關(guān)于如何降低企業(yè)檔案管理成本的思考

王巍

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的作用。近年來(lái)，筆者公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。近些年以來(lái)，隨著企業(yè)改革的不斷深化以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，國(guó)內(nèi)的諸多企業(yè)均紛紛轉(zhuǎn)化為根據(jù)市場(chǎng)需求， 切實(shí)實(shí)施自我約束、自我發(fā)展以及自主經(jīng)營(yíng)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型企業(yè)。隨著企業(yè)發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，其檔案管理工作也開(kāi)始面臨一系列新的挑戰(zhàn)和要求，并且對(duì)企業(yè)的管理及發(fā)展有著突出影響，所以，在市場(chǎng)條件下降低檔案管理成本，對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益及質(zhì)量的提高有著極大推動(dòng)作用，同時(shí)也是企業(yè)做強(qiáng)做大不可或缺的信息支撐。

一、降低企業(yè)檔案管理成本的有效途徑

企業(yè)檔案管理成本的降低是至關(guān)重要的，并且是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要全方位、多角度地改進(jìn)及加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，也就是在組織領(lǐng)導(dǎo)上將強(qiáng)化措施和管理力度加大，以便于形成與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)相適應(yīng)的保障體系。

1.找準(zhǔn)定位。在全新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要想將檔案管理成本降低， 要想提高檔案管理水平，那么其首要任務(wù)就是將定位找準(zhǔn)。應(yīng)當(dāng)明確的是，企業(yè)檔案管理是為社會(huì)服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)、為廣大職工服務(wù)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是服務(wù)于企業(yè)中心工作。只要主動(dòng)地在中心工作中融入檔案工作，切實(shí)地圍繞中心開(kāi)展各項(xiàng)工作，才可以真正確保有所作為。

2.建立健全企業(yè)檔案制度體系。構(gòu)建良性運(yùn)行機(jī)制及加強(qiáng)制度建設(shè)，是促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平、降低企業(yè)檔案管理成本的重要保證及關(guān)鍵所在。應(yīng)當(dāng)從微觀運(yùn)行與宏觀立法方面，建立健全企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度和法律法規(guī)，盡快形成降低檔案管理成本、推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新的政策導(dǎo)向、制度約束。

就一個(gè)企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)切實(shí)地將檔案工作納入到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，納入考核干部實(shí)績(jī)內(nèi)容中。應(yīng)當(dāng)重視將企業(yè)檔案工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為檔案管理創(chuàng)造有利條件。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的使命感和責(zé)任感，從收集檔案、整理檔案、管理檔案到應(yīng)用檔案，均應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的成本管理制度及其它有關(guān)制度建立起來(lái)，促使整個(gè)企業(yè)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部機(jī)制的改革深化，借助于責(zé)任追究、業(yè)務(wù)考核、職稱評(píng)定及表彰獎(jiǎng)勵(lì)等有關(guān)措施，增強(qiáng)內(nèi)部工作活力，激發(fā)內(nèi)部工作潛力，從而將企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)造性、積極性和主動(dòng)性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。

建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長(zhǎng)達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作造成很大困難。實(shí)踐中的教訓(xùn)和隨著《檔案法》的實(shí)施，使全廠各級(jí)人員對(duì)檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識(shí)。1987年，廠里將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長(zhǎng)任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。1991年檔案升級(jí)活動(dòng)停止后，廠領(lǐng)導(dǎo)明確指出“檔案升級(jí)停止了，但檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開(kāi)展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。廠領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實(shí)到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過(guò)問(wèn)并切實(shí)幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問(wèn)題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理體系。多次體制改革中，在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡(jiǎn)的情況下，仍然堅(jiān)持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實(shí)了檔案人員，同時(shí)還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。每年列有檔案資料專項(xiàng)費(fèi)用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來(lái)，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲殺菌機(jī)等專用設(shè)備。公司先后撥?？钣糜跈n案庫(kù)房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達(dá)450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)、掃描儀及檔案專用軟件、自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開(kāi)發(fā)利用提供了良好的條件。

制度建設(shè)是帶有根本性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性的工作。近年來(lái)，著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入公司各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。建立健全各種規(guī)章制度，建立一整套的長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理工作，樹立全局一盤棋思想。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，努力抓好檔案的開(kāi)發(fā)、利用，提高檔案的利用率。

二、建立高效的企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

筆者公司新近投資購(gòu)置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無(wú)縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過(guò)光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過(guò)凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，筆者公司圖形信息系統(tǒng)已上線運(yùn)行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案的電子文件。

三、提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

近年來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，而要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中立于不敗之地，那么就需要提高質(zhì)量及信譽(yù)，其實(shí)質(zhì)就是加強(qiáng)管理。眾所周知，檔案管理工作的主體是人，檔案人員綜合素質(zhì)的高低優(yōu)劣對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有著直接的影響。檔案管理人員的能力水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)檔案管理的優(yōu)劣以及檔案成本的控制有著決定性作用，是當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下將企業(yè)綜合管理水平提高的迫切需要。一方面，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而將檔案管理工作真正地做好；另一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在空余時(shí)間自主地學(xué)習(xí)檔案管理和成本控制知識(shí)，及時(shí)地調(diào)整和更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并且將知識(shí)面擴(kuò)大。

檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)，包括政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)等。良好的政治素質(zhì)是做好檔案工作的保證。檔案事業(yè)不僅是黨和國(guó)家的一項(xiàng)極其重要的科學(xué)文化事業(yè)，也是完成現(xiàn)階段任務(wù)中一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作。檔案職業(yè)道德素質(zhì)，是檔案管理人員在履行自己的職責(zé)時(shí)應(yīng)當(dāng)自覺(jué)遵守的若干道德準(zhǔn)則。檔案人員必須熱愛(ài)自己的工作，時(shí)刻保持高度的工作積極性。檔案人員要拋棄名利觀念，勤勤懇懇，默默無(wú)聞，自我獻(xiàn)身，甘當(dāng)鋪路石，做到“長(zhǎng)作綠葉扶紅花，愿為蠟燭明他人”。檔案專業(yè)素質(zhì)，包括履行專業(yè)職責(zé)的能力、智力、學(xué)歷和資歷等等，它是完成檔案專業(yè)工作任務(wù)的保證。檔案專業(yè)人員的能力結(jié)構(gòu)是多方面的，包括決策能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、實(shí)施能力等，要求檔案人員既要有扎實(shí)的檔案工作理論基礎(chǔ)，又要對(duì)管理的檔案了然于胸，好似指揮千軍萬(wàn)馬，能隨時(shí)根據(jù)需要調(diào)兵譴將，使自己成為一專多能的復(fù)合型檔案人才；智力方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)及相關(guān)學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)，因?yàn)闄n案工作必須與社會(huì)接軌，只有在服務(wù)社會(huì)、管理社會(huì)中才能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值；學(xué)歷方面，是專業(yè)人員受教育的程度；資歷方面，是檔案專業(yè)人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和成熟程度。檔案人員的科學(xué)文化素質(zhì)，是檔案人員掌握科學(xué)文化知識(shí)的程度。作為電力行業(yè)的檔案工作者，除了熟練掌握檔案專業(yè)的基本知識(shí)外，還應(yīng)不斷地深入生產(chǎn)實(shí)際，掌握有關(guān)電力生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)。這樣才能做到工作起來(lái)得心應(yīng)手，更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)服務(wù)。

總而言之，在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要想實(shí)現(xiàn)降低企業(yè)檔案管理成本，要想獲得長(zhǎng)足且有序的發(fā)展，那么就應(yīng)當(dāng)立足于自身管理及發(fā)展的實(shí)際，深入地挖掘檔案信息資源管理優(yōu)勢(shì)，切實(shí)地找出檔案管理工作中的缺陷不足，并且盡快地將現(xiàn)代化的成本管理及控制理念應(yīng)用到檔案管理工作中。

（作者單位：神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室）