加強(qiáng)企業(yè)檔案管理提高檔案管理水平

李偉

摘 要：對(duì)于企業(yè)來(lái)說，不同企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式?jīng)Q定了不同的檔案管理類型，企業(yè)的檔案資源建設(shè)是企業(yè)資源進(jìn)一步完善的基礎(chǔ)，現(xiàn)今各個(gè)企業(yè)檔案資源建設(shè)已與企業(yè)的根本利益有著直接的關(guān)系，因此，在檔案管理的過程中實(shí)行規(guī)范化的管理方法，逐步加強(qiáng)并提高企業(yè)的檔案管理水平，讓企業(yè)的管理制度向著更科學(xué)、更完善的方向發(fā)展。本文通過對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行分析，闡述了企業(yè)如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的工作并提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；檔案管理；管理現(xiàn)狀

1.企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容和意義

企業(yè)檔案管理的對(duì)象即是企業(yè)內(nèi)部各種各樣的檔案，而服務(wù)的目標(biāo)就是這些提供檔案的各類成員，檔案管理的主要內(nèi)容包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及對(duì)其進(jìn)行利用等。檔案管理人員每天按照企業(yè)的相應(yīng)管理制度將大量的文件和檔案進(jìn)行分類整理，將一系列有相關(guān)性的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中化整理后歸檔，無(wú)相關(guān)性的文件檔案進(jìn)行分類歸檔，這就是企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容。

檔案的管理也是對(duì)一個(gè)歷史發(fā)展的一種負(fù)責(zé)，檔案管理的方式，便是對(duì)各類檔案的一種保護(hù)。眾所周知，檔案是對(duì)歷史的記載。在當(dāng)今社會(huì)，越來(lái)越多的社會(huì)歷史研究，都離不開檔案，而檔案管理對(duì)檔案的保存起到?jīng)Q定性作用。就像一些時(shí)間較長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案，由于時(shí)間的遷移和紙質(zhì)本身性狀的改變，變得非常的脆弱。但由于檔案一般具有歷史性和唯一性的特點(diǎn)，所以，這就是這種檔案的價(jià)值顯得彌足珍貴。那么就需要檔案管理來(lái)對(duì)這些檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估和保護(hù)。只有檔案管理的越完善，檔案的作用才能越大。

2.當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

2.1.企業(yè)檔案的收集存在的一定難度

由于我國(guó)目前的企業(yè)并沒有完全進(jìn)入到科學(xué)化管理的階段，一些中小型企業(yè)的員工并沒有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產(chǎn)制造型的企業(yè)，由于很多員工的學(xué)歷水平不高，無(wú)法上交個(gè)人檔案或檔案經(jīng)歷不全面都是企業(yè)檔案收集過程中存在的問題，同時(shí)在檔案的收集和管理過程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動(dòng)上交個(gè)人檔案導(dǎo)致企業(yè)不能及時(shí)對(duì)員工的檔案進(jìn)行整理，這種現(xiàn)象對(duì)企業(yè)的檔案管理水平的提升產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 企業(yè)檔案的信息缺乏系統(tǒng)管理

目前，企業(yè)的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的檔案管理方式，一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)之間，沒有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理。同時(shí)由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展也使檔案管理的科學(xué)化發(fā)展出現(xiàn)了阻礙。如果不對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的變革，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展將無(wú)法滿足社會(huì)的需求。因此，面對(duì)這一現(xiàn)象，許多企業(yè)都需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行變革，以知識(shí)指導(dǎo)思想為導(dǎo)向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應(yīng)企業(yè)檔案管理的新要求，更使其滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展步伐。

2.3企業(yè)檔案管理的發(fā)展滯后于信息化的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過程中，因企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無(wú)法適應(yīng)大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時(shí)跟上信息化進(jìn)程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。

2.4企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)不高

檔案資源的建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時(shí)，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來(lái)自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術(shù)不強(qiáng)，無(wú)法及時(shí)的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前，信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識(shí)文獻(xiàn)等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長(zhǎng)久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享

對(duì)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)服務(wù)體系，企業(yè)通過構(gòu)建內(nèi)部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享工作。而對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場(chǎng)的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場(chǎng)用戶必須通過檔案管理部門的主頁(yè)或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識(shí)的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享有利于企業(yè)的知識(shí)體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進(jìn)有專業(yè)知識(shí)的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時(shí)管理部門的負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案管理的成員進(jìn)行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對(duì)公司經(jīng)營(yíng)情況的理解，使其自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。

4.結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)信息化建設(shè)迅猛發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)方式發(fā)生了前所未有的重大變革，也對(duì)檔案管理工作帶來(lái)前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)該勇敢接受挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，改變固有觀念，學(xué)習(xí)和掌握新方法、新知識(shí)，提高工作效率，更好地服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]王中霞，強(qiáng)化檔案資源建設(shè)提高檔案館信息化管理水平，山東檔案，2007

[2]高建華，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的若干思考，浙江檔案，2011

（作者單位：天津市醫(yī)藥集團(tuán)有限公司）