膏方煎藥管理信息系統(tǒng)設(shè)計

沈為濂

（蘇州市中醫(yī)醫(yī)院，江蘇 蘇州 215009）

1 現(xiàn)狀背景

近年來隨著國家對中醫(yī)藥的重視及中醫(yī)藥的發(fā)展，中草藥的使用日益增加，而現(xiàn)代人生活節(jié)奏的加快，大家更多地接受了醫(yī)院或第三方提供的中草藥代煎服務(wù)（此處代煎也包括膏方，以下同此），從而使醫(yī)院代煎業(yè)務(wù)量急劇增加，原來傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)運作模式已經(jīng)很難滿足日常工作要求。如：代煎業(yè)務(wù)登記處原有的手工模式已因繁瑣而造成新的排隊點；病人的取藥時間不能與制作部門精準(zhǔn)銜接造成病人服藥延遲；病人取藥時發(fā)放處人工找藥耗費大量時間也造成取藥排隊；藥品的煎制質(zhì)量依賴于制作工人的經(jīng)驗，很難做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，管理上也不能精確把控藥品的制作流程、工人的工作量及設(shè)備的使用效率等相關(guān)數(shù)據(jù)[1]。綜上所述，在代煎業(yè)務(wù)中引入信息化手段加強管理和改善服務(wù)顯得尤其重要和緊迫，為此我們根據(jù)醫(yī)院實際業(yè)務(wù)設(shè)計開發(fā)了膏方煎藥管理信息系統(tǒng)[2]。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 整體架構(gòu)

系統(tǒng)整體由收方登記、藥房發(fā)藥、煎藥室制作、發(fā)放處發(fā)藥、快遞交接、短信等模塊組成[3]（見圖1）。

圖1 系統(tǒng)整體架構(gòu)

收方登記：登記模塊采集患者的處方信息完成信息登記，打印條碼，可同時辦理快遞登記。

藥房發(fā)藥：使用PDA系統(tǒng)的發(fā)藥模塊掃描條碼完成藥房發(fā)藥。

煎藥室制作：使用PDA系統(tǒng)上的制作模塊完成制作過程中的各業(yè)務(wù)操作，包括浸泡、煎煮、包裝、上架等。

發(fā)放處發(fā)藥：使用PDA系統(tǒng)上的發(fā)放模塊掃描條碼完成藥品的定位及發(fā)放。

短信平臺：短信模塊完成與患者的信息交流，包括發(fā)送登記信息、取藥信息、制作中的關(guān)鍵節(jié)點信息以及患者的滿意度調(diào)查。

為支持PDA操作，需在相關(guān)部門及涉及點位建設(shè)高可靠的無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2.2 業(yè)務(wù)流程

系統(tǒng)的整體業(yè)務(wù)流程如圖2：

圖2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖

2.3 系統(tǒng)功能

（1）先進(jìn)性。綜合應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，如條碼技術(shù)在人、物、設(shè)備的識別和追蹤上的應(yīng)用；無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在制作間機(jī)器設(shè)備混雜環(huán)境下有效解決實施、維護(hù)、保養(yǎng)問題；手持移動PDA有效解決移動環(huán)境下的信息實時交換采集難題。

（2）科學(xué)性。集成知識庫，根據(jù)不同中草藥各自不同的吸水率自動計算處方加水量，并依據(jù)季節(jié)不同自動調(diào)節(jié)，做到加水量的科學(xué)合理；知識庫計算結(jié)果自動進(jìn)入操作工人的PDA終端指導(dǎo)其進(jìn)行科學(xué)制作；流程管理不再單純依賴于經(jīng)驗，有效提高了煎制質(zhì)量。

（3）可操作性。系統(tǒng)充分考慮到整體流程及各環(huán)節(jié)的特點，簡化了操作，特別是錄入操作，避免了傳統(tǒng)鍵盤輸入操作，通過掃描條碼完成信息的采集錄入。為每個操作人員、各臺煎制設(shè)備、貨架等都制作了條碼，特別是在制作間采用移動PDA掃描條碼，在業(yè)務(wù)操作同時完成了信息采集工作，有效地解決了信息采集難題。

（4）實時性。條碼技術(shù)、無線網(wǎng)絡(luò)、移動PDA及短信技術(shù)的引入，能在業(yè)務(wù)操作同時完成信息的實時采集工作，制作完成及時給患者推送短信，做到了精準(zhǔn)提醒、精準(zhǔn)取藥。

（5）可管理性。煎藥業(yè)務(wù)的全流程信息化管理提高了管理的效率和水平。工作量自動化統(tǒng)計，包括操作人員的工作量統(tǒng)計、設(shè)備的工作量統(tǒng)計、制作環(huán)節(jié)中的超時超量的自動警示，使管理者可根據(jù)煎藥業(yè)務(wù)人力及設(shè)備使用情況，對醫(yī)院煎藥業(yè)務(wù)運作狀況提供有效的數(shù)字依據(jù)。

（6）提升服務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)化的流程、穩(wěn)定可靠的制作質(zhì)量、精準(zhǔn)的時間、特色的物流等措施極大地提升了患者的滿意度。因流程的標(biāo)準(zhǔn)化、可控性和可預(yù)測性在收方登記時就能自動計算出取藥時間并隨取藥單一并打印給患者，制作完成時也會實時地給患者發(fā)送取藥短信，同時提供快遞到家的服務(wù)。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

3.1 收方登記

（1）收方登記。掃描處方、輸入發(fā)票號獲取處方信息；結(jié)合醫(yī)院醫(yī)生站信息系統(tǒng)，打印包含多種信息的條形碼，收方人員通過掃描條形碼，可以快速提取出患者基本信息以及患者對應(yīng)的處方信息。

（2）打印取藥單。系統(tǒng)根據(jù)煎藥全流程周期及醫(yī)院每日業(yè)務(wù)制作能力，結(jié)合患者的期望時間，確定取藥時間，打印出取藥單，還可以通過短信平臺把取藥信息以手機(jī)短信方式發(fā)送到患者預(yù)留的手機(jī)上；同時此條碼也會隨處方或藥品進(jìn)入后續(xù)藥房、煎藥室（或膏方室）、貨架等流程環(huán)節(jié)，進(jìn)行全程跟蹤。取藥時PDA直接掃描取藥單上的條碼，快速定位并提示此藥所在貨架號。

（3）快遞登記。如患者選擇快遞，可在收方時完成快遞登記，由快遞公司在規(guī)定時間內(nèi)安全及時送到指定地點。

3.2 藥品交接至煎藥室（或膏方室）

掃描條碼連續(xù)快速完成藥品的交接；藥房配藥后藥品與煎藥室進(jìn)行處方藥品的交接，交接過程中系統(tǒng)自動記錄交接人、時間、處方等信息，系統(tǒng)能實時監(jiān)控到每張?zhí)幏降膭討B(tài)處理過程。

3.3 浸泡

PDA掃描條碼，移動終端自動提示加水量，浸泡操作系統(tǒng)確認(rèn)，同時記錄浸泡開始時間及操作人員。

3.4 煎煮

PDA掃描藥品條碼及煎藥機(jī)條碼，顯示煎煮開始時間、操作人員、設(shè)備編號，后臺同時將這些信息錄入數(shù)據(jù)庫。

3.5 包裝

煎煮制作完成后，掃描條碼進(jìn)入成品包裝流程，確認(rèn)后，系統(tǒng)自動記錄時間、操作人員等。

3.6 收藥上架

PDA終端掃描貨架條碼定位貨架，再掃描藥品條碼（可連續(xù)掃描藥品條碼完成多批次藥品上架），同步完成藥品上架操作及后臺信息記錄，此信息是掃描患者取藥單直接定位藥品完成快速藥品發(fā)放的基礎(chǔ)。

3.7 發(fā)藥

掃描取藥單上的條碼，核對患者信息，確認(rèn)發(fā)藥，同步完成記錄時間、操作人員等信息。

3.8 系統(tǒng)管理

（1）系統(tǒng)及智能參數(shù)設(shè)置。該功能主要進(jìn)行系統(tǒng)的控制參數(shù)設(shè)置，包括條碼規(guī)則信息、打印控制參數(shù)、每日業(yè)務(wù)制作總量、短信模板信息、報警閥值等控制參數(shù)；智能參數(shù)設(shè)置主要是加水量的計算公式及計算參數(shù)設(shè)置，以及煎煮時長的參數(shù)設(shè)置。

（2）工作量統(tǒng)計。提供統(tǒng)計分析操作人員的工作量及設(shè)備的使用狀況，提供多角度工作量統(tǒng)計報表。

（3）跟蹤監(jiān)控?？梢愿櫭繌?zhí)幏降闹谱鬟^程，從收方到浸泡、煎煮、打包上架至最后的發(fā)放等過程監(jiān)控，反映每一步的操作時間、操作人員、操作時長等信息。

4 結(jié)語

該系統(tǒng)在我院正式投入使用以來，效果顯著，帶來了更加規(guī)范、開放、透明的煎藥管理模式，在方便患者的同時，規(guī)范了代煎藥的加工過程，提高了煎藥質(zhì)量。

（1）提高了工作效率。通過對各流程的優(yōu)化改造，減少了人工操作及核對的工作量，降低了工作難度，提高了工作效率和準(zhǔn)確性；根據(jù)醫(yī)院應(yīng)用的實際情況，使用PDA掃描發(fā)藥后發(fā)放處處方量增加但工作人員保持不變，同時減少了患者排隊現(xiàn)象。

（2）提高了制作質(zhì)量。根據(jù)各種藥品的吸水率及季節(jié)因素，集成知識庫，智能化計算各處方制作過程的加水量并實時提供給操作工人，指導(dǎo)其科學(xué)煎制；建立模型分析各制作環(huán)節(jié)的最佳制作時長，進(jìn)一步對制作過程進(jìn)行指導(dǎo)，做到各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范統(tǒng)一，從而保證較高的制作質(zhì)量[4]。

（3）便于加強全過程管理。借助系統(tǒng)提供的各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，可統(tǒng)計分析出整體運營情況，同時也能跟蹤到個案的全流程數(shù)據(jù)，為加強管理提供了數(shù)據(jù)支撐；同時可以便捷地統(tǒng)計出各種工作量，包括各環(huán)節(jié)操作人員的工作量及煎煮機(jī)器設(shè)備的使用工作量，提高設(shè)備利用率[5]。

（4）改善服務(wù)，提高患者滿意度。優(yōu)化了整體流程，縮短了整個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時間。流程中的短信推送讓患者及時了解藥品煎煮信息，取藥時的一鍵掃描免去了患者排隊等待之苦，此外還提供了快遞到家的服務(wù)，節(jié)省了患者的時間，為病人提供了更多更優(yōu)的服務(wù)。