淺談企業(yè)辦公室管理中存在的問題及優(yōu)化對策

摘 要：企業(yè)的所有事務(wù)都需通過辦公室進(jìn)行管理，所以，企業(yè)辦公室是企業(yè)的管理中心，其重要性不言而喻，但企業(yè)辦公室管理中一旦存在問題，將會影響對企業(yè)各方面的管理，也會讓企業(yè)各方面的工作陷入混亂。因此，本文主要對企業(yè)辦公室管理中存在的問題進(jìn)行談?wù)摵头治?，然后，提出幾點優(yōu)化策略來優(yōu)化企業(yè)辦公室的管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；管理；問題；優(yōu)化對策

一、企業(yè)辦公室管理中存在的問題

1、管理制度不完善。管理制度是對企業(yè)各方面事務(wù)實施管理的依據(jù)，但隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部和外部的各項事務(wù)都在不斷的改變，而管理制度卻沒有相應(yīng)的更新，這就導(dǎo)致企業(yè)的管理制度不完善，在實施管理的過程中常常會面臨多種困境，例如，部分事務(wù)找不到具體的管理依據(jù)，就會讓辦公室管理人員無法有效的管理。另外，在現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中，由于長期受到傳統(tǒng)管理理念的影響，辦公室管理人員缺乏現(xiàn)代管理理念，也不能有效的更新管理理念，導(dǎo)致不能創(chuàng)新管理方式和不積極的完善企業(yè)管理制度，使管理制度較為落后，不能滿足企業(yè)發(fā)展需要。

2、存在管理混亂的情況。在辦公室的管理中，經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)管理、管理不到位、錯誤管理等混亂情況，造成管理混亂的原因也有多種，第一，由于管理制度的不完善，辦公室管理人員無法行使管理權(quán)，或者亂用管理權(quán)利，造成管理混亂；第二，企業(yè)辦公室擔(dān)任著協(xié)調(diào)、服務(wù)、傳遞信息、招聘、考勤等工作，企業(yè)所有事務(wù)需要經(jīng)過辦公室管理才能完成，因此，辦公室的管理工作繁瑣、復(fù)雜，且任務(wù)繁重，導(dǎo)致辦公室人員工作量大、工作壓力大，而沒有充分考慮管理是否合理、得當(dāng)，難免會造成管理混亂的局面；第三，企業(yè)一般股東較多、領(lǐng)導(dǎo)層人員較多，他們?yōu)榱烁髯缘睦?，利用?quán)利私自違反管理制度，插手企業(yè)管理，造成企業(yè)管理混亂的局面發(fā)生。

3、辦公室管理人員權(quán)利小。辦公室管理人員在工作時，需要適當(dāng)?shù)臋?quán)利，才能及時高效的管理好企業(yè)各項事務(wù)。但在實際的管理中，辦公室管理人員的權(quán)利小，甚至是在領(lǐng)導(dǎo)層和員工層之間扮演著“傳話筒”的作用，無發(fā)言權(quán)，影響著企業(yè)辦公室管理水平的提高。例如，在管理過程中對各部門之間的矛盾沒有處理權(quán)，只能回報領(lǐng)導(dǎo)處理，甚至是由于權(quán)利小而不被員工所重視其管理工作，出現(xiàn)不服管理、抵抗管理等情況。

4、辦公室管理人員存在辦事能力低的情況。管理人員的辦事能力對辦公室的管理水平和管理效率有著直接的關(guān)系，對于企業(yè)而言，在辦公室管理人員的招聘中普遍存在違規(guī)招聘的行為，導(dǎo)致一些辦事能力低的人員從事辦公室管理工作。例如，在員工考評方面，存在漏記、錯記、多記等情況，一件小事需要長時間辦理等情況，都是管理人員辦事能力低的表現(xiàn)。

二、應(yīng)對辦公室管理問題及優(yōu)化管理工作的對策

1、創(chuàng)新辦公室管理理念。管理理念是企業(yè)管理各項事務(wù)的指導(dǎo)思想，為辦公室管理指明管理方向，而傳統(tǒng)的管理理念主要是依據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行管理，對于現(xiàn)代化的企業(yè)，這樣的管理理念顯得較為落后，制約著管理水平的提高。因此，為了應(yīng)對辦公室管理問題，首先要創(chuàng)新辦公室管理理念，把對企業(yè)的發(fā)展、對員工的服務(wù)等方面納入管理理念，才能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的管理要求。

2、合理的分配工作。企業(yè)辦公室工作量大且復(fù)雜繁瑣，很容易出現(xiàn)管理混亂的局面，所以，企業(yè)辦公室各管理人員要合理的分配工作，主要從兩個方面來進(jìn)行合理分配，一方面，要根據(jù)辦公室各管理人員的工作能力、管理能力分配適當(dāng)?shù)墓ぷ?，杜絕工作能力差的人員管理難度大的事務(wù)，杜絕工作能力強(qiáng)的人員管理簡單的事務(wù)，實現(xiàn)人才資源的合理利用；另一方面，實現(xiàn)崗位責(zé)任制，明確崗位人員，明確崗位任務(wù)和責(zé)任，并落實到具體人員，讓其各盡其責(zé)、各盡其職，杜絕一崗多任、一事多管的情況發(fā)生，方能有效避免管理混亂的局面發(fā)生。

3、完善企業(yè)辦公室管理制度。管理制度是管理企業(yè)事務(wù)的依據(jù)，規(guī)范管理行為，保障日常管理的正常進(jìn)行，所以，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)企業(yè)各部門、各方面的實際情況，制定完善的管理制度，讓企業(yè)的每項事務(wù)都能找到具體的管理依據(jù)。

4、提高辦公室管理人員的工作能力。由于辦公室管理人員的工作能力也直接影響著管理質(zhì)量和管理效率，所以，應(yīng)該重視辦公室管理人員的工作能力，并通過有效的方法來提高其工作能力。例如，招聘高質(zhì)量的管理人才從事辦公室管理工作?；蛘邽檗k公室管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會，讓其參與培訓(xùn)，不僅要提高其工作能力，還要提高其職業(yè)道德，才能更好的投入到工作中。

5、給予辦公室管理人員適當(dāng)?shù)臋?quán)利。辦公室管理人員在管理的過程中，必須要適當(dāng)?shù)氖褂脵?quán)利才能有效的提高管理效率，例如，在處理員工與企業(yè)之間的矛盾與糾紛時，管理人員可以直接行使權(quán)利給予處理和解決，無需匯報領(lǐng)導(dǎo)和聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見，這樣就節(jié)約了處理時間，提高了工作效率。所以，應(yīng)給予辦公室管理人員適當(dāng)?shù)臋?quán)利。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)辦公室管理中存在管理制度不完善、管理混亂、辦公室管理人員權(quán)利小、管理人員辦事能力低等問題，嚴(yán)重影響著管理效率和管理質(zhì)量，因此，就必須要利用創(chuàng)新辦公室管理理念、合理的分配工作、完善辦公室管理制度、提高辦公室管理人員的工作能力等對策，來優(yōu)化企業(yè)辦公室的管理工作，方能提高其管理質(zhì)量和管理效率。

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作者簡介

任次林（1977.07-），男，民族：漢，籍貫：四川省南充市，當(dāng)前職務(wù)：主管當(dāng)前職稱：初級政工師，學(xué)歷：本科，研究方向：辦公室管理類、黨建類。

（作者單位：國家電投新疆能源化工集團(tuán)隴西新能源有限責(zé)任公司）