新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施

陶靜

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步對(duì)現(xiàn)階段的各行各業(yè)都產(chǎn)生了十分深遠(yuǎn)的影響，尤其是經(jīng)濟(jì)的發(fā)展在很大程度上帶動(dòng)了科技的發(fā)展，而科技的發(fā)展將直接推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。如事業(yè)單位在工作的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多的管理問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題和解決方式的記錄被稱(chēng)為事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理。這部分檔案記錄對(duì)事業(yè)單位本身產(chǎn)生的影響是很大的，是管理過(guò)程中產(chǎn)生的寶貴財(cái)富。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；文書(shū)檔案管理；工作現(xiàn)狀；強(qiáng)化措施

信息化時(shí)代的背景下，怎樣使用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)的檔案進(jìn)行管理一直是事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中積極思考的問(wèn)題。傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理工作十分繁瑣，并且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而信息化時(shí)代的發(fā)展對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作提供了一個(gè)新的機(jī)會(huì)。通過(guò)使用信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)其本身檔案管理工作提供很大的幫助，但反觀現(xiàn)階段事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的過(guò)程還存在一些問(wèn)題可，如對(duì)技術(shù)的使用不規(guī)范和操作人員的綜合能力存在不足等一系列問(wèn)題而導(dǎo)致實(shí)際管理工作存在偏差。基于此，本文對(duì)現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及如何正確解決這些問(wèn)題做系統(tǒng)的探究。

1 文書(shū)檔案管理的具體闡述

首先事業(yè)單位內(nèi)部的文書(shū)檔案管理工作是最基本的工作。其作用是記錄事業(yè)單位內(nèi)部人員的工作情況，工作狀態(tài)以及事業(yè)單位在管理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以及使用的措施?？梢哉f(shuō)是事業(yè)單位內(nèi)部最為詳盡和寫(xiě)實(shí)的一份資料，對(duì)事業(yè)單位本身一份十分重要的資料，并且事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行實(shí)際的時(shí)間決策如在針對(duì)人員調(diào)動(dòng)的環(huán)節(jié)中，也會(huì)考慮參考事業(yè)單位的文書(shū)檔案。

記錄和保存完整的文書(shū)檔案不但能夠幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)就具體事件做出最為合理的決策，還能提升決策的能力和水平?？梢哉f(shuō)，事業(yè)單位的檔案管理是對(duì)事業(yè)單位本身和對(duì)國(guó)家檔案都有重要的補(bǔ)充和參考作用。

2 當(dāng)前環(huán)節(jié)中事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 工作受不到應(yīng)有的重視

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作在之前很長(zhǎng)的一段時(shí)間之內(nèi)都受不到應(yīng)用的重視，此問(wèn)題可從兩方面進(jìn)行思考，一方面文書(shū)檔案管理的工作比較繁瑣，在實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中存在需要消耗大量的人力、物力并且受到實(shí)際工作設(shè)備的影響，對(duì)檔案的整理工作只能依靠實(shí)際人力行為來(lái)完成。而另一方面對(duì)文書(shū)檔案的實(shí)際管理工作并不能在短時(shí)間內(nèi)得到足夠的收益，其產(chǎn)生收益和實(shí)際價(jià)值的本身是與文書(shū)檔案的管理有著直接的關(guān)系的。為此很多文書(shū)檔案管理員或者延伸到整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部都形不成對(duì)文書(shū)檔案管理工作的有效認(rèn)識(shí)。進(jìn)而也就無(wú)法為事業(yè)單位提供有效的信息支持。

2.2 缺失文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度

對(duì)文書(shū)檔案管理制度的缺失與對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)性不足存在直接的關(guān)系，進(jìn)而也就導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作缺乏規(guī)范性和完善性。文書(shū)檔案管理工作比較冗雜，加之對(duì)文書(shū)檔案管理工作遲遲得不到重視，繼而也就導(dǎo)致對(duì)文書(shū)檔案的管理工作的推進(jìn)存在一定的滯后性。并且沒(méi)有足夠規(guī)范的制度對(duì)其進(jìn)行考核，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理的規(guī)范性遲遲得不到相應(yīng)的進(jìn)展，文書(shū)檔案的價(jià)值也就無(wú)法及時(shí)展示出來(lái)。形成惡性循環(huán)：文書(shū)檔案資金投入不斷擴(kuò)大，文書(shū)檔案的實(shí)際意義卻無(wú)法有效的發(fā)揮。

2.3 對(duì)文書(shū)檔案的管理方式存在落后現(xiàn)象

我國(guó)正處于科技飛速發(fā)展的時(shí)期，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)對(duì)各個(gè)行業(yè)都產(chǎn)生顛覆式的沖擊。但事業(yè)單位受到其工作性質(zhì)的影響，存在內(nèi)部封閉性較強(qiáng)的現(xiàn)象，信息化建設(shè)落后，并且交流緩慢。導(dǎo)致其信息化管理方式和程度都沒(méi)能與實(shí)際的時(shí)代需求相接軌，這也就好容易出現(xiàn)是事業(yè)單位內(nèi)部檔案貶值的現(xiàn)象。

2.4 管理人員的素質(zhì)存在一定問(wèn)題

管理人員的綜合能力不足也是制約事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作遲遲得不到進(jìn)展的一個(gè)重要的原因。而崗位限制導(dǎo)致必然導(dǎo)致其本身在挑選工作人員的時(shí)候會(huì)選擇那些綜合能力不足的人員加入到文書(shū)檔案管理工作中去，對(duì)文書(shū)檔案的整理工作存在一定的不足現(xiàn)象；并且人員的流動(dòng)性大，在交接的過(guò)程中容易出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，進(jìn)而影響到文書(shū)檔案管理工作的完整性。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的措施

3.1 重視文書(shū)檔案管理工作

文書(shū)檔案管理工作應(yīng)得到足夠的重視，首先事業(yè)單位內(nèi)部的管理人員應(yīng)充當(dāng)認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的適當(dāng)整改，從而適應(yīng)新時(shí)代的文書(shū)檔案管理工作要求。另外取消對(duì)文書(shū)檔案管理工作的輕視態(tài)度，不能因?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作本身不能為事業(yè)單位盈利便輕視其工作，此外還應(yīng)推動(dòng)其本身的管理升級(jí)，完善好檔案管理的具體明細(xì)，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，切實(shí)起到為事業(yè)單位的發(fā)展提供強(qiáng)大動(dòng)力的作用。

3.2 完善文書(shū)檔案管理制度

科學(xué)而有效的文書(shū)檔案管理制度能夠極大的提升工作效率。在事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作本身有足夠的了解，并且以此為基礎(chǔ)建立和執(zhí)行合適的規(guī)章制度，用實(shí)際的規(guī)范來(lái)具體約束文書(shū)檔案管理人員的工作行為，提升管理人員的行為規(guī)范性，不能對(duì)其放任不管。將文書(shū)檔案的實(shí)際管理工作落實(shí)到具體的工作流程中，積極促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員工作和其他崗位之間的交流與合作，整體上提升文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際水平。

3.3 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的信息化建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極地將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化管理手段運(yùn)用到文書(shū)檔案管理中去，提高文書(shū)檔案管理工作的工作效率。而要做到這點(diǎn)，主要從三個(gè)方面入手：首先，在將文書(shū)檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)時(shí)，注意紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息之間要一一對(duì)應(yīng)，不能出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況，保證數(shù)據(jù)規(guī)范與可靠。其次，對(duì)于信息化管理的應(yīng)用，要盡快實(shí)現(xiàn)從信息采集到錄入，再到整理的流程體系，減少人力方面不必要的投入，提升文書(shū)檔案管理工作效率。最后，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)之間的交流，以保證文書(shū)檔案的準(zhǔn)確性，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)搭建信息交流平臺(tái)，以保證文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.4 提升工作人員的素質(zhì)

為此可從三個(gè)角度實(shí)現(xiàn)：首先積極通過(guò)組織培訓(xùn)的方式，在一年的特定時(shí)間內(nèi)組織員工進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的培訓(xùn)，提升自身實(shí)際操作能力，規(guī)范文書(shū)檔案管理工作。其次加強(qiáng)宣傳，充分讓員工們?nèi)フJ(rèn)識(shí)和理解文書(shū)檔案管理工作的重要性，讓員工認(rèn)識(shí)到自己崗位的價(jià)值進(jìn)而產(chǎn)生對(duì)自己崗位的責(zé)任感。最后建立獎(jiǎng)罰機(jī)制，明確獎(jiǎng)罰條件，以此來(lái)充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，提升對(duì)文書(shū)檔案的管理能力。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作遲遲得不到進(jìn)展已經(jīng)成為制約事業(yè)單位健康發(fā)展的一個(gè)重要的因素。為此我們應(yīng)積極提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)知深度，提升文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)和熱情，進(jìn)而提升整個(gè)文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)程度，使之能切實(shí)發(fā)揮其應(yīng)用的作用，為我們的現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)打下建設(shè)基礎(chǔ)。

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