關(guān)于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新及思考

蘇小清

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作越來越強(qiáng)調(diào)信息化、科學(xué)化、高效化、規(guī)范化，在此背景下，如何推動(dòng)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作方式方法，是目前企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)該思考的問題。因此，筆者從企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作思路入手，緊緊圍繞檔案管理中的問題，思考企業(yè)檔案管理的新途徑，以期不斷提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新；思考

眾所周知，檔案管理在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用。在企業(yè)管理中，檔案是企業(yè)進(jìn)行人事、商品策劃、生產(chǎn)、銷售等一系列活動(dòng)的重要信息依據(jù)，是企業(yè)生命周期真實(shí)的記錄[1]。企業(yè)檔案管理工作水平反映一個(gè)企業(yè)的整體工作水平，為企業(yè)管理提供強(qiáng)大的支撐，企業(yè)檔案管理水平的高低直接影響著企業(yè)的工作效率。目前，我國的企業(yè)檔案管理中存在很多問題，需要檔案管理工作人員反思存在的問題，不斷創(chuàng)新工作思路，提升檔案管理工作質(zhì)效。

1 企業(yè)檔案管理中存在的問題

隨著我國企業(yè)檔案管理工作的日益深化，企業(yè)檔案管理水平有了很大的提高[2]。但是，不可忽視的是，我國的企業(yè)檔案管理工作中還存在許多問題，亟待解決。首先，企業(yè)檔案管理工作信息化水平不高。目前，我國的多數(shù)企業(yè)都沒有建立數(shù)字化的檔案庫，很多中小企業(yè)的檔案管理工作，不管是人事檔案還是工作檔案，還停留在以前的紙質(zhì)化模式，未能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案庫，提升企業(yè)工作效率的效用。其次，企業(yè)檔案管理人員工作水平不高。很多企業(yè)，在進(jìn)行人員招聘中，都不會(huì)招收專業(yè)的檔案管理人員，開展檔案管理工作，很多企業(yè)的檔案管理人員都存在“半路出家”、“兼職”的現(xiàn)象，工作人員工作水平不高，直接影響了企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)效。最后，檔案管理工作得不到企業(yè)管理人員的重視。目前，很多企業(yè)的管理層都不重視檔案管理工作，在工作中，他們更重視業(yè)績(jī)和效率。領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，嚴(yán)重制約了企業(yè)的檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，一些企業(yè)的檔案管理人員即使有了創(chuàng)新的工作方式方法，由于得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，不能在實(shí)際工作中進(jìn)行推行，就更不用提檔案管理工作的質(zhì)效了。

2 企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 建立信息化、數(shù)字化的企業(yè)檔案庫

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公已經(jīng)成為很多企業(yè)的工作模式，這要求檔案管理工作也要逐步推進(jìn)信息化、數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。因此，要想創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作方式，就必須對(duì)檔案管理工作實(shí)施信息化、數(shù)字化的建設(shè)，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

首先，企業(yè)應(yīng)該建立電子信息檔案庫。將企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)工作都錄入到信息庫中，通過有效的歸類整理，提升檔案管理的信息化、科學(xué)化水平，將各部門、各辦公室的有關(guān)檔案，集中到一個(gè)信息庫中，進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)，進(jìn)而提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)效；

其次，實(shí)施企業(yè)檔案管理一站式建設(shè)。一站式建設(shè)是信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理的又一創(chuàng)新。在一站式建設(shè)中，企業(yè)全體工作人員，都能通過一個(gè)網(wǎng)上平臺(tái)進(jìn)行內(nèi)部檔案查詢、借閱。這有效的節(jié)省了企業(yè)工作人員的時(shí)間，提升了工作效率，同時(shí)，又提高了檔案的利用率，可謂是一舉多得。企業(yè)結(jié)合自身工作實(shí)際，加快建設(shè)檔案管理工作一站式網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推行一站式服務(wù)工作；

最后，引入云計(jì)算。云計(jì)算是信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。引入云計(jì)算，能夠降低檔案信息化管理的成本，使檔案管理工作的資金一再下降；利用云計(jì)算，能夠提升企業(yè)檔案電子信息庫的安全性；利用云計(jì)算，能夠提升檔案管理人員的工作效率和工作水平。因此，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力和發(fā)展需求，將云計(jì)算引入到企業(yè)檔案管理工作中。

2.2 提升工作人員專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，直接影響著檔案管理的工作水平，基于此，一個(gè)企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作方式，就必須要提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)，以高水平、專業(yè)化的人員推進(jìn)創(chuàng)新工作的開展。

首先，企業(yè)可以針對(duì)現(xiàn)階段的工作人員，進(jìn)行專業(yè)的信息化、數(shù)字化培訓(xùn)，利用信息化、數(shù)字化的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理模式，提升他們的工作水平；

其次，企業(yè)可以引進(jìn)專業(yè)素質(zhì)水平更高的人員，投入到檔案管理創(chuàng)新建設(shè)工作中。很多企業(yè)的檔案管理人員工作水平低，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量低，這是企業(yè)應(yīng)該正視的問題，面對(duì)這個(gè)問題，短期內(nèi)能提升工作水平的方式，就是引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，用更專業(yè)的技術(shù)人才彌補(bǔ)現(xiàn)有工作中的不足，進(jìn)而提升工作水平和質(zhì)量。

最后，企業(yè)可以設(shè)立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。針對(duì)工作優(yōu)秀的檔案管理工作人員，給與適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，多考慮他們的升職加薪問題；針對(duì)工作拖沓、敷衍的工作人員，進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P。通過有效的獎(jiǎng)懲工作機(jī)制，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，提升他們的工作熱情，進(jìn)而提升企業(yè)檔案管理工作的工作質(zhì)效。

2.3 提升檔案意識(shí)

企業(yè)的檔案意識(shí)直接影響到檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)和檔案的利用率，是企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視的問題。在信息化時(shí)代背景下，提升檔案意識(shí)，主要涉及到以下兩個(gè)方面：

首先，提升管理層的檔案意識(shí)。做好檔案管理工作，離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作了，檔案管理工作在企業(yè)各部門就容易推進(jìn)。在實(shí)際工作中，很多企業(yè)的管理層都不重視檔案管理工作，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，這種膚淺的思想嚴(yán)重影響了檔案管理工作的推進(jìn)，針對(duì)這種現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)部要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層，多開展檔案管理工作的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，讓管理層認(rèn)識(shí)到檔案管理的效用和魅力。

其次，提升全體工作人員的檔案意識(shí)。檔案的利用率就落實(shí)在全體工作人員身上，針對(duì)全體工作人員，可以通過專門培訓(xùn)的方式，提升他們的檔案意識(shí)；也可以通過內(nèi)部交流會(huì)的方式，通過有效的交流互動(dòng)，幫助他們認(rèn)識(shí)到檔案的作用；還可以通過建立企業(yè)檔案辦公室文化的方式，將檔案的好處，通過辦公室宣傳標(biāo)語的形式表現(xiàn)出來，讓員工生活在檔案意識(shí)的環(huán)境中，員工的檔案意識(shí)潛移默化就能得到提升。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，離不開對(duì)現(xiàn)有問題的思考與探索，在信息化的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作通過建立信息化、數(shù)字化的企業(yè)檔案，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，提升檔案意識(shí)的方式，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，讓企業(yè)檔案管理工作從技術(shù)、人才和觀念層面得到提升，在這些方面上下足功夫、鼓足勁兒，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新水平的提升與提高。

參考文獻(xiàn)

[1]楊荷，關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考[J]，科技與創(chuàng)新，2016.07：59.

[2]廖建蘭，企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J]，辦公室業(yè)務(wù) ，2016.03：61.