當前高校教學檔案管理存在的問題及對策

馬媛媛

內(nèi)容摘要：現(xiàn)階段，我國對高等教育的重視程度以及改革不斷加深，這也需要我國各個高校進行積極地配合。其中，高校教學檔案作為教學研究以及教學經(jīng)驗建設等的一個非常關(guān)鍵的平臺，在各個高校的發(fā)展中起著十分重要的作用。但是，從我國高校整體的教學檔案管理工作情況來看，其中仍然存在著一些問題，從而嚴重影響了教學檔案在高校發(fā)展中應該發(fā)揮的作用。本文以高校教學檔案作為研究對象，并通過對現(xiàn)階段我國高校教學檔案管理中暴露出的一些問題進行詳細的分析，在分析的基礎(chǔ)上，提出加強教學檔案管理工作的相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：教學檔案管理 高校發(fā)展 對策

從高校教學檔案的定義來看，它是在高等學校進行招生、教學、科研以及管理等工作的時候，直接對學生、學校以及社會存在一定價值的所有文字、圖像等進行記錄的一種資料文件。它可以被看作是對學校中所有教學活動的一種詳細記錄，也是在進行教學研究、教學改革以及課程建設等工作時的一種非常有效的平臺。對高校教學檔案的管理水平進行提升，不僅對高校的教學質(zhì)量的提升有著積極的影響，還對教學方法的改進以及教學研究質(zhì)量的提高有著非常重大的促進作用。

一.目前高校教學檔案管理工作存在的問題

（一）教學檔案管理制度不完善

從很多高校來看，它們即使存在著相關(guān)的教學管理制度，并進行了設置，但是不僅不具備系統(tǒng)性的特征，而且非常重要的可操作性也達不到要求。同時在其進行時，也缺乏有效的規(guī)范過程，并且在對教學檔案進行歸檔的時候，對它的時間以及材料形成的對象等都不能做到有效的明確。同時，在對教學檔案進行借閱以及使用的時候，對其的約束也完全沒有做到，這就造成了當教學檔案被借走之后，相關(guān)的使用者對其保管不能妥善進行，從而導致常常出現(xiàn)不按時歸還的情況，還有一些更為嚴重的就是，相關(guān)的資料常常丟失。除此之外，在高校教學檔案管理中，還沒有對完善的檔案標準化體系進行有效的建立，并且檔案規(guī)范化管理機制也沒有得到相應的設置。而從一些資料來看，它們不但被歸為教學檔案一類，又被歸于人事檔案一類，這就造成了在對這些檔案記性管理時，常常出現(xiàn)多頭管理和職責混淆的情況。

（二）教學檔案原始材料完整性、可靠性欠缺

從高校的情況能夠看出，其在關(guān)于檔案進行收集以及保存的時候，沒有按照規(guī)范化的進行，這就使一些教學原始材料長時間的分散在教師的手中，導致對其的收集整理往往被延誤，這也使歸檔的效果大打折扣。還存在這么一部分師生，他們要把自己的資料留在自己手中，但是他們卻沒有辦法進行有效的保存，這就十分容易導致教學材料丟失，最終造成教學檔案材料不完整除此之外，從部分教學檔案材料中可以看出，它們中有著非常明顯的錯誤，這就造成前后出現(xiàn)明顯的差異，有的還會出現(xiàn)前后矛盾的情況，從而導致了在材料形成的時候，常常發(fā)生教學檔案缺少一部分資料的情況，從而使其不能有效地對實際情況進行體現(xiàn)。

（三）教學檔案材料整理不規(guī)范

從教學檔案進行收集時候的情況而言，檔案整理并沒有以《高等學校檔案實體分類》的相關(guān)規(guī)定作為操作的依據(jù)，對材料屬于什么歸檔的范圍也不能有效的進行明確。在現(xiàn)實進行操作的時候，通常把紅頭資料的收集當作關(guān)鍵，但是卻沒有把教師日常積累的教學資料作為重點；同時，從對教學文稿實行收集的情況來看，常常存在不規(guī)范的情況。在通常情況下，檔案材料的保管被非常的關(guān)注，但是卻對材料的有效使用等方面卻完全沒有進行重視。

（四）教學檔案重管輕用，利用性差

以現(xiàn)階段教學檔案管理的工作情況而言，有些工作進行的非常簡單，從而使對檔案資源價值的挖掘沒有得到足夠的重視。從每一個系部之間的教學檔案管理情況來看，通常都是各自為戰(zhàn)，沒有互相之間的交流與溝通，這就導致缺乏彼此借鑒的過程。這樣會導致數(shù)量非常多的檔案資料沒有人利用。

（五）缺乏檔案管理專業(yè)人員

從現(xiàn)階段一些高校的情況來看，有專業(yè)教育以及良好掌握檔案管理知識的管理人員非常缺少，從當前的教學檔案管理人員的情況來看，有一些是從其他崗位調(diào)配來從事檔案管理工作的，抑或是從其他崗位臨時調(diào)配進行兼職管理的。同時，大部分的檔案管理人員缺乏全面的合格的相關(guān)知識體系，而且科班出身的檔案管理人員也基本沒有。管理知識體系，這就使他們在工作的時候，常常出現(xiàn)被動應付的情況，而且沒有相應的創(chuàng)新思維，從而給教學檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成了非常大的不利影響。

二.加強教學檔案管理工作的對策

（一）完善教學檔案管理工作規(guī)章制度，規(guī)范教學檔案管理建設

在實行有關(guān)工作的期間，必須以《高等學校檔案實體分類》的相關(guān)規(guī)定作為工作指導，并從學校的現(xiàn)實情況出發(fā)，從而使制訂出的檔案管理工作制度不但能夠符合本單位的情況，還能使其適合每一個教學單位進行執(zhí)行，同時還能夠具備較強的可操作性。同時，利用相關(guān)制度來作為檔案管理的工作原則，就能夠?qū)n案工作有效的規(guī)范。在每一個教學單位中，他們都應要以制度的要求為基礎(chǔ)，在進行檔案管理工作的時候，要做好嚴肅認真，并且要從文件的形成、收集、整理以及保管等每一個部分都要遵循正確的原則來工作。

（二）健全教學檔案的收集、歸檔制度

從高校方面來說，它們不僅要使教學檔案收集制度得到制定。同時，還要使其歸檔制度得到科學的設置，從而使在進行檔案收集以及歸檔工作的時候，能夠按規(guī)定工作，從而使教學檔案能夠具有完整性。而要做好以上工作，需要從以下幾方面入手：

首先，要以收發(fā)登記制度作為基礎(chǔ)，準確的對教學文件等進行收發(fā)。其次，遇到零散材料時，要加大相關(guān)的收集力度。再次，在通常情況下，對文件以及材料進行收集的時候，要妥善的進行安排，要完成這項工作，僅僅依靠少量的專職人員是遠遠不夠的，還一定要對兼職人員及進行招收，并使兩者充分合作。要對教學檔案進行收集，范圍包括：第一，從教學的時候管理的檔案管理方面來說，它的內(nèi)容主要存在以下幾個方面：新課程審批表、考試試題、課程成績登記表等相關(guān)的資料。第二，從學生入學學籍檔案管理方面而言，它的內(nèi)容主要存在以下幾個方面：學生學籍登記卡、學生入學學籍登記卡等。第四，在進行年終教學總結(jié)的時候，要對包括教學工作年度總結(jié)進行收集。

（三）加快教學檔案管理的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化建設

1.教學檔案的收集工作

在對待教學成果材料的時候，要把它的關(guān)注度進行提升，同時還要把它的范圍給予有效的明確，從而保證在進行教學的時候，其形成的教學檔案能夠全部包括在內(nèi)，這樣就能使教學檔案的完整性得到根本的保障。

2.對收集起來的檔案進行加工整理工作

針對收集到的材料，要對其實行合理的分類，并給予正確的鑒定，一旦發(fā)現(xiàn)它的歸檔價值非常的高，就要及時對其分類，并予以二級類目的編排。通過這樣，就使以后對其的使用能夠達到便利的程度。

3.加快檔案管理現(xiàn)代化建設

要緊跟先進技術(shù)的步伐，并把聲像技術(shù)以及電腦的縮微保護技術(shù)綜合使用，從而使兩者能夠在檔案管理的時候，做到合理應用。通過這一措施，不僅會使檔案信息處理的速度進一步的提升，并且它的效率也會大幅升高，最終使眾多的師生以及員工能夠得到及時準確的資料，從而使領(lǐng)導決策能夠更加正確。

（四）加強教學檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員素質(zhì)

要使檔案工作人員的素質(zhì)得到顯著的提高，就要做到以下兩點：第一，對政治思想工作進行加強，從而使教學檔案管理人員的工作積極性得到相應的提高，使他們能夠熱愛自己的工作，并在工作的時候能夠做到公平認真的處理事情以及工作。第二，要對優(yōu)秀的專業(yè)人才進行招攬，從而使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到提高。這就需要通過利用優(yōu)惠的政策，從而吸引社會上的人才加入，同時這些人才必須是同時具備較強工作積極性和具備良好的業(yè)務技術(shù)水平，以及具備現(xiàn)代化技術(shù)能力等的檔案管理優(yōu)秀人才。通過對這樣人才的引進，從而會使檔案人才的整體素質(zhì)得到大幅的提升。

（五）加強教學檔案信息資源的開發(fā)利用

在教學檔案材料進行管理的過程中，要以信息化作為發(fā)展目標，并且要對過去的紙質(zhì)文檔檔案的做法進行取代，從而使教學檔案材料的信息化建設的速度得到提升。同時，要認真的把紙質(zhì)文檔信息向電子檔案信息轉(zhuǎn)變，并實行正確的歸檔，然后對不同類型的數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫進行設置，利用對教學檔案管理信息化服務網(wǎng)絡的科學建立，做到把資源進行共享，這也為眾多的師生帶來了非常便捷的服務。

三.總結(jié)

綜上所述能夠得出教學檔案管理的使用非常關(guān)鍵。然而，以高校教學檔案管理的實際情況來看，在很多高校中都存在著問題制約著教學檔案管理應有作用的發(fā)揮。因此，我們要針對這些存在于高校教學檔案管理中存在的問題，提出相應的解決措施，這樣不僅可以使高校眾多師生得到更加便捷的服務，也會對高校的教學質(zhì)量的提高有著非常大的促進作用。

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（作者單位：太原旅游職業(yè)學院）