淺析企業(yè)檔案管理

黃惠敏

摘 要：隨著很多企業(yè)業(yè)務(wù)的日漸多元，復(fù)雜程度逐步加大，所產(chǎn)生的檔案種類、樣式也多種多樣，加之檔案管理人員流動(dòng)頻繁，對(duì)制度的理解程度也參差不齊，客觀上造成了檔案管理的碎片化和隨意化，為企業(yè)未來的經(jīng)營管理增加了不可回避的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；問題；措施

在企業(yè)管理中，檔案管理也是其中的一個(gè)不可忽視的組成部分?？茖W(xué)合理的檔案管理必須與時(shí)代同步，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，才能不斷地提升企業(yè)管理水平，起到帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的作用。如何改進(jìn)現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理，以及如何合理地利用信息化技術(shù)，成為了現(xiàn)在提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。

1 檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

當(dāng)今，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制的進(jìn)一步轉(zhuǎn)換，企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用越來越廣泛，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的貢獻(xiàn)也越來越顯得重要。從根本上來說，企業(yè)檔案涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，包括企業(yè)研究、技術(shù)、商標(biāo)、采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事、營銷、經(jīng)營決策等各個(gè)方面，為研究本企業(yè)的經(jīng)營方向和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、制定發(fā)展方向的好教材。如果能把檔案管理工作做好了，不僅能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)，而且有利于社會(huì)各方認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)部門進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。另外，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中需要進(jìn)行不斷的鞏固和強(qiáng)化，進(jìn)而在一定程度上有利于企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2 當(dāng)今企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 重視度不足

目前由于處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)處于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，企業(yè)為了增強(qiáng)自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，將主要精力都放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營方面，雖然檔案具有重要意義，但檔案管理工卻一直默默無聞，檔案管理工作的政績(jī)性質(zhì)不高，對(duì)此一些部門對(duì)于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡(jiǎn)單的認(rèn)為只要將檔案保管好，能夠應(yīng)對(duì)時(shí)常的檢查、翻閱即可，相關(guān)人員在認(rèn)識(shí)出現(xiàn)誤區(qū)是忽視檔案管理工作的主要原因之一，在這種情況下，對(duì)檔案管理工作的投入存在嚴(yán)重的不足，對(duì)于資金的投入更是少之又少，檔案管理部門一直以管理國家所有的檔案為己任，而對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性，對(duì)企業(yè)檔案管理工作采取了放任自流的態(tài)度[2]。進(jìn)而在一定程度上導(dǎo)致檔案管理的手段嚴(yán)重滯后，并且管理企業(yè)檔案的設(shè)施也不健全，保存企業(yè)檔案的條件也比較簡(jiǎn)陋，導(dǎo)致檔案管理、檔案丟失、泄露等情況頻繁發(fā)生。

2.2 缺乏保管檔案的專業(yè)人員

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在政治素質(zhì)和技術(shù)業(yè)務(wù)能力方面對(duì)檔案管理工作人員要求比較高。當(dāng)前，不同于專業(yè)的檔案館、檔案局的人員，企業(yè)檔案管理人員，往往待遇不高又身兼數(shù)職，且多為非檔案專業(yè)出身，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏足夠的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，企業(yè)檔案工作被認(rèn)為可有可無，加之，大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為單獨(dú)配備專業(yè)的檔案管理人員沒必要，而且還增加企業(yè)的開支，所以企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。

2.3 信息化管理方法落伍

科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，而檔案技術(shù)卻落后，國內(nèi)大多企業(yè)的檔案管理仍采取手工作業(yè)的方式。在檔案信息化建設(shè)方面，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在企業(yè)信息化整體規(guī)劃中沒有納入檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而使得檔案信息化建設(shè)缺乏資金的支持。所以，中國目前建造的檔案信息，沿用至今的傳統(tǒng)管理體制，使信息技術(shù)和記錄管理文件相分離，以致檔案管理沒有受到信息化管理帶來的高效性與科學(xué)性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴(yán)重造成了人力與物力的浪費(fèi)，信息化技術(shù)融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問題。

3 落實(shí)企業(yè)檔案管理工作

3.1 提高人員的重視度

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案載體由可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案），檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式、單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式發(fā)展到知識(shí)管理模式，并隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的管理人員必須加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，應(yīng)改變對(duì)企業(yè)檔案管理工作的不正確認(rèn)識(shí)，把企業(yè)檔案管理工作放在重要位置，并關(guān)心企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行情況，要求檔案管理部門定期進(jìn)行工作匯報(bào)和工作總結(jié)，提出存在問題和困難。要真正重視、關(guān)心企業(yè)檔案管理工作，為檔案工作配齊人員、設(shè)施、設(shè)備，切實(shí)幫助檔案部門解決一些自身難以解決的實(shí)際困難，并從企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的大局出發(fā)，定期提出要求，及時(shí)給予工作指導(dǎo)[3]。對(duì)于檔案管理人員，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

長期以來我國的檔案從業(yè)人員專業(yè)性都不強(qiáng)，真正的專業(yè)性人才很少，隨著檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，對(duì)專業(yè)的檔案人才有了更多的需求，檔案行業(yè)的人員需要從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理工作發(fā)展的需求。并不斷的對(duì)檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，選擇政治過硬、作風(fēng)廉正、責(zé)任心強(qiáng)的中共黨員進(jìn)行檔案管理工作的。并重視對(duì)其的教育培養(yǎng)工作，不定期的舉行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座或極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，做到與時(shí)俱進(jìn)，使相關(guān)人員對(duì)先進(jìn)的檔案管理理念進(jìn)行掌握，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，提使檔案管理人員提高專業(yè)水平。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中得以廣泛的應(yīng)用，為各行業(yè)在發(fā)展中帶來了技術(shù)性的革命，對(duì)各行業(yè)水平的提高和快速發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用。根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需要，企業(yè)檔案管理信息化應(yīng)納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的總體布局，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。結(jié)合單位能力自主進(jìn)行檔案管理軟件的研發(fā)，并將單位相關(guān)信息材料全部納入軟件中，構(gòu)建單位中的局域網(wǎng)絡(luò)共享，使檔案管理得到更高效快捷的優(yōu)勢(shì)，使檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、電子化、信息化，使傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)化為脫離紙張的無紙化辦公及現(xiàn)代化的管理體制。實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化。

4 結(jié)束語

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。

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