關(guān)于檔案管理的若干思考

劉新玲

【摘 要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理面臨著新的發(fā)展形勢(shì)。本文主要是在檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)在檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并且就這些問(wèn)題，提出了一些建議。在檔案管理的發(fā)展新形勢(shì)下，要堅(jiān)持科學(xué)的發(fā)展觀，堅(jiān)持以人為本。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 思考 管理措施

在現(xiàn)代的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，其對(duì)歷史的研究和人才的使用等多方面都有著非常重要的影響。但是檔案管理是一項(xiàng)非常專業(yè)而復(fù)雜的工作，工作人員一定要具備相當(dāng)?shù)哪托暮椭?jǐn)慎的工作態(tài)度，才能保證檔案管理工作有效的進(jìn)行。另外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)的工作人員還需要學(xué)習(xí)信息化的管理技術(shù)。

一、檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏真實(shí)性

在現(xiàn)實(shí)的許多檔案資料中存在很多的失真現(xiàn)象。比如一些人員履歷表中的年齡、工齡、黨齡及學(xué)歷、學(xué)位信息等都容易出現(xiàn)一些造價(jià)的現(xiàn)象。這種失真的履歷中，使得人們?cè)讷@取信息也會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，特別是這些人員的檔案資料要應(yīng)用到參加工作的時(shí)候，會(huì)直接影響到招聘的結(jié)果，嚴(yán)重的影響到了公平競(jìng)爭(zhēng)。也不利于人才得到有效的優(yōu)化配置，管理人員在對(duì)人才進(jìn)行任用時(shí)，主要就是看這些檔案資料，若是這些資料出現(xiàn)了造假，那么就很難做到人盡其用。而且檔案資料出現(xiàn)大量失真情況會(huì)嚴(yán)重的影響到管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，讓人們無(wú)法對(duì)一些工作人員作出準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。

2.檔案管理制度不夠完善

在現(xiàn)代的檔案管理中，相關(guān)的工作人員還處在一個(gè)傳統(tǒng)的管理工作狀態(tài)，對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有做到很好的重視。在他們看來(lái)，檔案管管理只是一種簡(jiǎn)單的記錄工作，并且對(duì)這些記錄進(jìn)行維護(hù)和保管，并不覺(jué)得這項(xiàng)工作有非常大的作用。因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T是這樣的一種心態(tài)，所以相關(guān)的檔案管理制度也不夠完善。在檔案的分類進(jìn)行管理工作時(shí)，容易無(wú)法做到有效的分類，或者在檔案的歸檔和管理中出現(xiàn)懈怠的情況。而且一般的檔案管理都是保密，并非公開(kāi)的。所以在一些重要檔案的管理工作中，工作人員很容易出現(xiàn)“以檔謀私”的想象。

3.檔案管理缺乏創(chuàng)新性

檔案管理缺乏創(chuàng)新性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是檔案資料填寫(xiě)的內(nèi)容相對(duì)陳舊，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。檔案資料的內(nèi)容應(yīng)該可以有效的反映出當(dāng)時(shí)社會(huì)關(guān)系和政治面貌等基本信息。另一方面，檔案管理工作的方法也非常落后，許多工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還是采用紙質(zhì)的檔案管理方法，這種管理方法，工作效率極低，而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，在進(jìn)行查找差錯(cuò)并且對(duì)差錯(cuò)進(jìn)行修正的時(shí)候，也是一項(xiàng)非常繁瑣的工作。

二、加強(qiáng)檔案管理的有效措施

1.加大檔案管理工作的投入

首先，應(yīng)該從思想層面上提升工作人員對(duì)檔案管理的重視。工作人員只有真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能端正自己的工作太對(duì)，認(rèn)真的進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理中的各項(xiàng)資源進(jìn)行有效整合，加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)督和檢查。其次，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)管理工作做到足夠的重視，是提高管理工作效率的重要前提，肯定檔案管理工作在管理工作的關(guān)鍵作用。第三，對(duì)檔案保管條件進(jìn)行不斷的改善，確保相關(guān)的工作人員有一個(gè)良好的工作環(huán)境，相關(guān)部門(mén)要做到硬件和軟件的共同支持，只有這樣才能保證檔案管理工作的順利實(shí)施。

2.加強(qiáng)檔案真實(shí)性的審查

檔案有效性主要是依靠檔案的真實(shí)性才能發(fā)揮出來(lái)的，失真的檔案不僅會(huì)是對(duì)檔案管理造成影響，更是嚴(yán)重影響到了依靠檔案資料的相關(guān)工作。所以在進(jìn)行檔案資料管理時(shí)，要嚴(yán)格的把對(duì)檔案材料的收集渠道進(jìn)行嚴(yán)格的把控，保證檔案資料的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。另外就是在日常檔案管理工作中，加強(qiáng)相關(guān)的審核工作。保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)做到對(duì)材料進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和更新。這不僅需要工作人員有一定的專業(yè)技術(shù)能力，更為重要的是要有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作態(tài)度。

3.加快檔案管理的信息化建設(shè)

在這個(gè)信息技術(shù)快速的發(fā)展時(shí)代，檔案管理工作人員首先要加快檔案管理信息化和數(shù)字化的建設(shè)。信息化和數(shù)字化的檔案管理工作不僅需要工作人員編制相關(guān)的程序和一定的檢索工具，還需要對(duì)檔案管理數(shù)字化，通過(guò)采用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證網(wǎng)絡(luò)化管理的有效實(shí)現(xiàn)。這項(xiàng)工作需要管理人員把之前的一切紙質(zhì)的資料都轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到相關(guān)的管理系統(tǒng)設(shè)備中，從而建立起相關(guān)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。這樣非常方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類、管理和查閱。其次，建立起暢通的網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)。這樣便利于檔案管理人員對(duì)一些信息直接采集和核對(duì)，有效的提高了工作效率。

綜上所述，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在不斷的發(fā)展，通過(guò)對(duì)各種檔案進(jìn)行管理，可以使我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展更加有序，確保對(duì)人員做到有效的優(yōu)化配置。為了可以有效的提高檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，減輕他們工作負(fù)擔(dān)，需要完善檔案管理制度、提高檔案的真實(shí)性，加快檔案管理信息化的建設(shè)，從而促進(jìn)檔案管理工作不斷的向前發(fā)展。

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