探究基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施

楊玉潔

摘 要：基層衛(wèi)生院由于規(guī)模、地域、自身意識等原因，往往不重視檔案管理工作的建設(shè)，導(dǎo)致其出現(xiàn)了很多問題，使醫(yī)療衛(wèi)生普及工作無法正常進(jìn)行?；诙嗄甑幕鶎訖n案管理工作經(jīng)驗(yàn)，分析現(xiàn)行環(huán)境下基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基層衛(wèi)生院；措施

醫(yī)療檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)提升醫(yī)護(hù)水平、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。建立科學(xué)合理的醫(yī)療檔案，實(shí)行高效的檔案管理措施，是促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要推動力。隨著醫(yī)療水平的發(fā)展，要求我們不斷提升對其進(jìn)行充分、全面的升級改革措施。

1 基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不高

在基層衛(wèi)生院，依然存在著很大的誤區(qū)。只注重醫(yī)護(hù)水平，不管理醫(yī)療檔案。沒有對醫(yī)療檔案的管理工作產(chǎn)生足夠的認(rèn)識，不了解其在衛(wèi)生院管理和發(fā)展過程中起到的重要作用，知識檔案管理工作無法達(dá)到現(xiàn)代化要求。

1.2 人員專業(yè)素養(yǎng)

基層衛(wèi)生院的檔案管理人員素質(zhì)不足。很多負(fù)責(zé)人都是從別的崗位調(diào)過來的非專業(yè)型人員，而且管理人員經(jīng)常更替，不具有相應(yīng)的專業(yè)知識、崗位素養(yǎng)，甚至文化水平也參差不齊。進(jìn)入崗位以后也沒有相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)、崗位知識指導(dǎo)，并不了解基層衛(wèi)生院檔案管理中材料管理各環(huán)節(jié)的重要性與基本知識。其專業(yè)意識、知識上的淡薄，直接妨礙了醫(yī)療體制改革的基層落實(shí)工作，阻礙醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[1]。

1.3 檔案管理制度、方法不完善

基層衛(wèi)生院，對國家常規(guī)醫(yī)療、法律法規(guī)等方面做了詳細(xì)的管理制度和實(shí)施方法，明確了各個崗位的具體職責(zé)。但對檔案管理的相關(guān)管理制度落實(shí)不到位，沒有規(guī)范化的統(tǒng)一管理，甚至是應(yīng)付了事的心態(tài)。制度管理的不完善，直接導(dǎo)致收集資料質(zhì)量和效率的低下，拿不到有價值的檔案信息，分離了信息和檔案管理的關(guān)系。如果不能保證管理制度的系統(tǒng)化、規(guī)范化，就無法從根本上改變基層衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀，更難以適應(yīng)新的醫(yī)療形式，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院的發(fā)展。

1.4 配套設(shè)施不齊全

受到基層衛(wèi)生院自身規(guī)模條件的影響，檔案室本身規(guī)模有限，再加上設(shè)備的陳舊和技術(shù)方法的落后，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的新時期要求。個別衛(wèi)生院還是用的文件管理方式，儲存量大，空間狹小，并沒有做到及時的通風(fēng)打掃，“六防”設(shè)備不足，甚至出現(xiàn)檔案文件的霉變、蟲蛀現(xiàn)象，不僅破壞的檔案的整潔美觀，還降低了衛(wèi)生院的衛(wèi)生條件。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)療工作中被廣泛應(yīng)用，但基層衛(wèi)生院運(yùn)用的檔案管理工作對其應(yīng)用很少，即使應(yīng)用的也由于管理軟件的實(shí)用性不強(qiáng)，而降低效果。

2 解決基層衛(wèi)生院檔案管理問題的措施

2.1 加強(qiáng)組織思想建設(shè)

升級基層衛(wèi)生院的檔案管理工作，首先要提升組織的思想建設(shè)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度?；鶎有l(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人，要把醫(yī)療檔案的管理工作作為協(xié)調(diào)衛(wèi)生院管理、促進(jìn)發(fā)展的重要手段，設(shè)立長期規(guī)劃目標(biāo)，做到與醫(yī)療核心業(yè)務(wù)共同規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展。同時，要求負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)宣導(dǎo)力度，增強(qiáng)職工對檔案管理意義和作用的認(rèn)識。學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)方法提升檔案管理的質(zhì)量，全面認(rèn)識優(yōu)質(zhì)檔案在促進(jìn)基層醫(yī)療事業(yè)發(fā)展上的作用。從而更好地建立檔案同常規(guī)醫(yī)療工作的聯(lián)系，使醫(yī)療檔案成為業(yè)務(wù)發(fā)展的重要依托[2]。另外，要求領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，加負(fù)責(zé)人的相關(guān)業(yè)務(wù)能力。組織自學(xué)、培訓(xùn)等各種方式促使其業(yè)務(wù)水平的提升，充分的利用專業(yè)知識解決檔案管理中的問題，以科學(xué)的管理方法，不斷增加檔案管理工作中的信息質(zhì)量和工作效率。借此，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)崗位的作用，帶動團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，促進(jìn)基層醫(yī)療檔案管理事業(yè)與醫(yī)療服務(wù)的同步前進(jìn)。

2.2 優(yōu)化人員素質(zhì)

基層衛(wèi)生院在轉(zhuǎn)變觀念的同時，不斷優(yōu)化自身檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平。主要通過人才引進(jìn)、培訓(xùn)兩種途徑進(jìn)行。引進(jìn)專業(yè)化的人才，通過校園招聘、網(wǎng)絡(luò)招聘、人才市場各種方法，吸引專業(yè)人才，以其專業(yè)技能和思想意識帶動整個醫(yī)療管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化。在人才選擇上，要做到嚴(yán)格把關(guān)，對應(yīng)聘人才的專業(yè)水平、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)素質(zhì)進(jìn)行仔細(xì)選配，確保錄用人員的素養(yǎng)能夠符合基層衛(wèi)生院檔案管理工作的基本要求。自身團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)升級。對目前現(xiàn)有工作人員進(jìn)行相應(yīng)的崗位培訓(xùn)，鼓勵其通過自學(xué)、進(jìn)修、培訓(xùn)等方法，提升自身的專業(yè)水平，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。另外，還要注意落實(shí)好工作人員的相關(guān)福利待遇。在充分保障其生活的前提下，使負(fù)責(zé)人在工作中發(fā)揮出更重要的作用，為醫(yī)療檔案的設(shè)立、優(yōu)化發(fā)揮更積極的作用。

2.3 健全管理制度

實(shí)行行之有效的檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的基礎(chǔ)。設(shè)立相關(guān)的制度措施可以更有效的規(guī)范工作流程，具體如建立資料登記、入檔保存、查詢借閱等一系列的相關(guān)制度方法。在設(shè)置了完善的工作制度后，更重要的制度的落實(shí)執(zhí)行。如果沒有實(shí)現(xiàn)有效的落實(shí)，那這些制度就形同虛設(shè)，不僅沒有起到正向的作用，反而會掣肘常規(guī)工作。所以，在具體的執(zhí)行過程中，要提高全體人員的重視程度，把制度上墻，嚴(yán)格按照制度規(guī)定的方法措施認(rèn)真執(zhí)行資料收集、入檔登記、借閱查詢、歸檔登記等相關(guān)環(huán)節(jié)。有效保證制度落實(shí)的同時，使檔案材料的保存完好，為醫(yī)療院發(fā)展助力。

2.4 完善管理機(jī)制

在醫(yī)療檔案的管理過程中，管理機(jī)制一定要直接有效。為了保證人員的充分優(yōu)化、制度的嚴(yán)格落實(shí)，管理直接由院長直屬監(jiān)督，主管的副院長親自管理，檔案負(fù)責(zé)人落實(shí)責(zé)任，其他部門協(xié)同配合。

在這樣的管理機(jī)制下，方便統(tǒng)籌調(diào)配資金，加強(qiáng)檔案管理的硬件條件建設(shè)，方便配套設(shè)備的引進(jìn)與人員管理。同時還可以加強(qiáng)監(jiān)督、指導(dǎo)工作的落實(shí)，加強(qiáng)部門之間配合的協(xié)調(diào)性[3]。在設(shè)備引進(jìn)中，引入計(jì)算機(jī)設(shè)備對檔案進(jìn)行管理，可以大大的加強(qiáng)工作質(zhì)量，方便資料信息的登記、查詢工作，提高管理效率。減少了大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，結(jié)業(yè)開支降低成本，進(jìn)一步提升了衛(wèi)生院的檔案管理工作的效率、質(zhì)量。

2.5 工作方法創(chuàng)新

對檔案的合理應(yīng)用才是建設(shè)檔案、管理檔案的核心目標(biāo)。充分發(fā)揮檔案的使用價值，要建立起信息的共享平臺，提高其利用率。為達(dá)成該目的，需要以下五點(diǎn)辦法配合。

1）深刻宣傳，衛(wèi)生院所有人員，尤其是檔案管理工作人員的思想認(rèn)識，加強(qiáng)資料收集的積極性和主動性。2）拓展資料收集渠道，使各個部門、科室以多渠道的方法收檔信息。3）編輯查詢程序，設(shè)置合理高效的程序，使檔案的調(diào)取、查詢更加方便快捷，方便檢索。4）深度發(fā)掘，仔細(xì)研究資料挖掘出有價值的檔案信息，并報送反映給上級部門，加強(qiáng)檔案的共享性。5）加強(qiáng)信息反饋，在工作中不斷地反思總結(jié)，進(jìn)而對工作思路、方法進(jìn)行改善，同時提升管理的效益。

2.6 改善硬件條件

隨著信息時代的高速發(fā)展，信息技術(shù)的快速普及，也為醫(yī)療檔案管理工作帶來的新的工作方法。檔案管理工作需要迅速的適應(yīng)時代，改變陳舊的管理方法，革新技術(shù)手段，以更加信息化、現(xiàn)代化的方法實(shí)現(xiàn)工作效率、質(zhì)量的提升。首先，在硬件設(shè)施上，要配備現(xiàn)代化辦公設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)療檔案的信息化管理。其次，提升檔案室的裝潢，配置空調(diào)、消防器材、除塵工具等進(jìn)行整體升級，改善環(huán)境，保障檔案室的衛(wèi)生和消防安全的建設(shè)。第三，選擇新型的辦公系統(tǒng)，運(yùn)用科學(xué)、合理、效率高的軟件對檔案進(jìn)行管理，并對負(fù)責(zé)任人員進(jìn)行相應(yīng)的操作培訓(xùn)，從而全面實(shí)現(xiàn)基層衛(wèi)生院的檔案管理的升級加強(qiáng)。

3總結(jié)

基于時下的信息化手段，豐富基層醫(yī)療院檔案管理工作的手段，并通過一系列的思想建設(shè)、人員優(yōu)化、制度完善、方法改進(jìn)等措施，綜合改善并解決存在的問題。為提升基層醫(yī)療院檔案管理工作的質(zhì)量、效率，推進(jìn)醫(yī)療事業(yè)改革助力。

參考文獻(xiàn)

[1]李鴻波.基層衛(wèi)生院檔案管理的幾點(diǎn)策略[J].才智，2017， 4（11）： 246

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[3]萬燕.淺析如何加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理努力實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化[J].才智，2012，5）：262