試論人事檔案管理存在的問題與對策

徐英軍

摘 要：人事檔案管理工作必須適應(yīng)構(gòu)建和諧社會和科學發(fā)展觀提出的客觀要求，轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新管理方式方法，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。本文將人事檔案管理工作作為研究重點，針對其中存在的問題進行分析，并提出具有可行性的完善對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

1.人事檔案管理中存在的問題

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人力物力投入不足

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基礎(chǔ)。但是，目前不少單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識到人事檔案及其工作的重要性，因而沒有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。這主要體現(xiàn)在：一是對人事檔案的組織管理不力，單位無具體分管人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理組織不健全，缺乏有效的制度，或有制度而缺乏監(jiān)督與考核，管理形式無統(tǒng)一標準。二是對檔案法規(guī)宣傳不到位，不少單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案法規(guī)學習、重視不夠，致使不少領(lǐng)導(dǎo)或職員檔案法制觀念不強，甚至形成了一定范圍內(nèi)的“盲點”，很多檔案利用者對《檔案法》知之甚少。三是人事檔案隊伍不穩(wěn)定，檔案人員變動頻繁，檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性差。四是經(jīng)費投入不足，人事檔案專用庫不能落實，辦公條件不能適應(yīng)工作需要。

1.2人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性

行政、事業(yè)單位受人員編制的束縛，一般由兼職人員管理人事檔案。這些人員基本不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺乏檔案管理的基本專業(yè)知識，不清楚哪些人事材料該歸檔，哪些人事材料應(yīng)該積極主動去收集。比如：不少事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門的人員兼任，這本來有利于人事檔案的收集。許多人事檔案的形成都要經(jīng)過人事部門，如職工履歷表、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但由于檔案人員對檔案收集的意識淡薄，致使許多應(yīng)該歸入檔案的材料沒有及時歸檔，或者沒有及時督促檔案形成部門移交材料，造成職工檔案材料的缺損或遺失。

1.3檔案管理規(guī)章制度不健全或落實不到位

目前許多單位人事檔案材料的審查、鑒別制度，人事檔案材料補充制度，移交轉(zhuǎn)遞制度，查閱、借閱制度尚不健全，造成了人事檔案管理中的一些漏洞。也有許多單位雖然建立了規(guī)章制度，卻不按章辦事。如人員調(diào)動時，檔案不及時轉(zhuǎn)遞或?qū)n案擅自交由本人自帶；接收檔案時不及時清查檔案材料是否齊全，也不及時填寫并郵寄回執(zhí)；未收到回執(zhí)不及時電話催要等，造成檔案丟失及檔案材料不全、不實等嚴重后果。

1.4檔案設(shè)施配備落后，儲存保管的條件較差

目前，許多行政事業(yè)或企業(yè)單位檔案管理設(shè)施配備仍然比較落后，不利于檔案材料的儲存和保管。據(jù)調(diào)查，不少市、縣機關(guān)事業(yè)單位的檔案，就是庫房兼辦公室，很多閱覽室沒有與檔案庫房分設(shè)，給安全保密和檔案管理帶來隱患。多數(shù)檔案室除配備幾組檔案柜外，其它設(shè)備寥寥無幾，與檔案庫房技術(shù)管理規(guī)定的要求相差太遠；有些市、縣人事檔案卷皮、袋仍使用塑料制品，腐蝕性大，加速了檔案字跡褪變；一些單位還時常將復(fù)印件、圓珠筆書寫等不耐久字跡的人事材料歸檔，給保護工作帶來很大困難。

2.加強人事檔案管理的對策

2.1加強宣傳，強化各級領(lǐng)導(dǎo)和職員的檔案意識

各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真貫徹中央的指示精神，認真學習、宣傳檔案管理的法律法規(guī)，增強檔案管理意識，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物諸方面積極支持人事檔案工作。從事人事檔案工作的同志要采用有效措施，向有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和職員宣傳檔案法規(guī)和有關(guān)人事檔案工作的方針、政策，介紹人事檔案有關(guān)知識和人事檔案工作的地位與作用，提高有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和職員對檔案管理的認識。2.2進一步加強人事檔案管理隊伍建設(shè)檔案管理隊伍建設(shè)，包括思想道德建設(shè)、組織建設(shè)、專業(yè)知識學習、管理制度建設(shè)諸多方面。在確定人事檔案管理人員時，要選擇責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好、熱愛檔案工作的同志擔任。各級領(lǐng)導(dǎo)要從感情上、待遇上從優(yōu)照顧檔案管理人員。工作上既要放手，又要監(jiān)督檢查，既要注重實踐，又要加強培訓，以提高人事檔案管理工作者的政策理論水平和業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)構(gòu)建和諧社會環(huán)境下人事管理工作發(fā)展的新要求。

2.3建立定期檢查監(jiān)督機制

建立監(jiān)察機制從宏觀上檢查檔案管理情況，有利于提高人事檔案管理的質(zhì)量。人事檔案既有文書檔案、科技檔案等門類檔案的共性，又有其特殊性。人事檔案由用人單位立檔、補充、保管，檔隨人走，具有流動性和不斷補充內(nèi)容的特性。在上述過程中，要做到定期檢查，完善監(jiān)督機制，由組織、人事、勞動和檔案行政管理部門聯(lián)合組織，依據(jù)《檔案法》嚴格執(zhí)行。此外，還必須對人事檔案進行微觀管理，即對檔案材料內(nèi)容的真實性、合法性進行檢查、監(jiān)督。成立專門評估機構(gòu)，履行嚴格審查手續(xù)，定期檢測人事檔案材料的真實性、合法性與實用性，保證人事檔案工作健康、有序的發(fā)展。

2.4加強人事檔案管理設(shè)施配置，實現(xiàn)信息統(tǒng)一管理

目前，隨著電子技術(shù)的普及應(yīng)用，為人事檔案管理現(xiàn)代化提供了有力的技術(shù)支撐，也使作為信息主要載體的紙質(zhì)開始讓位于電子存盤。一個電子人事檔案管理信息庫的存量，將輕而易舉地囊括一個市、縣或一個系統(tǒng)、單位全部人事檔案的基本信息和各類綜合信息。不僅可以大量儲存一般性人事檔案信息，而且還可以將調(diào)配、任免、工資晉升等方面的動態(tài)管理，通過計算機網(wǎng)絡(luò)來自動實現(xiàn)。人事檔案利用者也可以很方便地通過計算機網(wǎng)絡(luò)，對所要的人事檔案信息進行查找和利用，實現(xiàn)資源共享。為此，應(yīng)該按照國家有關(guān)規(guī)定，逐步改進人事檔案保管場所、保管裝具，配置必需的現(xiàn)代化辦公設(shè)施。

3.結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作是人才信息的主要來源，同時也是開發(fā)人力資源的重要依據(jù)。所以，一定要正視人事檔案管理工作中的問題，并展開深人地研究，積極貫徹并落實檔案管理制度，實現(xiàn)管理流程的規(guī)范化，重視檔案管理人才培養(yǎng)工作，全面推進檔案管理信息化建設(shè)。

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（作者單位：齊齊哈爾市不動產(chǎn)登記中心）