淺析如何做好勞動保障檔案管理工作

郝曉攀

摘 要：進入21世紀以來，隨著時代的進步與發(fā)展，勞動保障檔案管理工作的重要性越發(fā)明顯。對于任何一個企業(yè)或者是單位而言，檔案承載了發(fā)展過程中所有的信息，能夠為今后的發(fā)展提供一些具有參考價值的信息?？梢?，企業(yè)或者是單位要想得以可持續(xù)發(fā)展，就需要注重勞動保障檔案管理工作的開展，并且需要落實到具體行動上，才能確保勞動保障檔案管理工作既有作用的充分發(fā)揮。本文從提高勞動保障檔案管理認知、管理人員專業(yè)素質(zhì)、健全管理機制、信息化系統(tǒng)的建立以及完善安全保密制度五個方面，闡述了如何做好勞動保障檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：勞動保障；檔案；管理工作

全球化經(jīng)濟發(fā)展的態(tài)勢下，一體化發(fā)展與國家間社會保障制度改革不斷深入，勞動保障工作任務(wù)不斷增多，同時任務(wù)也越發(fā)繁重，具體關(guān)系到民情、民生以及民意等重大問題?？梢妱趧颖Ｕ蠙n案管理工作的重要性。然而當下勞動保障檔案管理工作的開展，還面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何做好勞動保障檔案管理工作是當下相關(guān)人員最為值得深入思考的問題。鑒于此，本文對“如何做好勞動保障檔案管理工作”進行更深層次的分析具有極為重要的現(xiàn)實意義。

1.強化相關(guān)人員勞動保障檔案管理工作的認識

大部分事業(yè)與企業(yè)在日常管理工作中，相關(guān)管理人員并沒有全面掌握檔案管理工作的具體內(nèi)容，同時對檔案管理工作的認識產(chǎn)生了一定的偏差，具體表現(xiàn)在單純認為檔案管理工作就是整理資料，或者是相關(guān)信息的存檔。但是勞動保障涉及到單位與企業(yè)員工的退休以及社保等一系列問題，決定了勞動保障檔案管理工作的重要性[1]。隨著社會經(jīng)濟的進一步增長，企業(yè)政策更新加快，同時就業(yè)形式也朝向多元化方向發(fā)展，越來越多的勞動者走上了工作崗位，造成勞動保障部門工作任務(wù)越發(fā)繁重，相應(yīng)的勞動保障檔案數(shù)量不斷增多。要想勞動保障檔案既有作用得以充分發(fā)揮，就需要各級勞動保障部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作的開展，同時需要提升全體勞動保障檔案管理人員的管理意識，并且需要嚴格遵守《檔案法》開展相關(guān)檔案管理工作。

2.提高勞動保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

勞動保障檔案管理人員作為勞動保障檔案管理工作的執(zhí)行者，也是決定勞動檔案管理工作效果的重要影響因素，要想確保勞動保障檔案管理工作得以順利開展，切實發(fā)揮檔案管理人員職責范圍內(nèi)的作用，就需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)，具體為通過系統(tǒng)的學(xué)習，以此有效提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)[2]。鑒于檔案管理人員綜合素質(zhì)，直接影響到檔案管理工作效率、水平以及質(zhì)量，檔案管理人員一直采取原有的管理方式，必然無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理工作需求。因此，新時期下，檔案管理人員要想做好檔案管理工作，就需要加強交流與學(xué)習。（1）不定期向一些先進單位進行交流學(xué)習，或者是將行業(yè)內(nèi)的精英人員引進來，指導(dǎo)實際檔案管理工作，同時需要從檔案管理各環(huán)節(jié)入手，不斷引進高效率的工作方式與人才，逐漸建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，以此為勞動保障檔案管理工作的開展奠定夯實的基礎(chǔ)。（2）定期將本單位、企業(yè)的檔案管理人員安排到教育培訓(xùn)地進行系統(tǒng)的學(xué)習、不斷豐富檔案管理人員的實踐經(jīng)驗以及基礎(chǔ)知識、技能，促使檔案管理工作人員具備檔案管理工作的能力，從而有助于確保勞動保障檔案管理工作的順利開展。與此同時，結(jié)合單位與企業(yè)的實際情況與發(fā)展動態(tài)進行具體分析，在不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，摸索出適合本企業(yè)、單位的檔案管理工作方法。

3.完善勞動保障檔案管理機制

勞動保障檔案管理工作逐漸朝向現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化以及制度化方向發(fā)展。完善勞動保障檔案管理機制作為檔案管理工作的前提。勞動保障檔案管理工作主要涉及到檔案資料的歸檔、收集以及整理，如何切實提升工作效率，就需要建立完善勞動保障檔案管理制度[3]。以就業(yè)領(lǐng)域檔案管理工作為例，首先需要建立完善的下崗事業(yè)人員檔案管理制度，為下崗工作人員的再就業(yè)奠定夯實的基礎(chǔ)；其次，通過檔案庫中查詢下崗失業(yè)人員的具體情況，在再就業(yè)分配時，可以結(jié)合不同人的實際情況進行分配，為下崗失業(yè)人員的再就業(yè)問題提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。由此可見，勞動保障檔案管理機制的完善，能夠為檔案管理工作的開展提供制度保障。

4.注重現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建信息化系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率

近年來，我國信息技術(shù)得以迅速發(fā)展，并且在社會諸多領(lǐng)域當中得到了廣泛的應(yīng)用，均取得了不凡的成效。鑒于信息技術(shù)的應(yīng)用具有諸多優(yōu)勢，檔案管理工作也需要注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，以此實現(xiàn)檔案管理工作的電子化、網(wǎng)絡(luò)化[5]。辦公自動化在國家機關(guān)、團隊、事業(yè)單位以及企業(yè)等方面得到了廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子檔案管理方式也隨之產(chǎn)生。鑒于勞動保障涉及到就業(yè)、失業(yè)以及社會保險等方面的內(nèi)容，可見，勞動保障檔案管理工作內(nèi)容的繁瑣性。要想將繁瑣的檔案管理工作落實到實處，不僅僅需要投入大量人力、物力以及財力，還需要耗費大量的時間。在信息化時代，這種管理方式是明顯不可取的。新形勢下，要想切實做好繁瑣的檔案管理工作，就需要注重現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建信息化系統(tǒng)，以此有效提升檔案管理工作效率。首先，檔案管理工作人員需要將原始檔案數(shù)據(jù)，輸入計算機當中，對于新登記的信息，可以直接錄入計算機當中。相比傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)存檔方式，不僅僅省時省力，還減少了修改、刪減以及檢查時所出現(xiàn)的錯誤。其次，借助數(shù)字化管理，將檔案形成、運行以及轉(zhuǎn)換聯(lián)系起來，以此簡化檔案管理工作，以此有效提升檔案管理工作效率。除此之外，相關(guān)人員需要不斷完善現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，促使現(xiàn)代信息技術(shù)在勞動保障檔案管理工作中得到更好的應(yīng)用，從而有助于促進勞動保障檔案管理水平的提升。

5.完善勞動保障檔案管理的安全保密制度

根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)要求，在具體的檔案管理工作中，每一檔案管理人員應(yīng)該在自身權(quán)責范圍內(nèi)，認真履行自己的職責，同時嚴格遵守職業(yè)道德，做好勞動人員的檔案信息安全保密處理工作。鑒于勞動保障檔案涉及到勞動人員眾多信息，一旦勞動保障檔案管理工作中泄漏了勞動人員的信息，將會直接影響到勞動人員的切實利益。要想切實做好勞動保障檔案管理安全保密工作，就應(yīng)該完善安全保密制度，通過安全保密制度，規(guī)范檔案管理工作人員的管理行為。與此同時，單位或者是企業(yè)需要結(jié)合自身實際情況，選擇合適的檔案管理工作人員。首先優(yōu)先考慮檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)；其次，選用電子檔案管理軟件時，需要重視起軟件的通用性、安全性、技術(shù)維護以及后期開發(fā)，確保電子檔案不會受到網(wǎng)絡(luò)非法攻擊，以此確保勞動保障檔案信息的安全。

6.結(jié)語

綜上所述，在社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的背景下，全民養(yǎng)老、失業(yè)以及社會化保障問題成為了當下相關(guān)人員作為值得深入思考的問題。勞動保障檔案管理工作人員需要從提高勞動保障檔案管理認知、管理人員專業(yè)素質(zhì)、健全管理機制、信息化系統(tǒng)的建立以及完善安全保密制度五個方面，做好勞動檔案管理工作。

參考文獻

[1]王月.對做好勞動保障檔案管理工作的幾點建議[J].民營科技，2017（03）：105.

[2]吳新華.對新形勢下加強勞動保障檔案管理的思考[J].才智，2016（33）：248.

[3]杜鳳慧，蔡正明.對勞動保障檔案管理工作的探討[J].蘭臺內(nèi)外，2013（04）：52.

[4]劉軍，李玉杰.對勞動保障檔案工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2011（05）：24-25.

[5]王紅霞.淺議勞動保障檔案管理中存在的問題與對策[J].山西檔案，2011（S1）：75-76.