新形勢下人事檔案管理探討

曾旭輝

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，人才需求日趨增加，同時對人事檔案管理工作提出了更加卓越的要求。因此，在社會主義發(fā)展的新形勢下，作為人事檔案管理工作人員切實做到與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文筆者對新形勢下如何做好人事檔案管理工作展開了有關(guān)的探討，以期給同行們的相關(guān)研究提供一些價值性參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；管理意識

自從我國改革開放至今，國內(nèi)人事檔案管理工作通過多年的改探索革，收獲了不可多得的寶貴經(jīng)驗，其發(fā)展效果顯而易見。但隨著我國社會發(fā)展的不斷昌明，傳統(tǒng)滯后的企業(yè)人事檔案管理體制已難以適應(yīng)當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。所以，根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的需求來實施人事檔案管理工作的革新已迫不及待。

1 人事檔案管理工作存在的主要問題

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)體制的不斷革新，人才類型呈現(xiàn)出多樣變化，檔案管理方面也出現(xiàn)了各種各樣的類型，同時對人事檔案的管理也越來越重視。然而在人事檔案的管理方面仍然存在一些主要問題：

1.1 思想意識上淡薄

現(xiàn)在大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位或企業(yè)都會重視怎樣提高其經(jīng)濟(jì)效益的項目做為最終的目的，他們總是將業(yè)績看得過于重要，對工作效率與結(jié)果耿耿于懷。而在他們的心目中人事檔案管理工作只是一個可有可無或枯燥無味的文職工作，總是覺得花心思在人事檔案的管理上是浪費時間，最終導(dǎo)致的結(jié)果就是人事檔案資料丟失、遺漏與損壞。若是碰到上級部門進(jìn)行檢查時，管理工作人員就會心慌意亂，茫然一片。

1.2 管理觀念傳統(tǒng)滯后

對于目前的人事檔案管理工作而言，仍然有一些事業(yè)單位或企業(yè)在使用傳統(tǒng)的管理方式。比如采用傳統(tǒng)的手動操作方法，造成檔案材料儲存過于凌亂，無疑增加工作人員查找資料的難度；盡管有些事業(yè)單位或企業(yè)應(yīng)用了先進(jìn)的計算機(jī)信息化管理，但是也只是作為一些簡單的目錄管理，在工作上還是未能有效地提升效率與質(zhì)量。而傳統(tǒng)的人事檔案只能體現(xiàn)出職工們的家庭狀況與社會關(guān)系，并沒有充分體現(xiàn)出個人能力、技能特長、工作經(jīng)驗等情況，進(jìn)而造成大部人的信息內(nèi)容相似雷同，千篇一律，難以從中挖掘出具有價值的人才信息，毫無疑義給人力資源部門的人才選拔帶來諸多的不便。

1.3 檔案管理工作人員流動性大

當(dāng)前檔案管理工作人員流動性大是一大問題，主要是作為單位或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者未能重視人事管理隊伍的建設(shè)，而大部分單位或企業(yè)通常就是需要檔案管理人員之時便擺出重視姿態(tài)，不用之時卻有所忽視，不懂得關(guān)心檔案管理人員，沒有給予他們真正的支持與肯定，因此大部分工作人員的積極性難以發(fā)揮出來，將檔案管理工作看成毫無緊要之事，致使檔案管理變成了材料保管，最終造成檔案管理人員流動性過大。

1.4 檔案管理缺乏科學(xué)化與信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的日益昌盛，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到很好的應(yīng)用，但是還有部分先進(jìn)的技術(shù)手段難以充分發(fā)揮出來，比如在人事檔案管理中計算機(jī)技術(shù)仍然未能得到廣泛運用，有的單位或企業(yè)將個人信息、檔案目錄等還是習(xí)慣采用手工進(jìn)行操作，基本沒有實施無紙化閱檔，如此一來不但增加檔案保管的難度，而且又降低檔案管理人員的工作效率。

2 新形勢下人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

2.1 不斷提高管理意識

首當(dāng)其沖需要徹底改變領(lǐng)導(dǎo)人員“輕檔案，重業(yè)務(wù)”的不良思想，要領(lǐng)導(dǎo)者正確認(rèn)識到人事檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作同等重要。作為領(lǐng)導(dǎo)人員若是對檔案管理工作不理不睬，總是過于注重單位或企業(yè)的業(yè)績，長此以往就無法正常開展人事檔案管理工作，進(jìn)而更加難以實現(xiàn)管理的目的。因此，作為單位或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員必須從管理意識上改變檔案沒有受到重視的觀念，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作放在與其他工作同等重要的位置處理，不斷增加資金的投入力度，改進(jìn)檔案辦公室的硬件設(shè)施，唯獨如此方可不余遺力地促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 保證檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)性

如今社會已經(jīng)逐步邁入計算機(jī)信息化時代，在工作過程中必然有大量信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，同時對人事檔案的管理提出了適應(yīng)時代發(fā)展的新要求。作為檔案管理工作人員，一定要盡職盡責(zé)，任勞任怨，對人事檔案相關(guān)的人事資料認(rèn)真地收集與整理，使檔案的可信度得到有效保證。在整理檔案資料的過程當(dāng)中，若是遇到不符合要求的檔案資料要認(rèn)真更正或退回，如果手續(xù)缺乏全面的人事檔案想方設(shè)法將資料補齊，從而能夠有效確保檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.3 不斷提高檔案管理水平

人事檔案資料管理的優(yōu)與劣可以反映出企業(yè)單位內(nèi)部人員管理的真實寫照，同時也是企業(yè)單位賴以發(fā)展的重要保證，因此一定要提高檔案管理工作人員對工作的要求。其一，強化培養(yǎng)檔案管理工作人員對工作的認(rèn)知度，使他們對人事檔案管理的重要性得到充分的認(rèn)識；其二，不斷加強檔案管理的建設(shè)，為了能夠確保防盜防火、防潮防塵，需要配備專業(yè)的檔案管理專柜為上策。在思想方面對人事檔案管理工作要引起足夠的重視，定期對管理人員進(jìn)行管理方面的知識培訓(xùn)，使他們的自身專業(yè)素質(zhì)得到有效提高，積極與其他企業(yè)單位進(jìn)行互動，不斷促進(jìn)檔案管理上的交流，借鑒與探索人事檔案管理技術(shù)，從而使企業(yè)單位的人事檔案管理工作水準(zhǔn)得到有效提升。

2.4 加強信息化建設(shè)

當(dāng)今社會已步入信息化時代，在人事檔案管理工作中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已得到越來越企業(yè)單位的青睞與使用。因此，加強信息化建設(shè)變得至關(guān)重要，這樣不但可以提升檔案資料的輸入率，以及實現(xiàn)調(diào)取或閱讀的快捷性，使人事檔案管理工作更加便利，有效減少存儲空間，有利于防止由于紙質(zhì)檔案而發(fā)生損壞或丟失情況，使檔案保存的安全性得到充分保障。經(jīng)由創(chuàng)建信息化的人事檔案，可以讓人事檔案管理體系得以完善，既可實現(xiàn)人事檔案管理的信息化與數(shù)據(jù)化，使人事檔案的利用率得到了提高，又可以永久有效地保護(hù)好檔案資源沒有被丟失或出現(xiàn)破損，這樣更加方便地保存了傳閱性，從而能夠?qū)崿F(xiàn)了人事檔案信息的穿越與共享的便捷。

3 結(jié)束語

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各大企業(yè)的發(fā)展也蒸蒸日上，無疑使企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作的壓力日益加大。所以，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者或人事檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理工作的重要性引起足夠的重視，恪守職責(zé)，積極地開展人事檔案的整理、歸納與保存等工作，使人事檔案有序的保存與共享得以實現(xiàn)，從而能夠有效提高人事檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。當(dāng)今社會是人才競爭的社會，因此企業(yè)需要重視人才信息的管理，只有提高人事檔案的管理水平，與時俱進(jìn)采取創(chuàng)新的管理模式，方可強化企業(yè)內(nèi)部的人才資源儲備，最終為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更加可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

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