新時(shí)代檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化初探

許敏

【摘要】網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人類社會通過檔案網(wǎng)站、檔案微博、檔案微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行檔案信息的傳播和利用。

【關(guān)鍵詞】檔案服務(wù)；網(wǎng)絡(luò)；檔案網(wǎng)站；檔案微博；檔案微信公眾號

隨著社會的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，很多社會活動(dòng)都通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行。近年來，檔案工作也在不斷發(fā)展，檔案信息化、檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)絡(luò)化正在形成。檔案服務(wù)正通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案利用活動(dòng)、開發(fā)檔案信息資源、傳播檔案信息內(nèi)容、從而滿足社會公眾對檔案信息需求的目的。

一、現(xiàn)代社會是網(wǎng)絡(luò)信息的時(shí)代

美國作家阿爾文·托夫勒的《第三次浪潮》將人類社會劃分為三個(gè)階段：第一次浪潮為農(nóng)業(yè)階段，從約1萬年前開始。第二階段為工業(yè)階段，從17世紀(jì)末開始。第三階段為信息化（或者服務(wù)業(yè)）階段，從20世紀(jì)50年代后期開始。第三次浪潮時(shí)期，以電子工業(yè)、宇航工業(yè)、海洋工業(yè)、遺傳工程組成工業(yè)群；社會進(jìn)步不再以技術(shù)和物質(zhì)生活標(biāo)準(zhǔn)來衡量，而以豐富多彩的文化來衡量。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)是這個(gè)時(shí)代最典型的產(chǎn)物。

（一）網(wǎng)絡(luò)名稱。網(wǎng)絡(luò)是由計(jì)算機(jī)、遠(yuǎn)程通信等技術(shù)聯(lián)結(jié)世界各個(gè)國家、部門和個(gè)人的高速信息交換系統(tǒng)，是人們學(xué)習(xí)、工作、休閑、交往和通信等方式最高效的信息傳播載體。網(wǎng)絡(luò)化成為人類社會生產(chǎn)、管理、教育、醫(yī)療、交往等各項(xiàng)活動(dòng)的主要形態(tài)。因特網(wǎng)正以極快的速度，把社會各部門、各行業(yè)以及各國、各地區(qū)乃至各個(gè)個(gè)體聯(lián)成一個(gè)整體，使社會成為所謂的“網(wǎng)絡(luò)社會”或“虛擬社會”。

（二）網(wǎng)絡(luò)類型。網(wǎng)絡(luò)以傳輸范圍劃分，可以分為局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)；以傳輸介質(zhì)劃分，可以分為有線網(wǎng)（同軸電纜/雙絞線）、光纖網(wǎng)、無線網(wǎng)；以通信方式劃分可以分為點(diǎn)對點(diǎn)和廣播式；以交換模式劃分可以分為電路交換網(wǎng)和分組交換網(wǎng)；以無線通信技術(shù)劃分可以分為GMS、GPRS、CDMA、CDPD。

（三）網(wǎng)絡(luò)時(shí)代?！吨袊ヂ?lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》截止到2016年6月，中國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到7.10億，半年共計(jì)新增網(wǎng)民2132萬人，半年增長率為3.1%，較2015年下半年增長率有所提升?；ヂ?lián)網(wǎng)率為51.7%，較2015年度提升1.3個(gè)百分比。截止到2016年6月，我國手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.56億，手機(jī)在上網(wǎng)設(shè)備中占據(jù)主導(dǎo)地位。中國網(wǎng)民的人均周上網(wǎng)時(shí)長為26.5小時(shí)。網(wǎng)絡(luò)改變著世界，網(wǎng)絡(luò)改變著生活。

二、網(wǎng)絡(luò)給檔案服務(wù)帶來的變化

檔案事業(yè)存在的物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案信息及其價(jià)值，檔案事業(yè)發(fā)展的原動(dòng)力是檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，即檔案利用服務(wù)。檔案利用服務(wù)由傳統(tǒng)的手工查詢紙質(zhì)檔案到計(jì)算機(jī)檢索目錄、全文數(shù)字化，再到如今檔案收集、整理、保管、利用等檔案事業(yè)活動(dòng)都在網(wǎng)絡(luò)下進(jìn)行，從而帶來了檔案利用方式和檔案生存方式的極大變革。

（一）網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案利用方式發(fā)生變化。1.使用新的利用工具。各級各類檔案事業(yè)單位使用不同的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案服務(wù)。通過單位局域網(wǎng)使用的檔案館（室）的檔案管理系統(tǒng)，可以檢索檔案目錄及檔案全文，如江蘇工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院使用的是上海中信信息有限公司的光典檔案信息管理系統(tǒng)。通過地方政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行電子文件的上傳下達(dá)，如南通市政務(wù)平臺。通過公共互聯(lián)網(wǎng)建立的各類檔案網(wǎng)站（檔案web2.0），如南通市檔案局網(wǎng)站，是檔案信息傳播平臺，也是檔案利用服務(wù)平臺。通過有線電視在線檔案服務(wù)形式，如太倉民生服務(wù)戶戶通。通過無線網(wǎng)進(jìn)行的檔案微信公眾號、檔案APP，以及通過物聯(lián)網(wǎng)使用的RFID檔案智能管理，這些都是近幾來隨著信息技術(shù)的進(jìn)步而發(fā)展的新型的檔案服務(wù)手段。2.產(chǎn)生新的用戶群體。從《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》中得知，中國網(wǎng)民以年齡層次調(diào)查統(tǒng)計(jì)，20-29歲占30%，30-39歲占24%，40-49占13.4%；以學(xué)歷層次調(diào)查統(tǒng)計(jì)，初中生占37%，高中及中專生占28.2%，大專生占8.9%，本科及以上占11.5%；以職業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，學(xué)生占25.1%，個(gè)體戶/自由職業(yè)者占21.1%，公司一般職員占10.1%。網(wǎng)絡(luò)用戶遲早會成為檔案利用的主體，檔案界不能忽視網(wǎng)絡(luò)用戶的發(fā)展，這也將是檔案工作者要進(jìn)行研究、分析、引導(dǎo)和發(fā)展的方向。3. 形成新的利用特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)下的檔案查閱利用的方式從原來的親自到檔案館室查看原件、提供復(fù)印件轉(zhuǎn)變成依靠計(jì)算機(jī)、檔案網(wǎng)絡(luò)依據(jù)特定的權(quán)限進(jìn)行電子查閱的利用方式。充分體現(xiàn)了電子信息查閱的快捷、簡便、高速等優(yōu)勢，利用者可以打破時(shí)間、空間上的限制，零距離、全天候的便利，不必親臨檔案館就能達(dá)到利用檔案的目的。檔案服務(wù)還呈現(xiàn)出多元化趨勢，不是僅僅只服務(wù)查閱檔案的需求，還可以主動(dòng)推送檔案信息，進(jìn)行雙向交流和實(shí)時(shí)交流。4.采用新的利用效果評估手段。檔案部門經(jīng)常要統(tǒng)計(jì)檔案利用率和利用事例。查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是通過查閱登記簿來手工統(tǒng)計(jì)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用服務(wù)可以直接在線統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還可以采集更多信息。通過用戶注冊登記表來采集用戶信息；使用網(wǎng)上征詢調(diào)查表了解用戶利用需求；可以通過交互工具（電子郵箱、BBS、即時(shí)通信工具等）采集利用信息；使用工具軟件或其他技術(shù)手段來記錄分析用戶在線訪問情況。這種統(tǒng)計(jì)既快速又準(zhǔn)確，還可分析出你所需要的多種信息。

（二）網(wǎng)絡(luò)下檔案生存方式發(fā)生變化。1.電子檔案大量形成。網(wǎng)絡(luò)化的各種檔案服務(wù)的前提條件是存貯大量的電子文件。電子文件是一種通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸和處理的文件，是數(shù)字化的信息記錄，具有特定的格式。電子文件通過網(wǎng)絡(luò)既可單向傳播，也可多向分散，無論在世界的哪個(gè)地方，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以突破時(shí)間和空間上的障礙得到你所需要的信息。電子文件、電子檔案對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢。2.電子檔案的保管。電子檔案從形成到利用的每個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改和丟失的可能性，加之電子文件的信息與載體相分離，存儲的位置不固定，從而存在較大的安全隱患。電子文件正式文本不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，應(yīng)保存雙份，具有永久和長期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等，同步歸檔保存。服務(wù)器數(shù)據(jù)庫定期備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)也一并保存。

三、 新型的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化形式

（一）檔案網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、專業(yè)網(wǎng)或局域網(wǎng)上建立的，以網(wǎng)頁的方式提供檔案信息、檔案服務(wù)及相關(guān)信息和信息站點(diǎn)，是檔案機(jī)構(gòu)面向網(wǎng)絡(luò)用戶的“信息窗口”和“服務(wù)前臺”。1.檔案網(wǎng)站的定位和類型。既可以是網(wǎng)上檔案信息中心，是網(wǎng)上檔案文化園地，也是網(wǎng)上檔案行政（業(yè)務(wù)）窗口。類型有基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站；基于政務(wù)網(wǎng)的、專業(yè)網(wǎng)和局域網(wǎng)的檔案網(wǎng)站。也可以分為國家檔案局網(wǎng)站、地方檔案局（館）網(wǎng)站、專業(yè)檔案館網(wǎng)站、基層檔案館網(wǎng)站、檔案刊物網(wǎng)站、檔案教育和咨詢網(wǎng)站以及個(gè)人檔案網(wǎng)站。2.檔案網(wǎng)站的服務(wù)形式。向登錄網(wǎng)站的各類用戶提供在線檔案檢索。檢索內(nèi)容包括歷史檔案、政府現(xiàn)行文件和其他文獻(xiàn)資料。與用戶進(jìn)行在線交流互動(dòng)（咨詢、指導(dǎo)、培訓(xùn)），這種交流功能是檔案網(wǎng)站為檔案工作者之間、檔案工作者與用戶之間、用戶與用戶之間的交流互動(dòng)提供了一個(gè)高效平臺。檔案網(wǎng)站還是弘揚(yáng)檔案文化和地方文化，展現(xiàn)專業(yè)特色和地方特色，成為凝聚人氣的文化生活園地。檔案網(wǎng)站既可以成為檔案信息及各類資源的“聚結(jié)地”和“資源池”，也可以成為各類信息網(wǎng)站的中介?；诰钟蚓W(wǎng)或政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站是開展檔案業(yè)務(wù)工作或?qū)嵤n案行政工作的工作平臺。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)的要點(diǎn)。以用戶為主導(dǎo)，深入開展用戶分析，了解用戶類型和不同用戶的需求特點(diǎn)，發(fā)掘潛在用戶。注重與用戶之間的互動(dòng)，將網(wǎng)站建設(shè)成為雙向交流的平臺。及時(shí)更新網(wǎng)站內(nèi)容、版式，滿足用戶需求的變化。以內(nèi)容為王者，全面收集、準(zhǔn)備相關(guān)信息，提供充分的素材。對上網(wǎng)信息進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，確保其內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確。對原始信息進(jìn)行深加工，提高上載信息的質(zhì)量。對網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行分類梳理、系統(tǒng)組織、確保安全。網(wǎng)站設(shè)計(jì)應(yīng)更富“人性化”，最大限度地提供個(gè)性化服務(wù)。

（二）檔案微博。微博是通過關(guān)注機(jī)制分享簡短實(shí)時(shí)信息的廣播式的社交網(wǎng)絡(luò)平臺。比如新浪微博、網(wǎng)易微博，注冊和關(guān)注的用戶比較多。微博具有的特點(diǎn)：字?jǐn)?shù)少，通過WEB、WAP編輯推送的便利；平民與貴族同一水平線，草根在微博上找到了展示自己的舞臺；和瞬時(shí)傳播的即時(shí)性等特點(diǎn)。據(jù)于這些特點(diǎn)，很多檔案部門都開通了檔案微博，成為檔案信息服務(wù)的平臺。如江蘇檔案政務(wù)微博、蘇州市檔案局官方微博。截至2013年6月，中國微博用戶規(guī)模曾達(dá)到3.31億，網(wǎng)民使用率達(dá)到了56%，政務(wù)微博認(rèn)證貼超過24萬個(gè)。僅微博每天發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)的信息就超過2億條。伴隨著微信、易信等即時(shí)通信工具的誕生，微博逐漸開始衰落。截至2014年6月，微博用戶量為2.75億。

（三）檔案微公眾號。微信是騰訊公司于2011推出的一個(gè)為智能終端提供即時(shí)通信服務(wù)的免費(fèi)應(yīng)用程序，支持網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)送免費(fèi)（需消耗少量網(wǎng)絡(luò)流量）語音短信、視頻、圖片和文字。微信已走過7年的發(fā)展歷程，從最初的社交通信工具，成為連接人與人、人與服務(wù)、人與商業(yè)的平臺。從原生階段到開放階段再到生態(tài)階段，即從微信發(fā)布到朋友圈、微信公眾號、微信支付、微信企業(yè)號、微信城市服務(wù)、支持朋友圈廣告（微商），可謂發(fā)展迅速。截至2015年9月，微信用戶達(dá)到6.5億，94%的用戶每天登錄。微信可以通過強(qiáng)大的QQ關(guān)系鏈和手機(jī)通訊錄的同步，形成一個(gè)龐大的生態(tài)交際圈（此外掃描二維碼、搖一搖、漂流瓶、附近的人、雷達(dá)加友）都使得微信能夠強(qiáng)勢擴(kuò)展。朋友圈、點(diǎn)贊顯示它的互動(dòng)性更強(qiáng)、影響力更大。

微信公眾平臺是騰訊在微信基礎(chǔ)上新增的功能模塊，是面向名人、政府、媒體等機(jī)構(gòu)推出的合作推廣業(yè)務(wù)，能實(shí)現(xiàn)和特定群體的圖文、語音的全方位溝通和互動(dòng)。微信與微信公眾平臺的區(qū)別是：微信是手機(jī)客戶端登陸的點(diǎn)對點(diǎn)交流，而公眾平臺突破了這一限制，是信息群發(fā)共享的一對多交流平臺，目前僅支持電腦登陸管理。它最重要的發(fā)布和訂閱方式，是通過二維碼讓用戶掃描訂閱，并通過后臺的用戶分組和地域控制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的消息推送。較早開通檔案微信公眾號的有“中國檔案雜志”“檔案那些事兒”“檔案見證北京”“江蘇檔案”等。通過檔案微信公眾號進(jìn)行檔案宣傳、會議報(bào)道、歷史介紹、檔案文化講座、自主查檔、預(yù)約查檔、檔案征集等，更快速便捷地提供檔案服務(wù)。

檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必然趨勢，它給人類社會帶來便利的同時(shí)，也存在著極大的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)信息作為社會活動(dòng)的重要組成部分，具有高動(dòng)態(tài)性。網(wǎng)站信息隨時(shí)間推移不斷累積，為避免網(wǎng)站服務(wù)器崩潰，一般只保留近幾年的信息，這些網(wǎng)絡(luò)信息是數(shù)字化的、海量化的、大眾化的、碎片化的，這對檔案的有效采集、存儲和利用帶來了嚴(yán)峻考驗(yàn)，是廣大檔案工作者要深入研究的課題。

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