新時期社保檔案管理中的不足點及改進措施分析

王艷芝

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展進步，當今社會已經進入信息時代，在這樣的時代背景下，社保檔案管理工作也進入新的階段。社保檔案管理作為保障我國人力資源能夠正常運行的工作，其功能性受到社會各界的重視。然而，在目前我國社保檔案管理工作中還存在著不足，需要實施改進措施，提高社保檔案管理工作的質量。在本文中，筆者將結合自身在人社局中檔案管理工作經驗，對新時期社保檔案管理工作中的不足提出改進措施，希望能夠為此項工作提供有價值的參考。

關鍵詞：新時期社保檔案管理；管理不足；改進措施

社會保障是為我國人民提供基礎生活保障，促使國家穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎，是讓我國達到“國泰民安”狀態(tài)的前提條件。隨著我國經濟水平呈上漲趨勢，人們的物質水平富足的同時，對社保的關注程度越來越高。對于我國社保檔案管理來說，將會面臨更大的挑戰(zhàn)。在新時期的發(fā)展下，想要社會穩(wěn)定發(fā)展，必須要確保社保業(yè)務的有效性，因此，社會保障局需要制定科學合理的檔案管理制度并且做到不斷完善、認真施行是非常有必要的[1]。

1 社保檔案管理的意義

對于社會保障工作來說，社保檔案管理是保障投保人權益、實現社保信息共享、將社保檔案信息利用率提高必要環(huán)節(jié)。在我國檔案資源系統(tǒng)中，社保檔案是非常重要的組成部分。而社保檔案管理工作的效率，不僅可以凸顯工作人員的工作態(tài)度，同時也可以顯現出管理層人員的管理水平，因此，積極發(fā)展社會保險檔案工作是新時期的必然要求。對此，作為社保檔案管理的工作人員，首先應該提高自己的思想認識，在日常工作中，對其管理應當嚴格按照規(guī)章制度操作，加強工作人員的工作能力，使其認識到社保工作的重要性，讓我國社保檔案管理工作能夠規(guī)范進行[2]。

2 新時期檔案管理的必然性

2.1 加強社保改革工作的深化程度。社會保障工作需要順應時代的發(fā)展做出相應改變，對于社保檔案工作來說，完成的信息記錄是基本要求，丟失原始資料會讓社保工作停滯不前，無法繼續(xù)進行，因此，想要保障社保工作有效開展并順利進行，首先要建立完善的管理體系，加強對檔案的管理工作。在過去的很長一段時間內，檔案是以紙張為載體，有非常大的局限性。隨著科學進步的不斷發(fā)展，為社保工作帶來新的形式，對此，完善檔案信息是必要前提。

2.2 更有利于社保業(yè)務的開展。檔案中通常會記錄著大量的信息，一旦出現丟失現象，無法辦理社保業(yè)務，然而，由于社保工作本身具有繁雜性，不僅形式復雜，同時具有大量的信息。此外，隨著各單位人事變動，各被保人的投保單位也會隨之變動，這些在檔案信息中都有著詳細的記載，人才從原有單位流動到新的用人單位，其檔案資料會發(fā)生部分變化，而社保的繳納是在雙方共同協(xié)商下完成的，對檔案進行有效管理，是為了防止因各單位人事變動導致基金繳納混亂的情況，也是為了能夠讓社保工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。就社保本身來說，已經擁有非常完善的制度，加強檔案管理能夠讓社保業(yè)務更好的開展[3]。

2.3 對提升工作人員的專業(yè)素質和專業(yè)技能非常有利。嚴格加強對檔案的管理，需要管理層認真落實管理制度，檔案管理人員認真執(zhí)行，在為需求者提供服務時可以做到規(guī)范、高效。管理人員需要定期對檔案內的資料進行檢查并在其中發(fā)現檔案管理工作中存在的問題，有針對性的制定出改善方案。如果放置不理，只會讓檔案管理不嚴格的情況愈發(fā)嚴重，影響社會服務性，需求者的問題無法得到有效解決。因此，加強對檔案管理，改善其中不足點，讓社保工作的開展得到有力保障。

3 新時期下社保檔案管理中存在的不足

3.1 檔案管理重視程度不足。如今人們對于社保的重視程度越來越高，經調查結果顯示，我國投保人的數量每年都有增長，使得社保檔案數量越來越多。但是，檔案管理人員并沒有對此加以重視，沒有充分認識到檔案管理的重要性，就當前的社保檔案管理制度來說，略顯落后，在一些較為偏遠的地區(qū)，由于管理者本身的思想認識不足，再加上經濟條件較差，甚至出現沒有引進先進的設施、缺乏專業(yè)人員、資金投入不足的現象，嚴重制約社保工作的發(fā)展。

3.2 對社保檔案的管理水平不足。信息時代下，計算機和網絡已經廣泛應用于各個行業(yè)。然而，在我國只有少部分社保檔案管理機構實現檔案信息化，建立電子檔案。就整個社保管理體系來說，由于相關工作人員缺乏相關的技術，對此項工作產生嚴重制約，多數檔案還是以紙張為載體，電子檔案數量非常少，其功能無法得到充分發(fā)揮[4]。這就造成檔案管理工作雖然投入大量人力、物力、資金，但是卻沒有得到應有的效果，工作效率低且成本較高，降低檔案管理工作的整體質量。另外，由于大多數檔案管理人員年紀較大，很多處于退休邊緣，缺乏創(chuàng)新意識，對社保檔案管理工作模式較為傳統(tǒng)，是造成社保檔案形式落后的最主要原因。

3.3 缺乏完善的社保檔案管理制度。雖然我國近幾年出臺很多關于社保檔案管理的相關制度，但是其中對材料的收集、整理等相關內容并沒有做出嚴格規(guī)定，總之，目前我國還沒有具備統(tǒng)一性、規(guī)范性的社保檔案管理制度，造成對于社保檔案的管理存在地方性，制度的不健全造成檔案歸納不及時、不合理，分類不明確，不能形成良好的工作秩序，影響整個社保機制的運行[5]。

4 新時期社保答案管理工作的改進措施分析

4.1 加強對社保工作的認識程度。構建完善的社保檔案管理制度，需要從提高根本思想認識開始。為了能夠解決因資金短缺、庫房緊張的問題，首先應當加強對工作人員數量、資金投入，保障物資、人資豐富，才能夠建設標準化的社保檔案管理機制。與此同時，社保機構的管理人員、工作人員需要提高自己的思想認識，要明白新時期的社會檔案管理具有著重要意義，在實際行動中做到深切落實，做到讓社保檔案管理工作能夠與時俱進。為了保證檔案的完整性，防止受到外界因素的破壞或丟失，需要人為構造安全的檔案存儲環(huán)境，比如：在檔案室中配備除濕防塵設備，在檔案室中禁止吸煙，防止發(fā)生火災，進入檔案室的人員必須由檔案管理人員陪同，并簽字，進入之后需要禁止飲食、飲水，防止出現人為破壞現象等等。

4.2 社保檔案管理必須規(guī)范化。為了能夠制定出符合實際情況的、具有統(tǒng)一性的檔案管理制度，檔案管理機構需要對各地的情況進行深入了解分析，制度科學合理的社保檔案管理制度，在制度中需要將檔案管理工作人員的責任、庫房管理規(guī)章制度、檔案室設備、社保檔案的內容涉及范圍、建立電子檔案等明確列出，并制定出相應的制度。對于推動社保檔案管理規(guī)范化建設，是非常有效的方式[6]。

4.3 建立電子信息檔案實現檔案信息共享性。傳統(tǒng)的紙質社保檔案存在一定局限性，比如：在同一段時間內，只能提供給一個人使用。在新時代的要求下，需要檔案資源社會化，提高其共享性，更好的服務給有需求的人。社保機構需要積極建設信息化檔案，建立電子信息檔案，在保證數據庫豐富性、準確性的同時做好分類，添加檢索條目，需求者通過在條目中輸入自己需要的檔案信息，檢索出具體檔案。另外，電子檔案雖然方便快捷，開展各個部門的管理工作、日常工作更為順利，但是也存在著一定的風險，比如：數據丟失、損壞等等，因此，完善病案信息管理的安全系統(tǒng)是非常重要的。對此，工作人員需要對電子檔案進行備份，一旦出現因意外情況造成信息丟失、損壞的現象，可以及時有效的恢復，較少損失。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員作為檔案管理工作的具體實施者，其自身的專業(yè)素養(yǎng)直接影響檔案管理工作質量。新時期對檔案管理工作人員提出新的要求，為了能夠提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以從幾個方面入手：首先，定期對檔案管理人員進行培訓，讓其從思想認識上提高，學習先進的管理經驗，提高自身的管理水平；其次，加強對管理人員的技術培養(yǎng)，讓全體社保檔案管理人員能夠掌握熟練的計算機技術，對此，各社保機構可以為管理人員提供對外交流學習的機會，通過借鑒、學習其他人員的管理經驗，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。最后，各社保機構可以請一些管理專家，對其進行指導，以座談會的形式，展開討論交流活動，提出日常工作中遇到的問題，讓專家?guī)椭治鼋鉀Q，打造順應時代發(fā)展、促進新時期社保檔案管理工作的管理團隊[7]。

5 結束語

為了保障我國人民的個體利益，社會保障機構需要積極制定出完善的檔案管理制度并嚴格執(zhí)行，而檔案管理人員需要提高自身的思想認識，不斷增強自身的管理素養(yǎng)，重視檔案管理工作，并做到能夠確保此項工作的順利開展進行，為促進我國社會穩(wěn)定發(fā)展盡自己最大努力。

參考文獻

[1]張偉.新時期社會保障局檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務，2015（17）：54-54.

[2]魯艷麗.論新形勢下社保業(yè)務檔案工作規(guī)范化建設[J].辦公室業(yè)務，2017（5）：103.

[3]胡金亮， 饒惠.新時期社保檔案管理中的不足點及改進措施[J].中國高新技術企業(yè)（中旬刊），2016（8）：191-191，192.

[4]張藝菲.新時期優(yōu)化社保檔案管理工作的路徑分析[J].赤子，2017（14）：136.

[5]王淑敏.如何做好新形勢下社會保險檔案的管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2016（6）：29-29，30.

[6]張華為.新時期加強社保檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2016（2）：49-50.

[7]孫元勛.優(yōu)化社保檔案管理的新思路、新方法[J].辦公室業(yè)務，2016（9）：127-127.