論高校數(shù)字化圖書(shū)館建設(shè)中信息系統(tǒng)項(xiàng)目采購(gòu)管理

彭文

【摘 要】本文以某高校實(shí)施的數(shù)字化圖書(shū)館信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目為例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購(gòu)管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性。并分別論述了項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的編制、項(xiàng)目采購(gòu)的時(shí)機(jī)和方式、項(xiàng)目合同編制、招標(biāo)以及項(xiàng)目采購(gòu)的外包管理。在該項(xiàng)目的采購(gòu)管理過(guò)程中，科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目采購(gòu)管理的一般知識(shí)及其指導(dǎo)方法，有效地制定了項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃并保障其順利實(shí)施，降低了項(xiàng)目的成本并順利地完成了項(xiàng)目。

【關(guān)鍵詞】采購(gòu)管理；外包；合同；項(xiàng)目收尾；圖書(shū)館；數(shù)字化

[中圖分類號(hào)]TP3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師》和PMBOK項(xiàng)目管理知識(shí)體系后，為了理論與實(shí)踐相結(jié)合，有幸作為某公司項(xiàng)目經(jīng)理助理身份，參與了某高校數(shù)字化圖書(shū)館項(xiàng)目建設(shè)為例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購(gòu)管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性。并分別論述了項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的編制、項(xiàng)目采購(gòu)合同編制、項(xiàng)目招標(biāo)及供貨商選擇、外包管理，以及項(xiàng)目合同管理和收尾工作。

二、項(xiàng)目背景、采購(gòu)概況

2013年6月，我作為某公司的項(xiàng)目經(jīng)理助理參與某高校數(shù)字圖書(shū)館的項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目投資約500萬(wàn)元，采用招標(biāo)的方式進(jìn)行。我公司為最終中標(biāo)單位，該項(xiàng)目建設(shè)周期為3個(gè)月。該項(xiàng)目涉及到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群、SAN存儲(chǔ)、應(yīng)用軟件二次開(kāi)發(fā)等方面，該項(xiàng)目跨專業(yè)，跨行業(yè)，屬于典型的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目。

項(xiàng)目采購(gòu)管理是從項(xiàng)目外采購(gòu)所需產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程。通過(guò)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)管理和運(yùn)作，運(yùn)用高效合理活動(dòng)，可以達(dá)到降低成本、增加公司利潤(rùn)的作用。本人擔(dān)任職某高校數(shù)字化圖書(shū)館建設(shè)的項(xiàng)目經(jīng)理助理，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目信息系統(tǒng)工程建設(shè)方面的項(xiàng)目管理工作。由于高校數(shù)字化圖書(shū)館建設(shè)涉及的工程內(nèi)容較廣，竣工日期要求非常嚴(yán)格，肯定會(huì)涉及到工程外包，同時(shí)要求設(shè)備采購(gòu)的進(jìn)程必須滿足項(xiàng)目進(jìn)度的要求。在工作過(guò)程中，我靈活運(yùn)用信息系統(tǒng)項(xiàng)目采購(gòu)管理的一般理論和方法，科學(xué)的制定采購(gòu)計(jì)劃，把握了采購(gòu)的時(shí)機(jī)和方式，取得了較好的效果。最終按期完成了項(xiàng)目任務(wù)。

三、采購(gòu)計(jì)劃編制

業(yè)主單位要求我們必須在今年的9月1日之前完成職教園數(shù)字化校園系統(tǒng)工程一期的建設(shè)工作，這是一個(gè)硬性的指標(biāo)，并在合同中做出了明確的約定。合同一簽訂，關(guān)于設(shè)備采購(gòu)的各種問(wèn)題隨之而來(lái)，由于該系統(tǒng)工程的工期是固定的，而且時(shí)間相當(dāng)?shù)木o張；業(yè)主與我們簽訂的付款方式為除合同簽訂后預(yù)付款之外，其他的付款全部是支付相應(yīng)的進(jìn)度款。更為致命的是因?yàn)榻咏甑?，由于公司?cái)力原因，能夠用于支付數(shù)字化圖書(shū)館項(xiàng)目工程項(xiàng)目采購(gòu)的資金不是太充足；大多數(shù)的目標(biāo)合作設(shè)備廠商的付款條件一般是款到付款；系統(tǒng)分包商一般要求必須支付合同預(yù)付款等等?？梢哉f(shuō)，項(xiàng)目采購(gòu)工作如果不能順利的完成的話，勢(shì)必會(huì)造成工程施工進(jìn)度進(jìn)程中的無(wú)米下鍋的窘境，以至于造成整個(gè)工程實(shí)施的失敗。

本人作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理助理要為整個(gè)工程的實(shí)施過(guò)程負(fù)責(zé)，面對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)面臨的種種困難，必須逐一克服?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的制定便是第一要?jiǎng)?wù)?？紤]到上述制約項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的各種因素，制定該項(xiàng)目的項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃必須權(quán)衡諸如采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、工程進(jìn)度、當(dāng)前價(jià)格、市場(chǎng)供求狀況等各種因素。由于，施工進(jìn)度計(jì)劃是必須嚴(yán)格執(zhí)行的，所以發(fā)生在施工進(jìn)度關(guān)鍵路徑上的采購(gòu)工作必須按照時(shí)間嚴(yán)格執(zhí)行，即便是損失采購(gòu)過(guò)程的某些局部利益；沒(méi)有發(fā)生在施工進(jìn)度計(jì)劃關(guān)鍵路徑上的項(xiàng)目采購(gòu)工作，我們計(jì)劃采用各種技巧和策略與設(shè)備供應(yīng)商展開(kāi)洽商，力圖最大限度地降低項(xiàng)目采購(gòu)的成本。這樣項(xiàng)目采購(gòu)便基本滿足了施工進(jìn)度的要求。

四、根據(jù)采購(gòu)合同計(jì)劃編制合同，招標(biāo)，選擇好供應(yīng)商

在招標(biāo)過(guò)程中，我們先在本市的政府采購(gòu)中心網(wǎng)站登記相關(guān)招標(biāo)信息，并舉行最初的供應(yīng)商碰頭會(huì)，以便我們就參與投標(biāo)的各個(gè)供應(yīng)商一個(gè)初步了解，也有利于潛在供應(yīng)商對(duì)我們的項(xiàng)目有一個(gè)清晰，共同的理解。投標(biāo)過(guò)程中，我們先根據(jù)本行業(yè)信息系統(tǒng)的要求，設(shè)置篩選系統(tǒng)——要求競(jìng)標(biāo)企業(yè)必須擁有計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成二級(jí)（或以上）資質(zhì)和國(guó)家涉密計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成乙級(jí)（或以上）資質(zhì)，同時(shí)是否具有數(shù)字化圖書(shū)館系統(tǒng)開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)也作為一個(gè)必備的條件。然后根據(jù)前期研討會(huì)確定的項(xiàng)目技術(shù)參數(shù)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，按照重要程度對(duì)每一個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定一個(gè)權(quán)重，按照供方所得項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)綜合分，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)價(jià)格作為選擇供方的依據(jù)。經(jīng)過(guò)幾輪評(píng)選活動(dòng)后，我們選擇了杭州一家上市公司作為本軟件的開(kāi)發(fā)商。該公司是軟件行業(yè)的上市公司，擁有多個(gè)類型項(xiàng)目的成功案列。

合同方面采用了固定總價(jià)合同，開(kāi)發(fā)時(shí)間為2013年6月～2013年8月末，共3個(gè)月，2013年9月份驗(yàn)收。付款原則是，驗(yàn)收時(shí)付80%，系統(tǒng)運(yùn)行1年后付另外的20%。采購(gòu)的產(chǎn)品每拖后一周，供方要賠償總合同款的2%。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等軟硬件都是標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的產(chǎn)品，我們根據(jù)多家兄弟單位的推薦，選擇了一家信譽(yù)良好且價(jià)格合理的信息系統(tǒng)集成商提供相應(yīng)產(chǎn)品，并通過(guò)合同嚴(yán)格規(guī)定了供貨時(shí)間。

五、項(xiàng)目采購(gòu)的外包管理

還是考慮到施工進(jìn)度的要求和采購(gòu)成本的制約，數(shù)字化圖書(shū)館項(xiàng)目工程的實(shí)施全部由我們公司自行實(shí)施是不合適的。如綜合布線系統(tǒng)和機(jī)房工程中的機(jī)房裝修部分。這樣的工作，需要的大量的普工和各種工具，特別是工具，如果我們自行購(gòu)置，施工完成后的折舊、保養(yǎng)等工作也會(huì)有不少的花費(fèi)。通過(guò)分析，類似這種工作，對(duì)于我們最好的施工方式便是施工外包。通過(guò)外包，我們既轉(zhuǎn)移了部分施工的風(fēng)險(xiǎn)又節(jié)約了部分施工的成本。于是，我們決定將數(shù)字化圖書(shū)館項(xiàng)目工程中的軟件二次開(kāi)發(fā)、綜合布線、和機(jī)房裝修工程的施工全部外包。

有一家我們經(jīng)常合作的施工單位是我們的首選外包單位，但是考慮到數(shù)字化圖書(shū)館項(xiàng)目工程中的上述外包工程系統(tǒng)多、工作量大、工期緊等諸多原因，我們意識(shí)到，把所有外包工程全部包給一家施工單位風(fēng)險(xiǎn)極大，為了化解這樣的一些風(fēng)險(xiǎn)，我們最后還是決定將數(shù)字化圖書(shū)館項(xiàng)目工程中需要外包的施工分別承包給了3個(gè)施工單位。

六、跟蹤項(xiàng)目實(shí)施，進(jìn)行合同管理，完成合同收尾工作

在順利完成招投標(biāo)工作并簽署了合同之后，我們要求開(kāi)發(fā)商按照合同約定制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。并要求開(kāi)發(fā)商嚴(yán)格按照項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行。在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目組每周末、月末提交工作績(jī)效報(bào)告，詳細(xì)準(zhǔn)確地匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r。還有周例會(huì)制度，例會(huì)上項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告和項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度被反應(yīng)在同一甘特圖上以發(fā)現(xiàn)偏差。做好對(duì)項(xiàng)目的分析評(píng)估工作，整理績(jī)效報(bào)告，監(jiān)控項(xiàng)目在成本、進(jìn)度和技術(shù)方面的績(jī)效。

在合同支付方面，按照驗(yàn)收后支付80%，試運(yùn)行一年后支付剩下的20%。合同收尾階段，我們對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行了審計(jì)，效果基本令人滿意。我對(duì)相關(guān)的合同資料都進(jìn)行了匯集整理，并歸檔保存。

我和團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)三個(gè)月的并肩作戰(zhàn)，終于在2013年8月底按期完成了該項(xiàng)目，該項(xiàng)目歷時(shí)3個(gè)多月順利通過(guò)了驗(yàn)收，并獲得了建設(shè)方的好評(píng)。能夠取得這樣的成績(jī)，很大程度上得益于良好得項(xiàng)目采購(gòu)管理工作，合理的制定項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃；策略的把握采購(gòu)的時(shí)機(jī)和方式；合理的管理采購(gòu)?fù)獍际潜Ｕ享?xiàng)目采購(gòu)工作正確實(shí)施的關(guān)鍵因素。

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