信息時(shí)代的新聞檔案管理探討

徐瑩

摘 要：對(duì)于電子檔案來說，就是利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，來處理和保存相關(guān)社會(huì)實(shí)踐過程中具有一定保存價(jià)值的材料。相比于紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有其自身的獨(dú)特特點(diǎn)，這無疑也會(huì)帶給檔案管理工作不小的挑戰(zhàn)。當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展非常之快，呈現(xiàn)出大量信息共享的特點(diǎn)，在檔案信息公開的背景下，電子檔案安全管理問題成為各方關(guān)注的焦點(diǎn)問題，應(yīng)該引起足夠的重視。鑒于此，本文是對(duì)信息時(shí)代的新聞檔案管理工作進(jìn)行研究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；電子檔案；安全管理；管理策略

在現(xiàn)代信息技術(shù)當(dāng)中，光纖傳輸及微縮復(fù)制存儲(chǔ)技術(shù)具有高效、快捷、精確的信息傳輸及存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，其對(duì)于當(dāng)前時(shí)期檔案管理工作產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。但與此同時(shí)我們也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，任何事物必然有其兩面性的特點(diǎn)，現(xiàn)代科技亦是如此，其一方面能夠?yàn)闄n案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇，但另一方面也會(huì)使得傳統(tǒng)檔案管理工作遭受巨大的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)。因此就展開相關(guān)的研究工作便具有極其重要的作用與價(jià)值，應(yīng)當(dāng)引起人們的重視與思考。

1 信息時(shí)代電子檔案的安全隱患

1.1 電子檔案的信息安全隱患

由于電子檔案不受時(shí)間、空間的限制，并不具備傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的物理特性，很難擺脫計(jì)算機(jī)的依附性。所以說，脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子檔案則不現(xiàn)實(shí)，主要表現(xiàn)在物理性實(shí)體狀態(tài)的缺失方面，所以，電子檔案則具有更為嚴(yán)峻的信息安全管理方面的問題。比如，互聯(lián)網(wǎng)中的黑客入侵、病毒攻擊，這些都給電子檔案的傳輸、獲取、共享帶來了很大的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，電子檔案還存在容易被篡改的問題，使得信息完整性、真實(shí)性受到挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)所具備的共享特點(diǎn)也不利于實(shí)現(xiàn)電子檔案的保密性要求，當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)癱瘓或者故障的情況下，則面臨著很大的危機(jī)。

1.2 電子檔案的載體安全隱患

分析信息時(shí)代電子檔案管理，其正朝著實(shí)體控制向智能控制的發(fā)展趨勢(shì)，增加了電子檔案管理中的載體安全性問題。計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)則是電子檔案出現(xiàn)的基礎(chǔ)，只有保證依存環(huán)境下的智能載體安全，才可能實(shí)現(xiàn)電子檔案的可利用性。同時(shí)，部分電子檔案管理的環(huán)節(jié)還存在一定的安全隱患問題，比如，相關(guān)的辦公環(huán)境、計(jì)算機(jī)機(jī)房、檔案信息庫房等場(chǎng)所，沒有按照國家電子檔案管理的要求進(jìn)行配置，缺乏相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)，具有不完善的防火防水設(shè)備，特別是沒有配置電磁信息輻射泄漏防護(hù)設(shè)備、抗電磁干擾保護(hù)設(shè)備等，這些都會(huì)造成電子檔案安全性受到很大影響。另外，部分管理人員并不了解電子檔案光盤材質(zhì)性能，不能為其提供良好的保存環(huán)境，產(chǎn)生氧化反應(yīng)則會(huì)影響其使用壽命。

1.3 電子檔案的制度安全隱患

電子檔案的社會(huì)化服務(wù)具有比較廣泛的內(nèi)容，具體包括，檔案外借制度，檔案信息瀏覽制度以及檔案復(fù)制制度等方面。當(dāng)前，針對(duì)電子檔案管理的對(duì)外服務(wù)方面還存在很多不完善的內(nèi)容，服務(wù)制度還有待于進(jìn)一步完善，比如，電子檔案的使用權(quán)限、電子檔案借閱權(quán)限，相應(yīng)的內(nèi)容加密處理、嚴(yán)禁拷貝措施等方面，存在較為模糊的管理分類問題。同時(shí)，內(nèi)部管理人員的檔案應(yīng)用權(quán)限也存在一定的問題，沒有全面的控制和監(jiān)督體系結(jié)構(gòu)，主要表現(xiàn)為：一是，內(nèi)部人員非法外傳電子文檔的問責(zé)落實(shí)不到位。二是，在進(jìn)行調(diào)用電子檔案的過程中，無法有效實(shí)施有效的監(jiān)督管理。

2 應(yīng)對(duì)檔案管理工作主要問題的策略

2.1 大力開展信息化建設(shè)

基于目前的信息時(shí)代大背景之下，檔案信息化管理的終極目標(biāo)便是為了促使檔案資源能夠得以最大化的共同分享，以使其價(jià)值得以最大程度的得以利用。為了達(dá)成這一目標(biāo)，就要持續(xù)增強(qiáng)對(duì)檔案資源的信息化建設(shè)工作。首先，需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的自動(dòng)化處置，進(jìn)而對(duì)檔案、文件等信息能夠采取一體化的管理，這樣不但有助于保障對(duì)檔案信息的高效獲取，并且也可對(duì)于不同載體的檔案信息進(jìn)行更加多元化的存儲(chǔ)，同時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)將其進(jìn)行合并，并由此產(chǎn)生出文字、聲音、圖像等共同構(gòu)成的新型檔案資源，由此便可極大的豐富檔案信息資源的表現(xiàn)形式；其次，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸、無障礙交流，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的高效共享。

2.2 建設(shè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫

在信息時(shí)代的大背景之下，檔案信息的基礎(chǔ)形式通常以數(shù)字為主，這也就是人們通常所說的數(shù)據(jù)信息，而借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠促使檔案信息的快速傳遞成為現(xiàn)實(shí)。并基于此所產(chǎn)生出的數(shù)字檔案必須要利用某種形式來進(jìn)行存儲(chǔ)，基于此數(shù)據(jù)庫也便應(yīng)運(yùn)而生。因而檔案管理部門應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起一個(gè)具有較高質(zhì)量水平的數(shù)據(jù)庫來保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成后，應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好相應(yīng)的后期運(yùn)營及維護(hù)工作，并借此來保障整體數(shù)據(jù)信息的安全與完整。

2.3 健全檔案信息安全保障體系

在檔案管理工作所包含的各類信息資源，隊(duì)伍政治、經(jīng)濟(jì)、文化等建設(shè)工作均發(fā)揮著至關(guān)重要的作用與價(jià)值。在當(dāng)前的信息時(shí)代，檔案信息化建設(shè)速度日益加快，相應(yīng)的安全問題也愈發(fā)突出，為了更加有效的保障檔案信息的安全性，便應(yīng)建立健全相關(guān)的檔案信息安全保障體系。此體系則主要涵括有以下兩部分：第一，檔案信息的存儲(chǔ)安全；第二，檔案信息的應(yīng)用安全。在信息技術(shù)的快速發(fā)展的同時(shí)也使得信息的競爭愈發(fā)激烈，這在某種程度上也對(duì)信息安全敲響了警鐘。對(duì)此可采取身份認(rèn)證、密鑰管理等安全手段來加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全性。

3 結(jié)束語

結(jié)合快速發(fā)展的信息技術(shù)背景，電子檔案管理工作中，應(yīng)符合電子檔案自身的特點(diǎn)，一方面，應(yīng)充分利用好計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，重視系統(tǒng)的硬件化建設(shè)，還應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，做好系統(tǒng)的軟件建設(shè)，進(jìn)一步完善電子文件及電子資料管理制度，提升管理人員的綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步做好各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和溝通工作。

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