探究檔案管理中安全保障的總體策略

劉劍　況婷

摘 要：我國檔案管理工作的信息化發(fā)展讓檔案管理中出現(xiàn)了更多的安全問題，引起了人們的重視及對安全保障策略的研究?；诖?，本文闡述了重視預(yù)防工作、內(nèi)外結(jié)合的安全保障策略、可持續(xù)發(fā)展的安全保障策略、建設(shè)全網(wǎng)安全保障體系、檔案管理設(shè)備的同步管理、健全的檔案管理安全保障制度這些檔案管理中安全保障總體策略的內(nèi)容和意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保障；總體策略

檔案管理的工作隨著社會的發(fā)展逐漸向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變和發(fā)展，檔案管理的理念以及安全保障的策略也發(fā)生了變化。隨著檔案管理模式的改變，很多管理和安全問題也隨之產(chǎn)生。這就使得對檔案管理中的安全保障總體策略進(jìn)行探究成為了重點(diǎn)工作。目前，我國從事檔案管理人員在進(jìn)行實(shí)際工作中有著安全管理意識薄弱的問題。本文針對現(xiàn)階段我國檔案管理中存在的問題，以及安全問題產(chǎn)生的形式及后果，對檔案管理中安全保障的總體策略進(jìn)行探究。

1 重視預(yù)防工作，預(yù)防先于補(bǔ)救

檔案管理工作中，一旦發(fā)生安全問題，會造成十分嚴(yán)重的后果。在這樣的情況下，從事檔案管理的工作人員要重視起安全隱患的預(yù)防工作，在檔案管理工作中沒有出現(xiàn)安全問題時對問題的發(fā)生進(jìn)行預(yù)防。檔案管理的工作人員要樹立起“預(yù)防先于補(bǔ)救”的管理觀念，在工作中做到未雨綢繆。

這樣的檔案安全保障策略可以通過對先進(jìn)技術(shù)的利用來進(jìn)行。檔案管理人員可以通過促進(jìn)以及加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)來提高檔案管理工作的安全系數(shù)。同時，對于檔案管理信息化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，例如電腦病毒的入侵、檔案信息的竊取等進(jìn)行預(yù)防。通過聘請專業(yè)的技術(shù)人員建設(shè)網(wǎng)絡(luò)防火墻，并且安裝定期殺毒軟件和實(shí)時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)入侵的系統(tǒng)，來預(yù)防上述安全問題的產(chǎn)生，提高信息化檔案管理的安全性，降低由于檔案泄露或受損而造成的經(jīng)濟(jì)損失，防止檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰的情況，提升檔案管理信息化系統(tǒng)的整體安全性能。

另外，一旦有檔案信息的安全問題發(fā)生，檔案管理人員要及時上報有關(guān)上級部門并進(jìn)行補(bǔ)救工作的有效展開，遏制損失的增加?？梢酝ㄟ^備份信息的讀取來對檔案信息的受損進(jìn)行補(bǔ)救。

2 內(nèi)外結(jié)合的檔案管理安全保障策略

在實(shí)際的檔案管理工作中，安全問題不僅僅可能來源于外部，還同樣可能來自內(nèi)部，檔案管理人員要明確這一點(diǎn)，在管理工作中進(jìn)行體現(xiàn)。通常情況下，內(nèi)部出現(xiàn)檔案管理安全問題遠(yuǎn)比外部出現(xiàn)的檔案管理安全問題造成的后果更加嚴(yán)重，同樣，安全問題出現(xiàn)的數(shù)量也是由內(nèi)部原因造成的較多[1]。

檔案管理人員要明確檔案信息的重要性，以及檔案信息泄露的嚴(yán)重后果，更加嚴(yán)格的進(jìn)行檔案管理的工作，維護(hù)檔案信息的安全性。例如，相關(guān)部門可以通過加強(qiáng)對檔案管理工作人員的日常工作管理來防止檔案信息管理不到位的情況。檔案管理的工作人員要在工作的每一個舉動里都充分的體現(xiàn)出對檔案管理信息安全的重視，包括離開電腦時進(jìn)行鎖屏、設(shè)置開機(jī)密碼和文件的密碼等等。

另外，規(guī)范化的電腦使用也是防止內(nèi)部及外部問題引起檔案信息安全性降低的有效方式。檔案管理人員要在日常工作中正確、規(guī)范的使用電腦設(shè)備，對于外接存儲設(shè)備，例如U盤、移動硬盤等進(jìn)行管理，保證連接到工作電腦上的設(shè)備都是安全的。同時，在進(jìn)行上網(wǎng)時，也要安裝管理軟件對于對網(wǎng)頁的風(fēng)險進(jìn)行評判，防止電腦病毒的入侵。

3 可持續(xù)發(fā)展的檔案管理安全保障策略

檔案管理的安全保障是需要進(jìn)行不斷的完善的，相關(guān)工作的進(jìn)行是一種持續(xù)的狀態(tài)，并不是在某一狀態(tài)下靜止不動的。隨著社會科技的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，檔案管理工作也要隨之進(jìn)行調(diào)整和提高，要始終保證檔案管理的安全保障技術(shù)是先進(jìn)的、有效的、符合科技發(fā)展的。檔案管理人員要認(rèn)識到檔案信息的安全保障工作具有長期性，是可持續(xù)發(fā)展的。

在實(shí)際的檔案管理工作中，管理人員要及時調(diào)查和了解科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，并對安全保障工作與應(yīng)用的技術(shù)進(jìn)行更新。檔案管理的工作人員要定期對管理工作中的安全隱患進(jìn)行排查和探討，并提出相應(yīng)的改進(jìn)手段。對于社會突發(fā)的網(wǎng)絡(luò)安全問題，要進(jìn)行及時的了解和相關(guān)討論會議的召開，提出相應(yīng)安全問題在檔案管理工作中的解決辦法，讓檔案管理的安全性得到推升，并降低由于檔案信息的缺失和泄露造成的經(jīng)濟(jì)損失。

同時，檔案管理的工作人員還要重視對于已經(jīng)出現(xiàn)的安全問題進(jìn)行反思。在解決相應(yīng)的安全問題后，要進(jìn)行工作事故的討論會議召開，對于相關(guān)問題出現(xiàn)的原因以及后續(xù)工作中預(yù)防的方式進(jìn)行討論，避免同樣的安全問題第二次發(fā)生。

4 全網(wǎng)安全保障體系的建設(shè)

檔案管理的工作人員要樹立起全網(wǎng)安全運(yùn)行的意識，以此促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的高效性。具體來說，就是相關(guān)工作人員要重視對網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中各個階段的管理，是網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行得到統(tǒng)一的發(fā)展。在工作中，對于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行加強(qiáng)，同時也不放松對于細(xì)節(jié)的管理。在檔案管理信息化不斷發(fā)展的現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中某一端口出現(xiàn)問題都有可能使整個網(wǎng)絡(luò)都陷入癱瘓狀態(tài)，不利于檔案信息的安全管理?；谶@種情況，相關(guān)管理人員要對網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用中的每一個軟件及硬件都進(jìn)行日常維護(hù)的工作，對于漏洞進(jìn)行及時的修復(fù)。尤其是對于檔案管理系統(tǒng)的加密管理工作，要進(jìn)行重點(diǎn)的監(jiān)測和落實(shí)。

5 檔案管理設(shè)備的同步管理及聯(lián)動安全服務(wù)

在進(jìn)行檔案管理的工作中，若想實(shí)現(xiàn)整體的安全保障，就要使保護(hù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全的設(shè)備以及建立起的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，都與安全管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相吻合，這些安全管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括國家制定的《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及不同企業(yè)部門制定的《檔案管理工作規(guī)范》，同時，還包括一些管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度等等。這樣的檔案管理設(shè)備的同步管理能夠讓檔案管理的安全程度得到提升，避免造成制度先進(jìn)但是設(shè)備落后的情況，使檔案管理的安全保障制度能夠得到徹底的落實(shí)。

同時，要建立起網(wǎng)絡(luò)、管理系統(tǒng)、檔案管理部門或機(jī)構(gòu)、相關(guān)管理人員共同工作的檔案管理安全運(yùn)行保障體系，完成一體化的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動的安全服務(wù)和管理[2]。

6 健全的檔案管理安全保障制度

安全管理意識薄弱是現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員在展開實(shí)際工作時存在的問題，換句話說，相關(guān)工作人員并沒有意識到檔案管理中出現(xiàn)安全問題后果的嚴(yán)重性。針對這種問題，可以通過建立健全檔案管理安全保障制度來進(jìn)行。利用制度對檔案管理工作人員的工作狀態(tài)和認(rèn)真程度進(jìn)行約束和管理，能夠使相關(guān)工作人員在工作中更加負(fù)責(zé)，也能夠逐漸認(rèn)識到檔案管理中安全保障工作的重要性，由被動的工作轉(zhuǎn)化為主動進(jìn)行檔案信息的安全管理，提高檔案管理安全保障策略的落實(shí)程度，推動檔案管理安全保障制度更加完善，促進(jìn)相應(yīng)的管理技術(shù)發(fā)展和提升。

7 結(jié)語

綜上所述，檔案管理的安全保障有著重要的意義。通過重視預(yù)防工作，樹立起“預(yù)防先于補(bǔ)救”的意識，以及使用內(nèi)外結(jié)合的安全保障策略、可持續(xù)發(fā)展的安全保障策略，并建設(shè)起全網(wǎng)安全保障體系、檔案管理設(shè)備的同步管理、健全的檔案管理安全保障制度，提升了管理人員對工作的重視程度，全方位的控制了安全問題的發(fā)生，提升了檔案管理工作的安全性，有效推動了我國檔案管理技術(shù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]徐海生.淺談檔案管理中安全保障的總體策略[J].黑龍江史志，2015（09）：109.

[2]王洪娟.談檔案管理中安全保障的總體策略[J].赤子（上中旬），2014（23）：258.