檔案信息資源開發(fā)的影響因素及對策初探

谷廣民

摘要：各類檔案中往往存在大量的有價值信息，對這些信息進行開發(fā)有利于發(fā)揮其價值，推動相關(guān)工作的進行。基于此，本文以檔案信息資源開發(fā)的影響因素作為出發(fā)點，簡述檔案質(zhì)量、數(shù)量、開發(fā)手段的影響，再以此為基礎(chǔ)，重點給出應對各類影響因素的策略以及各項策略的具體內(nèi)容，旨在通過分析明晰當期情況，完善對應理論，進一步指導后續(xù)工作的具體開展。

關(guān)鍵詞：檔案信息 資源開發(fā) 檔案質(zhì)量 開發(fā)手段

檔案式管理是我國管理的一大特色，人事檔案、工程檔案、財務檔案等一方面規(guī)范、簡化了各類管理活動，另一方面也有效提升了管理工作的效率，在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，可以進一步提升檔案的作用。就檔案信息資源開發(fā)而言，現(xiàn)有的開發(fā)活動受到檔案質(zhì)量、檔案數(shù)量等方面的影響，工作存在一定的變動性，分析其具體影響以及應對策略，對于后續(xù)工作有一定的積極作用。

一、檔案信息資源開發(fā)的影響因素

（一）檔案的質(zhì)量

各類檔案中往往存在大量信息，這些信息的價值高低不同，影響了檔案的質(zhì)量以及后續(xù)的開發(fā)工作。如某工程檔案中記載了工程概況、合作雙方信息、施工過程、預算情況、工期狀況、驗收成果等等一系列內(nèi)容，其中“合作雙方信息”占了較大篇幅，達到檔案總量的30%，但實際上這一部分信息數(shù)據(jù)的價值并不大，為其他工程提供的借鑒價值有限，該檔案即屬于“低質(zhì)量檔案”，對資源開發(fā)工作帶來不利影響。

（二）檔案的數(shù)量

當前時代被稱為“信息時代”、“大數(shù)據(jù)時代”，數(shù)據(jù)信息是企業(yè)、組織乃至個人規(guī)劃活動、擬訂經(jīng)營計劃的主要參考之一，足夠的信息和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)則是相關(guān)工作的主要支持，就檔案信息資源開發(fā)而言，基本要求是數(shù)量較多的檔案。在我國各地、各行業(yè)中，相當一部分檔案存在可開放性，比如一些市政工程檔案、財務規(guī)劃檔案等，將其進行必要公開，有利于進一步開發(fā)檔案信息資源，使其價值得到更充分的利用。

（三）開發(fā)的手段

開發(fā)手段會直接影響檔案信息資源開發(fā)的成效，由于各類檔案本身存在一定的不同，不能以完全相同的方式進行資源開發(fā)，但又需以相對固定的框架將開發(fā)工作納入統(tǒng)一標準下。比如人事檔案和工程檔案，人事檔案的開發(fā)重點可能是某一階段人才類別、占比，工程檔案的開發(fā)重點可能是相同工程資金、材料消耗，采取統(tǒng)一參數(shù)進行批量篩選是不可行的，這要求以行之有效的方式對整體工作進行規(guī)劃，并通過合適的手段進行具體工作。

二、應對檔案信息資源開發(fā)影響因素的策略

（一）提升檔案的管理水平

檔案管理的水平直接影響檔案質(zhì)量，并進一步影響檔案的開發(fā)使用，后續(xù)工作中，要求提升其管理水平，更有效的支持檔案信息資源開發(fā)。具體方式包括兩個，一是建立專門的檔案管理機構(gòu)，二是規(guī)范管理的各個步驟。目前各企業(yè)事業(yè)單位對檔案管理均較為重視，可以在此基礎(chǔ)上進一步對管理進行優(yōu)化，成立獨立的檔案管理辦公室，在辦公室內(nèi)部對所有檔案進行歸類，以檔案內(nèi)容為標準，進行總體分類，總體分類下，再以年份為標準進行細化分類，以便于調(diào)取查看。規(guī)劃管理各個步驟是指對檔案進行優(yōu)化，去除缺少實際價值的內(nèi)容，使檔案不斷精簡，并將其作為一種制度模式化推廣，該方式有利于后續(xù)檔案信息的高效應用。

（二）豐富開發(fā)手段

現(xiàn)有開發(fā)手段主要包括同類分析法、差異比對法等，能夠有效利用檔案信息，后續(xù)工作中還可以進一步優(yōu)化開發(fā)的手段，使檔案信息資源得到更充分的利用。具體來說，可行的方式包括兩個，一是大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)，二是虛擬建模技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以保證在短時間內(nèi)有效收集大量檔案，如水利工程施工檔案，當?shù)毓こ?、國?nèi)工程、國外工程等信息只要在互聯(lián)網(wǎng)中處于公開狀態(tài)都可以快速得到收集。應用云計算技術(shù)可以保證對大量數(shù)據(jù)進行快速處理，以往需要幾天、幾個月時間進行的計算工作，在云計算模式下，只需幾小時甚至幾分鐘即可完成，海量的檔案信息得到整理，這為規(guī)范應用提供了基礎(chǔ)。

虛擬建模技術(shù)是針對實際應用需求建立篩選和分析的模型，是檔案信息資源開發(fā)工作的重要環(huán)節(jié)。如研究方準備分析人事檔案，提煉的核心數(shù)據(jù)為人員專業(yè)、薪資水平變化情況，構(gòu)建分析模型時就應設立對應關(guān)鍵詞，使檔案的核心內(nèi)容得到快速篩選，該方式有利于提升工作效率。

（三）提升部分檔案的公開性

數(shù)目越多的檔案越有利于集中進行資源開發(fā)、總體利用，這要求在后續(xù)工作中將一些關(guān)乎公眾利益的、不具備機密性的檔案進行公開，比如市政工作的各類檔案，這些檔案包含道路建設、社會公益等諸多內(nèi)容，對這些檔案中的信息進行開發(fā)，有助于了解各類工程的情況，指導后續(xù)工作。如收集2000—2005年、2006—2010年、2011—2015年三個階段某類市政工程的開支，與2016、2017兩年該種工程開支進行比對，了解各類支出的占比情況，并針對其中可優(yōu)化的部分進行分析，尋找優(yōu)化方式，提升后續(xù)工作的成效。其他類型檔案信息資源開發(fā)同樣遵循這一原則，在較高公開性的支持下有序開展。

（四）提升信息共享水平

與檔案公開性相對應，信息共享水平的提升有助于研究人員獲取更多數(shù)據(jù)，進一步提升總體工作的成效。此前的檔案信息以“孤島”形式廣泛存在，難以形成聯(lián)動，很多分析工作也都是單獨進行的。在信息時代背景下，“孤島”問題漸漸消失，檔案信息資源開發(fā)工作也應在可能的情況下盡量實現(xiàn)溝通交流，可以由當?shù)貜氖聰?shù)據(jù)研究的主要機構(gòu)組織，形成“電子信息資源開發(fā)協(xié)會”，統(tǒng)一進行工作，提升檔案信息資源開發(fā)總體效果。

三、結(jié)語

通過分析檔案信息資源開發(fā)的影響因素及對策，了解了相關(guān)基本內(nèi)容。對檔案信息資源進行開發(fā)有利于提升其應用價值，相關(guān)工作主要的影響因素包括三個方面，即檔案的質(zhì)量、檔案的數(shù)量、開發(fā)的手段，為求應對相關(guān)影響，保證工作成效，可以提升檔案的管理水平、提升部分檔案的公開性、豐富開發(fā)手段、提升信息共享水平。后續(xù)工作中，應用上述理論有利于檔案信息資源開發(fā)工作的具體進行。

參考文獻：

[1]張雪花.檔案信息資源開發(fā)的影響因素及對策分析[J].湖北成人教育學院學報，2017，（01）.

[2]金斯特.檔案信息資源網(wǎng)上開發(fā)影響因素及安全防范探析[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2014，（09）.

（作者單位：鄄城縣人力資源和社會保障局）