科技檔案信息化管理工作探討

馬麗娟

摘 要：科技檔案信息化管理中存在信息化建設(shè)觀念淡薄、經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足、信息化硬件設(shè)備老化、自助服務(wù)和安防設(shè)施不全、信息化建設(shè)專業(yè)人才缺乏等問題，加強(qiáng)科技檔案信息化管理有利于科技檔案的現(xiàn)代化管理，有利于提高科技檔案的使用價(jià)值，有利于促進(jìn)科技事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展。加強(qiáng)科技檔案信息化管理必須重視科技檔案隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范科技檔案管理程序，完善科技檔案管理制度。

關(guān)鍵詞：科技檔案；檔案管理；信息化管理

企業(yè)的科技檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的科技文件材料（包括圖紙、圖表、文字、數(shù)字、聲像等）。收集、整理、保管、提供利用科技檔案，不僅是對科技人員勞動的一種肯定和認(rèn)可，也對今后的科技研究起到了參考、傳承和發(fā)展的作用。它能使科技檔案中的科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化，可以促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的提高和生產(chǎn)力的發(fā)展。因此，搞好企業(yè)科技檔案工作對企業(yè)的改革發(fā)展具有重大的作用和意義

一、科技檔案信息化管理存在的問題

一是信息化建設(shè)觀念淡薄，多方重視不夠。由于檔案主管部門與科技檔案管理工作人員對信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，信息化建設(shè)的觀念淡薄，建設(shè)的積極性和主動性較差，容易滿足現(xiàn)狀，致使科技檔案信息化管理步伐較慢，信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，很難系統(tǒng)地持續(xù)性開展。

二是經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足，信息化短期突擊建設(shè)行為突出?？萍紮n案管理部門由于長期受經(jīng)費(fèi)的困擾，導(dǎo)致數(shù)字化信息服務(wù)體系建設(shè)滯后，部分重要的科技檔案收集不全。信息化建設(shè)平臺缺乏，很難達(dá)到科技檔案資源共享。落后的管理理念和服務(wù)設(shè)施，難以促進(jìn)科技檔案信息資源的開發(fā)與利用。同時(shí)缺乏信息化發(fā)展建設(shè)的遠(yuǎn)景規(guī)劃，短期突擊建設(shè)行為突出。每次劃撥信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)有限，難以整體實(shí)現(xiàn)信息化平臺建設(shè)，缺乏長期持續(xù)效應(yīng)。

三是信息化硬件設(shè)備老化，造成資源利用率低?？萍紮n案信息化管理需要不斷經(jīng)費(fèi)投入，由于管理部門重視不夠，目前硬件配置低下、設(shè)備嚴(yán)重老化，損壞率嚴(yán)重，維護(hù)成本較大，加之服務(wù)器數(shù)量少、存儲容量不足及交換機(jī)性能低等問題，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足科技檔案數(shù)字化資源服務(wù)需求。

四是自助服務(wù)和安防設(shè)施不全，導(dǎo)致服務(wù)能力較低。由于工作人員編制較少，服務(wù)手段落實(shí)，難以滿足用戶的檔案信息需求。自助復(fù)印、打印、掃描等設(shè)備缺乏，嚴(yán)重影響用戶使用熱情。同時(shí)安防設(shè)施不足，使檔案管理工作中存在極大安全隱患。有的用戶查詢資料后，不經(jīng)工作人員允許，私自把檔案帶出，由于缺乏有效的監(jiān)控系統(tǒng)，造成科技檔案嚴(yán)重丟失，難以保證科技檔案的完整性。

五信息化建設(shè)的專業(yè)人才缺乏，素質(zhì)不高。由于人事制度缺乏自主權(quán)，科技檔案的管理人員大部分是解決企業(yè)困難，職工家屬較多，使得管理隊(duì)伍在學(xué)科、學(xué)歷、職稱、年齡等整體結(jié)構(gòu)上受主管部門制約影響較大，信息化建設(shè)的隊(duì)伍水平參差不齊，專業(yè)人才缺乏，素質(zhì)偏低，信息技術(shù)開發(fā)能力不強(qiáng)，從而極大地影響和制約著信息化發(fā)展的水平和進(jìn)程。

二、科技檔案信息化管理的必要性

科技檔案信息化管理就是要運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，是科技檔案從資料信息收集、接收歸類、存儲管理、資源開發(fā)、信息傳遞等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的高度共享和有效利用的一體化。

第一，有利于科技檔案的現(xiàn)代化管理。科技原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后總會不可避免地受到一定程度的損壞，加之管理不善，讀者遵守查閱制度不嚴(yán)，致使檔案損壞、丟失嚴(yán)重，這樣給文檔、資料的管理帶來很大的困難。而安防設(shè)施、管理軟件、數(shù)字化設(shè)備等信息化技術(shù)的運(yùn)用能很好保證科技檔案的完整性，從而提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

第二，有利于提高科技檔案的使用價(jià)值?？萍紮n案歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件資料，通過數(shù)字化處理，運(yùn)用自動化管理系統(tǒng)手段，把檔案信息、接收、傳遞、存儲、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)化，提供高度共享和有效利用，促進(jìn)科研生產(chǎn)活動有力開展，從而創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，提高科技檔案的使用價(jià)值。

第三，有利于促進(jìn)科技事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展?？萍紮n案是一定的科學(xué)技術(shù)水平和生產(chǎn)能力的真實(shí)記錄和反映，通過科技檔案信息傳播和開發(fā)利用，有利于科研人員和技術(shù)人員對掌握科技檔案信息的分析、判斷，準(zhǔn)確把握目前科學(xué)研究的現(xiàn)狀、存在的問題，切實(shí)指導(dǎo)科研或生產(chǎn)技術(shù)活動，解決現(xiàn)實(shí)問題，改變生產(chǎn)方式，提高生產(chǎn)效率，獲得更高的經(jīng)濟(jì)與社會效益。

三、加強(qiáng)科技檔案信息化管理的措施

第一，加強(qiáng)科技檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員是檔案科學(xué)管理，有效開發(fā)，充分利用的有力人才隊(duì)伍保障?？茖W(xué)制定檔案負(fù)責(zé)人及工作人員的崗位職責(zé)，明確工作要求。在日常的工作中要認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律法規(guī)，嚴(yán)格履行檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案實(shí)體分類法等各項(xiàng)專業(yè)知識，不斷培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)各單位兼職檔案員培訓(xùn)，提高管理技能，樹立責(zé)任意識。高度重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才，為科技檔案信息化管理的持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

第二，加強(qiáng)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理部門與其它部門共同協(xié)商，對科技檔案管理中需要協(xié)商統(tǒng)一的事物和概念，制訂出科學(xué)的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對質(zhì)量、規(guī)格、工作程序等嚴(yán)格規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進(jìn)而修訂完善的全部過程，科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化是做好檔案科學(xué)管理的前提和保障。

第三，規(guī)范科技檔案管理程序。一是要做好平時(shí)的檔案收集。各負(fù)責(zé)檔案管理的兼職工作人員要結(jié)合本部門業(yè)務(wù)職能，建立預(yù)立卷文件夾（盒），需要?dú)w檔保存的文件材料及時(shí)歸卷，防止散失。二是要做好立卷整理和移交歸檔，對重要的檔案資料要及時(shí)整理，科學(xué)立卷，根據(jù)相應(yīng)的主題整理成冊，認(rèn)真填寫移交目錄，按有關(guān)規(guī)定及時(shí)向檔案館移交歸檔。三是要科學(xué)編目分類保管，依據(jù)檔案主題內(nèi)容，科學(xué)編制目錄，有效歸檔整理，確保檔案資料管理科學(xué)規(guī)范。四是做好科技檔案的開發(fā)利用，編制檢索目錄，為利用者查閱提供方便。對不宜公開的檔案，要注意保密，確保檔案安全。五是做好科技檔案的鑒定與銷毀。對保管期限已滿的檔案，要進(jìn)行保存價(jià)值鑒定，凡無需再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人審批后銷毀；若還有保存價(jià)值，應(yīng)按重新劃定的保管期限繼續(xù)保管。

第四，完善科技檔案管理制度?？茖W(xué)制定檔案服務(wù)制度，提高科技檔案的利用水平，充分發(fā)揮科技檔案的使用價(jià)值。一是建立檔案借閱利用制度。采用科技檔案管理軟件，運(yùn)用光學(xué)掃描復(fù)制、文字圖像壓縮、計(jì)算機(jī)高智能檢索、通信網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程信息傳輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)，建立科技檔案數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)，制定借閱利用制度，使科技檔案信息更準(zhǔn)確及時(shí)地為科研事業(yè)服務(wù)。二是建立科技檔案信息備份管理制度?？萍紮n案檢索快速、信息存儲量大都是信息時(shí)代帶來的好處，但是系統(tǒng)也存在不穩(wěn)定性，一定要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的備份，防止系統(tǒng)的損壞，導(dǎo)致科技檔案信息丟失而造成損失。三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為科技檔案信息化管理提供了必要手段，在使用和管理中一定要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識別技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全。四是科學(xué)制定檔案接收、整理、修改、補(bǔ)充、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)制度，組織開展檔案管理現(xiàn)代化和檔案信息化建設(shè)工作，積極推進(jìn)文檔一體化進(jìn)程，開展多方面協(xié)作與信息交流，為科技創(chuàng)新做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 閆寶霞.淺談信息時(shí)代科技檔案管理工作[J].黑河學(xué)刊，2013（02）.

[2] 王魯紅 宋鳳俠.在現(xiàn)代信息技術(shù)下推進(jìn)科技檔案的現(xiàn)代化管理[J].檔案天地，2001（04）.

[3] 嚴(yán)月英.科技檔案管理與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的關(guān)聯(lián)分析[J].福建農(nóng)機(jī)，2013（03）.

[4] 何海云.科技檔案管理與信息開發(fā)利用[J].青海科技，2009（03）

（作者單位：菏澤高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局）