探討如何加強(qiáng)印章管理

羅有聰

（中國人民銀行肇慶市中心支行，廣東 肇慶 526000）

印章是機(jī)關(guān)或單位行政管理中行使職權(quán)落實(shí)的主要憑證，象征機(jī)關(guān)或單位的權(quán)力和職能的標(biāo)志，具有一定的權(quán)威性，這種權(quán)威性來自機(jī)關(guān)或單位及其領(lǐng)導(dǎo)人的法定性。一份文件，一經(jīng)蓋上機(jī)關(guān)或單位和領(lǐng)導(dǎo)人的印章，就表示已經(jīng)受到該機(jī)關(guān)或單位的認(rèn)可并正式生效，就會(huì)產(chǎn)生法律的效力，如沒有蓋印章的行文，很難取信于人，因而不能產(chǎn)生法律效力，所以印章的管理工作應(yīng)該得到高度的重視，因此，加強(qiáng)和規(guī)范印章管理具有重要的意義，在長(zhǎng)期印章管理實(shí)踐工作中，本文從印章的作用、保管與使用及失效印章的管理開展探討。

一、印章的作用

（一）印章在使用過程中具有標(biāo)志的作用

機(jī)關(guān)或單位及個(gè)人的印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志，任何一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的印章，都要標(biāo)明這個(gè)機(jī)關(guān)或單位的法定全稱，代表該機(jī)關(guān)或單位的正式署名，讓人一眼就能看出該機(jī)關(guān)或單位的性質(zhì)、級(jí)別和職權(quán)范圍。用印，是這個(gè)機(jī)關(guān)或單位及個(gè)人的合法性標(biāo)志。

（二）印章在使用過程中具有權(quán)威的作用

印章象征著機(jī)關(guān)或單位和個(gè)人的權(quán)力。由于各級(jí)機(jī)關(guān)或單位都要依法按照一定的審批程序而成立，具有法定的地位，機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)人都要經(jīng)過法定程序產(chǎn)生，擔(dān)任一定的職務(wù)，具有法人代表資格，具有一定的權(quán)威。因此，印章代表該機(jī)關(guān)或單位及領(lǐng)導(dǎo)人的職責(zé)權(quán)力的象征。

（三）印章在使用的過程中具有證明、憑證的作用

所有文件、合同、各種文憑證據(jù)以及各種證明要使人們真正相信它具有效力，就必須加蓋印章，加蓋印章是表明這個(gè)機(jī)關(guān)或單位對(duì)此負(fù)有責(zé)任，也象征著這個(gè)機(jī)關(guān)或單位的合法性、權(quán)威性，人們才會(huì)相信它的效力，不蓋印章，就很難取信于人，因此就不能產(chǎn)生法律效力。

二、印章的保管與使用

（一）保管使用印章是管理的重要環(huán)節(jié)

要確保印章安全有序，就要嚴(yán)格落實(shí)印章保管和使用制度，機(jī)關(guān)或單位的印章都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，合規(guī)使用，印章保管人必須是誠實(shí)可靠、忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、原則性強(qiáng)的員工，印章必須存放在安全的專用保險(xiǎn)柜內(nèi)保管，應(yīng)做到隨用隨取隨鎖。不得委托他人代蓋章，不得擅自將印章攜帶出保管室以外使用，要嚴(yán)格執(zhí)行雙人保管的原則，實(shí)行AB角負(fù)責(zé)制，保管人因故需臨時(shí)委托他人保管和使用印章時(shí)，要嚴(yán)格履行交接登記手續(xù)，防止印章被濫用或盜用，因人事變動(dòng)或其它原因調(diào)離工作崗位，要辦理印章移交手續(xù)，要填寫《印章移交登記表》，注明移交時(shí)間、移交人、接收人、監(jiān)交人和印章（印模）圖樣等信息。平時(shí)要注意保養(yǎng)印章，及時(shí)進(jìn)行清洗，以確保蓋印清晰。中途離開辦公室和下班后要關(guān)好門窗，嚴(yán)防印章遺失、丟失和被盜，因發(fā)生失職、瀆職行為造成嚴(yán)重后果的，要按照規(guī)定追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行用印審批和登記手續(xù)，確保用印安全

使用印章要辦理必要的審批程序，必須有本機(jī)關(guān)或單位的負(fù)責(zé)人或被授權(quán)的其他責(zé)任人簽批方可使用，并按規(guī)定填寫《使用印章審批表》和《用印登記簿》，登記內(nèi)容包括日期、部門、用途、審批人、經(jīng)辦人等。印章保管人要做好用章審批材料的登記和收集工作，并不定期進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，以作為印章使用登記的原始憑證歸檔保存，便于日后查驗(yàn)。蓋印時(shí)應(yīng)在落款日期的中間偏上位置，上不壓正文，下要騎年蓋月，壓住年、月、日中間四至七個(gè)字，且要蓋得端正、清晰、美觀、嚴(yán)防錯(cuò)蓋、漏蓋，嚴(yán)禁在空白證書和各類空白憑證加蓋印章。與其他單位聯(lián)合發(fā)文套印的，必須憑主辦單位出具套印介紹信，憑《聯(lián)合發(fā)文表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批會(huì)簽后，由會(huì)辦科（部）室主管負(fù)責(zé)人和辦公室主任簽批，專人監(jiān)管使用，套印介紹信由印章管理人員登記《外單位主辦聯(lián)合發(fā)文用?。ㄓ∧＃┑怯洸尽?，以備查驗(yàn)。

三、失效印章的管理

由于機(jī)關(guān)或單位的改革，名稱變更，印章的式樣改變或其他原因停止使用，要及時(shí)發(fā)出印章停用通知。這些失效的印章，曾經(jīng)發(fā)揮過特殊的功能作用，若處置不當(dāng)，將會(huì)引發(fā)較嚴(yán)重的后果，甚至造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，所以我們應(yīng)該對(duì)失效的印章進(jìn)行規(guī)范管理。

第一，收繳失效的印章時(shí)，收繳人和上繳人應(yīng)共同驗(yàn)證印章，確認(rèn)無誤后分別在《印章制發(fā)、收繳、銷毀登記簿》登記失效印章的全稱，并在登記簿上留存印模、圖樣等信息，注明移交人、停用日期、變更的文號(hào)、接收人簽名等內(nèi)容。

第二，有保存價(jià)值不能銷毀的失效印章，經(jīng)請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，應(yīng)切角封存保管；或填制失效印章卡片和失效印章一起移交檔案室立卷備查。對(duì)于重要機(jī)關(guān)或單位的、具有保存價(jià)值的失效印章，要分期妥善保存。對(duì)于一般性機(jī)關(guān)或單位的、保存價(jià)值不大或沒有保存價(jià)值的失效印章，經(jīng)請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由本機(jī)關(guān)或單位指定兩名以上人員進(jìn)行監(jiān)督銷毀（用沙輪磨平），同時(shí)在《印章制發(fā)、收繳、銷毀登記簿》記錄銷毀情況。所有銷毀的失效印章都要留下印模保存起來，以備日后備考；屬于領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的名章，應(yīng)該退給本人。

總而言之，加強(qiáng)印章使用和管理工作，進(jìn)一步提高印章管理規(guī)范化水平,印章管理人要加強(qiáng)法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，自覺遵守用印的相關(guān)制度,所以印章的有效性和安全性應(yīng)充分引起高度重視，制定規(guī)范的印章專用管理流程，建立印章專人管理和安全存放制度和印章專用登記、審核審批制度，確保印章管理和使用的規(guī)范化。