淺述檔案信息資源開發(fā)利用

崔麗麗

摘 要：在知識經濟條件下，人們對檔案的需求呈現多元化。檔案部門只有以豐富館藏、優(yōu)化結構為基礎，以利用現代化技術手段和提高檔案管理隊伍整體素質為條件，才能深化對檔案信息的開發(fā)，滿足社會的利用需求。

關鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)利用；基礎；條件

在知識經濟條件下，人們對檔案的需求呈現多元化。檔案部門只有以豐富館藏、優(yōu)化結構為基礎，以利用現代化技術手段和提高檔案管理隊伍整體素質為條件，才能深化對檔案信息的開發(fā)，滿足社會的利用需求。

1 豐富館藏和優(yōu)化結構是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎

檔案工作要想滿足社會信息需求，服務經濟建設，檔案館（室）就必須保存門類齊全、內容豐富、結構合理和價值珍貴的檔案資料。因此，豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的物質基礎和先決條件，改變檔案館（室）內存缺乏、門類單一的現狀，廣泛收集優(yōu)質信息資源來進一步豐富館（室）藏是開發(fā)利用檔案信息資源的中心工作。由于歷史原因，目前絕大部分檔案館所保存的檔案以反映機關工作活動為主。這些檔案在平反冤假錯案、編史修志等項工作中，確實起到了無法替代的作用。但是，在知識經濟條件下，人們對檔案信息需求的內容將呈多元化趨勢，這就將出現館藏檔案與社會需要不相適應的矛盾。一方面社會需要的的檔案信息的范圍不斷擴大；另一方面檔案館又缺乏可供各方面利用的信息資料。這就需要積極開展檔案收集工作。收集工作質量的高低會直接影響到檔案工作與其它環(huán)節(jié)的工作質量。只有門類齊全、結構合理的館藏檔案資源，才能滿足利用者的各種信息需求。為此，檔案工作者應加強調查研究，掌握檔案信息的利用規(guī)律，使館藏檔案盡可能與利用者需求相吻合。在收集過程中我們不僅要收集足夠數量的檔案材料，還必須盡量保證檔案信息的優(yōu)質化，齊全和完整。收集后的檔案要進行系統(tǒng)的管理，檔案的分類組卷要能反映一定的歷史聯系，有章可循，讓人看了一目了然。案卷的排列要有規(guī)律，力爭一實現規(guī)范化、標準化，保證查找的順利，方便人們的利用。簡而言之，就是要使檔案信息由無序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)。在館藏檔案的收集中，要改變過去坐等接收的辦法，要面向社會，通過各種方式，開辟多條渠道，積極主動地進行收集?？偟恼f來，館藏檔案要體現在廣度、質量和特色三個方面。在接收檔案的內容上要注意宏觀和微觀的結合，廣采博收，以質量為中心，把散存于社會上的真正優(yōu)質的檔案信息資源收全、存好、用活。首先，在廣泛調研掌握立檔單位檔案狀況的基礎上，制定接收計劃，把屬于本館范圍的各種檔案資料接收進館；其次，要從有利于保護，有利于保護檔案作用的實際出發(fā)，加快進館速度；最后，要不斷擴大檔案的收集范圍，注意收集保存各個時期、各門類、各載體、各類型的檔案。就種類而言，不但要注重黨政檔案的收集，也要注重科技檔案、專業(yè)檔案等的收集，還要注意征集有保存和開發(fā)價值的集體、個人所有的檔案；從年代上看，既要有早期的檔案，也要有現代的檔案、資料；從內容上看，既要有反映機關日常工作的檔案，也要有知名人物、典型單位的檔案；從載體上看，既要有紙質的又要有音像、光盤，軟盤以及實物性檔案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的檔案，以優(yōu)化館藏結構，逐步建立起內容豐富、形象鮮明、特色凸顯的館藏體系。只有館藏豐富了，才能為開發(fā)利用檔案信息資源奠定堅實的物質基礎。此外，還要建立健全切實可行的規(guī)章制度，強化有關人員的檔案意識，提高其業(yè)務素質和責任感，做到凡屬歸檔范圍內的檔案材料都能夠按要求歸檔，該進館的檔案都能夠進館。只有積累起門類齊全、內容豐富、質量較高的檔案信息資源，才能擴大信息量更好地為經濟建設和社會利用服務。

2 提高檔案人員的綜合素質是開發(fā)利用檔案信息資源的重要條件

檔案信息資源的開發(fā)利用是一項涉及面廣、綜合性較強的工作。在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案人員是檔案信息資源開發(fā)利用的主體，他們的素質直接影響開發(fā)利用的成效。因此，只有不斷提高檔案人員的綜合素質，才能使檔案信息資源開發(fā)利用工作更優(yōu)質、高效地開展。檔案人員隊伍必須具備合理的知識結構和素養(yǎng)，以適應檔案信息資源開發(fā)利用對檔案人員素質的要求。具體來看，應具備以下三種素質：（1）良好的知識素養(yǎng)檔案工作本身就是一項“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的萬年百世之事。傳統(tǒng)檔案都是用語一言文字一記載的，檔案工作者時時刻刻都在跟文字材料打交道。檔案是歷史的記錄，每一時期的檔案都與當時的社會歷史有一定的聯系，只有懂得歷史，了解檔案產生的歷史背景，才能夠準確鑒別檔案真?zhèn)?，準確鑒定檔案價值，并管好和用好檔案，開發(fā)檔案信息利用的價值。這就要求檔案人員必須具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識。同時，檔案人員還要廣泛接觸各行各業(yè)的利用者，時刻都離不開語言表達、文字交流，所以檔案工作者只有具備豐厚的語言文字功底，才能夠準確了解檔案內容，滿足利用者的需求。隨著中國加入世貿組織，中外交流的領域日益擴大，檔案信息資源開發(fā)利用的范圍也在不斷拓展和延仲，這就要求檔案人員還必須具備一定的外語知識，能夠熟練處理有關檔案信息資源開發(fā)利用的外文資料。此外，檔案人員具備一定的法律知識，依法開發(fā)利用檔案信息資源的能力也是必要的。（2）熟練的信息處理能力。因特網的廣泛應用和發(fā)展，使世界范圍內的信息資源共享成為現實。它大大拓寬了人類的信息空間，并日益成為檔案信息資源開發(fā)利用工作的管理平臺和技術支撐。目前，全國省級以上檔案館（局）已基本建立檔案信息網。在不久的將來，市、縣檔案館（局）也都建立起網站后，檔案館不僅成為各種檔案信息的保管基地，而且會成為這些信息的開發(fā)利用中心。因此，檔案人員不僅要適應網絡信息技術操作的要求，還要具備運用數字化、網絡化技術手段進行檔案（文件）信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案信息網站的設計與維護、數字檔案館的構建等能力。所以檔案人員只有具備了熟練的信息處理能力，才能夠深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，真正實現檔案信息資源共享。（3）熟練的業(yè)務能力。檔案信息資源開發(fā)利用工作是一項綜合性很強的工作，它對檔案信息的收集、分類、編目、分析、整合等環(huán)節(jié)都有非常嚴格的要求。這就要求檔案人員不僅要熟練地對檔案信息展開分析和整合，還要掌握一定的處理和開發(fā)檔案信息的手段和技術。近年來，隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現了許多新型載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等。由于這些新型檔案在信息的記錄與存儲方面有特別的要求，我們傳統(tǒng)的檔案保護與管理手段己無法確保這些檔案信息的完整與安全，這就要求檔案人員掌握相應的新型載體檔案的保護和管理方法，以確保檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。