學習，熟悉本職工作，做到對工作胸有成竹。在熟練的基礎上，從中找出規(guī)律性的東西，提高對本職工作預見性、系統(tǒng)性和科學性的規(guī)律認識，從而大大提高工作效率。為此，高校教學秘書必須擁有扎實的專業(yè)基礎，系統(tǒng)學習管理學、教育學、心理學、檔案學、秘書學等基本知識。對學校教學管理的規(guī)章制度，熟記于心，隨時可用。對師生有關教務方面咨詢的事務，應答如流。平時注重積累經(jīng)驗。準備一本筆記本，專門用來記錄在教務管理中有爭議的問題，工作方法及最佳解決方式。力求通過不斷地總結經(jīng)驗教訓，找到教務管理規(guī)律，尋求工作中的捷徑，提高工作效率。

總之，高校的教學秘書是秘書隊伍中的一個特殊的群體，是教學管理的執(zhí)行者，其工作具有鮮明的特點。要具備良好的綜合素質，并非一日之功，而是靠不斷地學習和實踐，日積月累地來慢慢完善。每個教學秘書，只要具有強烈的事業(yè)心和工作責任感，有恒心和毅力，在工作中不斷摸索，努力尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結經(jīng)驗，一定能夠全面地提高自己的綜合素質。

參考文獻：

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