淺談醫(yī)院科技檔案

王淑麗

【中圖分類號】R19732

【文獻標志碼】A

【文章編號】1005-0019（2018）07-286-01

近年來，隨著國家醫(yī)療體制的改革，使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展較快，促進了醫(yī)療單位的基本建設，加強了新建和改建工程項目。在這些項目的管理中，工程檔案資料記錄醫(yī)院基建工程成為非常重要的一部分，它詳細化的把醫(yī)院在基建工程施工過程中發(fā)生的真實情況和設計方案以準確的數(shù)據(jù)、數(shù)字記錄展現(xiàn)出來，當工程竣工后，進行檢查、維護、擴建、改造的時候，基建原始資料就會起到歷史性作用，從中可見基建檔案在醫(yī)院工程項目的中重要性。本文旨在與同行共同探討做好醫(yī)院基建檔

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的重要性

（一）基建檔案是建設工程的有機組成部分

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的真實記錄，一般來說，在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始逐步形成，主要有：建設工程可研、立項、項目預算編制、項目概要設計、招投標等文件材料的形成。這些文件材料缺一不可，否則會使建設工程無法成立和開展。

工程檔案是建設工程質量的直接反映

建設工程質量的好壞與基建檔案有直接關系，例如通常所說的隱蔽工程，對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內容進行評價，此時工程檔案的作用就無可替代了。

（三）基建檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環(huán)節(jié)

工程檔案是建設工程的重要組成部分，是工程質量的直接反映。工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環(huán)節(jié)建設.工程項目管理中的質量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產(chǎn)品質量控制。影響質量控制的因素.從技術人員持證上崗到建筑材料需檢測報告、出廠合格證、使用說明及施工方法和工藝流程的記錄還有施工日志等方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

（四）基建檔案管理是促進建設工程質量的重要手段

基建檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強制性，根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收方法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行竣工驗收。這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內容。加強工程檔案管理，是提高工程質量的重要手段。

二、基建檔案管理工作中存在的問題

（一）基建檔案管理工作缺乏指導

基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，大家只重視工程本身，輕視工程檔案。工程檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協(xié)調開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標準的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標準得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質量不一，格式和內容不相同，給檔案部門帶來一定的負擔。

（二）檔案知識缺乏

由于歷史原因，從事檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事工作不一致，對檔案知識特別是對基建檔案知識了解甚少，學習檔案專業(yè)知識不夠。

（三）對基建檔案的認識和重視不夠

基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，然而單位領導和檔案人員對基建檔案重要性的思想認識不夠，基建檔案工作的學習宣傳力度不強，基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責沒有落實到具體人員。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范，存在一定的問題。

三、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

（一）建立健全基建檔案管理制度

基建檔案的科學管理是直接影響到工程項目的維修、改造和擴建。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，要做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

（二） 配備專職檔案員，建立基建檔案管理體系網(wǎng)絡

醫(yī)院基建檔案的收集、整理、歸檔是一項專業(yè)性很強的工作，因為建設周期長、資料多、涉及面廣、種類繁多，所以一般文秘人員并不能夠勝任這一工作。例如要建設一個十層以上的業(yè)務科的項目，從政府立項到投人使用大約需要2-3的年時間，才能做到真正意義的竣工，而這個漫長過程要形成大量的文件、圖紙、資料，這就要求要有一名檔案專業(yè)知識過硬、熟練掌握涉及基建與醫(yī)院專業(yè)知識相關聯(lián)的項目建設標準并對基建工作流程相當熟悉的專職檔案員負責跟蹤、收集所有的基建檔案。配備專職基建檔案員做好基建檔案的歸檔管理，為醫(yī)院基礎建設提供強有力的保障體系。

（三）加強培訓，提高業(yè)務能力

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術、努力提高自己的業(yè)務素質和科學知識、不斷提高基建檔案的科學管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡技術，現(xiàn)代管理技能。以業(yè)務素質的提高為重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策，檔案知識的學習，拓寬知識面，優(yōu)化知識結構。

總之，做好醫(yī)院基建檔案的管理工作是醫(yī)院管理工作的一項重要內容，也是一項復雜的系統(tǒng)工程，作為醫(yī)院歷史的守護者，檔案室應立足現(xiàn)實，及時、準確、完整、系統(tǒng)地做好基建檔案的收集歸檔，科學地立卷，合理地保管，迅速地為利用者提供服務本著對醫(yī)院高度負責的精神，積極研究對策，耐心細致地做好醫(yī)院基建檔案的管理。