淺談我國事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

周紅梅

【摘要】財(cái)務(wù)檔案管理是事業(yè)單位一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最終集合，是檔案管理的核心制度。財(cái)務(wù)檔案為事業(yè)單位的客觀經(jīng)濟(jì)活動(dòng)做精準(zhǔn)記錄，一方面是對信息的準(zhǔn)確記錄，另一方面是對監(jiān)督和檢查財(cái)務(wù)工作起到了很好的作用。只有財(cái)務(wù)檔案保存完整，國家的長期經(jīng)濟(jì)利益才能得以保全，所以保存好財(cái)務(wù)檔案對于發(fā)展我國經(jīng)濟(jì)具有重大意義。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案；管理現(xiàn)狀；問題；措施

1 當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

1.1 部分管理者對于財(cái)務(wù)檔案管理不夠重視

目前，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理工作可有可無，沒有認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性。由于管理者的重視程度不夠，針對檔案管理的資金與設(shè)備投入都十分有限，財(cái)務(wù)檔案管理人力物力配備不科學(xué)，這也是導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作效果不佳的重要因素之一。其次，部分管理者重視自己在任時(shí)的檔案管理，對于以往的財(cái)務(wù)檔案不夠重視，還有的限制于權(quán)利關(guān)系，對于以往檔案管理存在的問題進(jìn)行隱瞞，這是導(dǎo)致檔案管理秩序混亂的重要原因。目前，部分事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理無序，很多財(cái)務(wù)檔案查閱和提取十分困難，這些因素都制約了財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的提升。

1.2 管理意識淡薄，專業(yè)技能人才缺乏

因?yàn)槭聵I(yè)單位的編制問題，部分事業(yè)單位沒有設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理部門，財(cái)務(wù)檔案管理工作一般由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督，還有部門相關(guān)治療在辦公室管理范疇。事業(yè)單位也沒有配備專門的管理人員進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理，由于員工本身工作量較大，再加上檔案管理工作繁雜，使很多員工工作量激增，影響其工作態(tài)度，工作效率更是難以得到提升。其次，即使部分事業(yè)單位按照相關(guān)要求配備了專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員，但是很多都是上了年紀(jì)的老員工，事業(yè)單位這種現(xiàn)象尤其明顯，這些老員工工作精力有限，難以掌握先進(jìn)的檔案管理設(shè)備的使用，對高科技相對比較抵觸，難免影響財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展。

1.3 財(cái)務(wù)檔案收集不夠完整、齊全

部分事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案隸屬于財(cái)務(wù)部門，沒有單獨(dú)建立部門，財(cái)務(wù)檔案在收集時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料不詳實(shí)，檔案遺漏等現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門的資料和原始憑證數(shù)量較多，分類較雜，例如記賬憑證、賬本、支款單、繳款單等等，還有各類臺賬與表冊，這些資料的容量較大，財(cái)務(wù)部門的工作人員在平時(shí)工作中沒有對檔案資料進(jìn)行合理的分類和歸檔處理，導(dǎo)致在大批歸檔時(shí)資料不齊全，而且財(cái)務(wù)檔案一旦出現(xiàn)遺漏將不利于后期的審查工作。

2 解決財(cái)務(wù)檔案在事業(yè)單位出現(xiàn)問題的應(yīng)對策略

2.1 加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)清財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，了解財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展對事業(yè)單位起到的巨大作用，熟悉財(cái)務(wù)記錄管理政策法規(guī)，提高財(cái)務(wù)人員的檔案意識，為檔案管理工作創(chuàng)造出一個(gè)良好的環(huán)境。要明確落實(shí)責(zé)任，制定綜合性的財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)，認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理宣傳的重要性，即財(cái)務(wù)人員也要加強(qiáng)自身管理，有效管理財(cái)務(wù)檔案，認(rèn)真細(xì)致地識別和審核檔案工作。各部門要建立監(jiān)督小組，進(jìn)行相互監(jiān)督。同時(shí)也要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、查閱、保管和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、散失和泄密。另外，財(cái)務(wù)檔案管理工作人員一定明確自己的崗位職責(zé)。

2.2 提高財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展。為了適應(yīng)信息化的發(fā)展，就需要對財(cái)務(wù)檔案的管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，全面提升財(cái)務(wù)管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)文化水平，轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念。首先，在形式上為財(cái)務(wù)管理工作人員提供一個(gè)發(fā)展自我的機(jī)會(huì)，并對那些表現(xiàn)良好的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能更好地促進(jìn)工作人員的積極性，與此同時(shí)，開展學(xué)術(shù)交流，進(jìn)行交流與分享。通過舉辦專家講座，豐富自己的理論知識。其次在內(nèi)容上，對財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)專業(yè)知識進(jìn)行培訓(xùn)，發(fā)揮工作人員潛在的能力，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。進(jìn)而提升整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率。

2.3 做好財(cái)務(wù)檔案的分類，加大投入建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

由于財(cái)務(wù)資料十分龐雜，所以財(cái)務(wù)檔案的管理科目較多，如各類憑證與賬本、臺賬等，檔案管理工作開展起來較為復(fù)雜，想要提高檔案管理的工作效率，首先要做好檔案的分類處理，建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案管理體系和模式。其次，事業(yè)單位要加大投入，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括建立檔案室，保證檔案室處于單位的核心管理位置，檔案室要封閉性好，寬敞明亮，利于檔案保存。另外，單位要加大投入購置檔案管理專業(yè)設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等，利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，要按照實(shí)踐順序或重要性的順序進(jìn)行分類，按照職能、性質(zhì)、收支類別等進(jìn)行具體分類，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率。

2.4 建設(shè)高效的財(cái)務(wù)檔案管理信息化平臺

想要提升財(cái)務(wù)檔案管理的效率，就要從建立信息化平臺入手，事業(yè)單位要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)，搭建檔案管理的信息化平臺，提升檔案管理與查閱的效率，信息化管理平臺可以設(shè)置查閱程序，建立檔案搜索索引，便于財(cái)務(wù)檔案資料的查找和翻閱。還有很多檔案可以存儲為電子檔案，方便異地傳輸與共享，很多檔案資料可以存儲在介質(zhì)中，如U盤、硬盤等，攜帶十分方便，可以大大節(jié)省人力、物力，提高檔案管理工作的效率。信息化系統(tǒng)可以通過對遠(yuǎn)程檢索和公共使用目錄加強(qiáng)檔案的利用性。

3 結(jié)論

總之，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作是不容忽視的重點(diǎn)和難點(diǎn)工作之一，事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度，從人員上、管理模式上、信息化平臺建設(shè)、檔案管理安全性等方面，提高財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的順利開展，為事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門的重要決策提供科學(xué)的依據(jù)，為促進(jìn)事業(yè)單位管理秩序的建立打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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