供電企業(yè)電子檔案單軌歸檔可行性探討

郭慧妮

摘 要：作為電力企業(yè)管理中的重要組成部分，檔案管理已經(jīng)成為影響電力企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，將電力企業(yè)管理中產(chǎn)生的電力信息及電力企業(yè)案件進(jìn)行整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)對電力行業(yè)的進(jìn)一步管理，為解決電力行業(yè)發(fā)展問題提供基礎(chǔ)信息。為適應(yīng)發(fā)展需要，電力企業(yè)檔案管理工作面臨著進(jìn)一步的改革，針對檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀及產(chǎn)生的問題進(jìn)行有效地分析，利用計(jì)算機(jī)發(fā)展技術(shù)推動電力企業(yè)檔案工作朝著信息化的方向發(fā)展。從傳統(tǒng)的雙軌制管理方向轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)階段較為流行的單軌制管理，是未來電力企業(yè)檔案歸檔的主要方向。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；電子檔案；可行性探討

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，我國電力企業(yè)發(fā)展愈加繁榮，為人們營造方便、快捷的生活環(huán)境外，也增加了電力企業(yè)管理工作任務(wù)，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不適合電力企業(yè)的發(fā)展，使電力企業(yè)管理任務(wù)在社會發(fā)展新時(shí)期面臨著新的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展改善了傳統(tǒng)檔案管理的形式，在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上增加了電子檔案，由于電子檔案信息共享和保存的時(shí)間相對來說很難控制，再加上大量的紙質(zhì)檔案電子檔案的出現(xiàn)增加了電力企業(yè)檔案管理工作的難度，因此信息化管理十分必要。從以往的雙軌制管理形式看，將紙質(zhì)管理和電子信息管理結(jié)合起來，容易造成工作中的混亂，因此從單軌制來說，將更有利于電力企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行。

1 實(shí)行檔案管理雙軌制“轉(zhuǎn)變的意義”

檔案管理中的“雙軌制”主要是指將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來開展工作，在管理中形成新的檔案信息，同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)管理和電子管理兩種形式。但是由于紙質(zhì)檔案管理是最原始的檔案管理狀態(tài)，所以要想更好的進(jìn)行就需要有專業(yè)的管理人員。隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息的快速發(fā)展與傳播，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式已經(jīng)不再被企業(yè)依賴，成熟的電子信息管理技術(shù)對企業(yè)發(fā)展來說至關(guān)重要。因此，在這樣的發(fā)展形勢下，企業(yè)檔案管理工作由“雙軌制”轉(zhuǎn)向“單軌制”，不僅有利于企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行，還能進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率，減少工作中的繁瑣和重復(fù)，推動企業(yè)電子信息管理向著更加優(yōu)化的方向發(fā)展。

2紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別

紙質(zhì)檔案主要是利用只作為記錄信息的載體，而電子檔案主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升對信息的管理形式，電子檔案可以將信息存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體中，實(shí)現(xiàn)對信息的進(jìn)一步管理。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著很大的差別

2.1 檔案體積不同

相對于電子檔案來說，紙質(zhì)檔案體積大，占領(lǐng)的空間面積也大。但是電子檔案可以利用云存儲等途徑，信息存儲的容量大，占據(jù)的體積小，所以能夠比紙質(zhì)檔案節(jié)省更多的空間，信息的管理形式更加方便。

2.2 憑證作用和原始性不同

紙質(zhì)檔案比電子檔案更具有憑證作用和原始性。這是由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和承載內(nèi)容的載體是連接在一起的，無法分開的，所以紙上的重要內(nèi)容，例如印張、簽名等信息無法進(jìn)行更改。而電子檔案在傳輸?shù)倪^程中，應(yīng)現(xiàn)如今各種修圖軟件的存在，電子檔案中的信息容易被修改，復(fù)制、粘貼等操作都很簡便。所以從法律效益上來說，紙質(zhì)檔案具有更高的原始性和憑證作用，比電子檔案有更多的真實(shí)性意義。

2.3 操作性和實(shí)用性不同

電子檔案存儲在計(jì)算機(jī)中，各種加密軟件的使用有利于電子信息的保存，且在使用信息時(shí)，方便從計(jì)算機(jī)中搜索信息并進(jìn)行使用。而紙質(zhì)檔案一方面占領(lǐng)空間面積大，可操作性低。電子檔案還可以隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)對信息的復(fù)印、傳輸?shù)龋瑵M足使用者更多的需求。

2.4 信息共享的程度不同

電子檔案比紙質(zhì)檔案更具信息共享性。電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)連接和計(jì)算機(jī)的支持，隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)對信息的共享，有利于更好的使用信息。同時(shí)很多人可以同時(shí)使用信息，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

3 電力企業(yè)檔案信息化管理的必要性

3.1 響應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

隨著電力企業(yè)環(huán)境不斷變化，愈加復(fù)雜的電力企業(yè)發(fā)展環(huán)境給檔案管理工作提出新的管理要求：電力企業(yè)檔案管理工作要能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷完善工作中的不足，提升電力企業(yè)檔案工作質(zhì)量，對電力企業(yè)管理提供良好的服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是響應(yīng)建設(shè)發(fā)展做出的決定，利用信息化管理能夠有效提升檔案管理工作效率，提高其服務(wù)水平。在進(jìn)行檔案信息化工作中，應(yīng)考慮采取有效地手段降低信息加工的費(fèi)用，使電力企業(yè)發(fā)展更能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，改善不足，提高工作質(zhì)量。

3.2 變革傳統(tǒng)的管理方式

電力企業(yè)工程相關(guān)的信息管理是電力企業(yè)檔案工作中的重要內(nèi)容，涉及大量的公路檢測等相關(guān)信息，對其材料進(jìn)行歸檔需要耗費(fèi)大量的人力、物力及足夠的資金，同時(shí)材料整理耗費(fèi)時(shí)間長，管理工作進(jìn)行非常困難。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作不能滿足電力企業(yè)工程信息資料歸檔的要求，需要采取信息化管理手段保證電力企業(yè)工程方面信息的完整和全面，通過前端控制促進(jìn)整體工作的完整實(shí)施，對檔案管理進(jìn)行全面控制。

3.3 推動電力企業(yè)檔案管理向?qū)I(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

在傳統(tǒng)的檔案管理中，多為紙質(zhì)材料，當(dāng)要對檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，需要到指定的檔案管理地點(diǎn)借閱檔案，根據(jù)相關(guān)的借閱管理規(guī)定到期歸還。雖然提供了檔案服務(wù)功能，但是影響了檔案材料在其他電力企業(yè)工作中的作用，影響電力企業(yè)管理工作的開展。采取信息化的管理方式，能夠保證信息的共享和管理與實(shí)體管理之間的分離，轉(zhuǎn)變了檔案信息的服務(wù)模式，節(jié)約了檔案管理工作人員的實(shí)踐，讓檔案管理人員將時(shí)間用在檔案開發(fā)和利用工作中。

4 推行電力企業(yè)檔案管理單軌制進(jìn)行的途徑

4.1 建立有效的領(lǐng)導(dǎo)共走體系

檔案管理工作開展的初衷就是為社會服務(wù)，電力企業(yè)檔案管理工作要能夠促進(jìn)電力企業(yè)運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，做好為電力企業(yè)電力供應(yīng)工作。要能夠在實(shí)際中利用檔案檢驗(yàn)檔案管理工作的質(zhì)量，建立健全領(lǐng)導(dǎo)工作體系和網(wǎng)絡(luò)體系，由領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化部門進(jìn)行管理、審查和組織，做好信息資源的開發(fā)利用和信息歸檔。

4.2 提升檔案管理工作的開放性

現(xiàn)如今是信息快速發(fā)展時(shí)代，要想做好檔案信息化建設(shè)工作，就要改變傳統(tǒng)的以提供信息為主的工作出發(fā)點(diǎn)，將選擇信息作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，全面推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。建立一個結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)完備、信息準(zhǔn)確的綜合管理體系，對電力企業(yè)系統(tǒng)中的工程建設(shè)、電力輸出、電力維護(hù)等相關(guān)工作產(chǎn)生的信息進(jìn)行有效歸檔，為檔案信息化管理提供新方法、新途徑，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、科學(xué)化的檔案信息化建設(shè)。

4.3 以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)電力企業(yè)運(yùn)輸發(fā)展

新時(shí)期進(jìn)行檔案信息化管理不僅要能夠?yàn)殡娏ζ髽I(yè)電力管理提供服務(wù)，還應(yīng)利用檔案信息化建設(shè)推動電力企業(yè)的發(fā)展。電力企業(yè)檔案管理與電力企業(yè)建設(shè)有著密切的聯(lián)系，進(jìn)行檔案管理能夠推動信息的開發(fā)與使用，成為電力企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營的動力。進(jìn)行檔案管理是進(jìn)行檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為生產(chǎn)力才是工作開展的目的。因此，檔案信息化建設(shè)要結(jié)合實(shí)際情況，有效分析檔案管理工作中的問題，構(gòu)建使用價(jià)值的管理系統(tǒng)，提升檔案管理服務(wù)功能與使用功能。

5 結(jié)束語

由于“單軌制”檔案管理工作具有一定的難度，因此為了響應(yīng)檔案管理工作的開展，推動行業(yè)內(nèi)檔案管理工作邁向更高的臺階，相關(guān)管理部門已經(jīng)在CMS的基礎(chǔ)上進(jìn)一步研究出適應(yīng)CAD進(jìn)行文件設(shè)計(jì)的平臺，將其運(yùn)用到檔案管理工作中，能夠更好的推動檔案管理工作的開展。利用CAD平臺，能夠不斷優(yōu)化電子數(shù)據(jù)管理，更深層次的形成對圖紙數(shù)字化的管理，能夠有效的代替?zhèn)鹘y(tǒng)的“雙軌制”的檔案管理形式，提升電力企業(yè)檔案管理工作的開展。

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