淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

姚金

摘 要：本文首先對(duì)目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，其次闡述了事業(yè)單位檔案管理全面革新的有效對(duì)策，包括提升對(duì)檔案管理工作的重視度，采用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)以及明確獎(jiǎng)罰制度等，意在旨加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理力度。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀分析

社會(huì)的發(fā)展導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位需要處理的信息也逐漸增多，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案的管理正在不斷改革和更新，但即便如此里面仍然存在較多的不足，從而難以適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求。對(duì)提升我國(guó)事業(yè)單位的實(shí)效性以及時(shí)效性方案進(jìn)行探索，從根本上保障事業(yè)單位檔案管理效率的提升，能夠促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位在良好的信息管理模式中，取得更加廣闊的發(fā)展空間以及前景。

1.目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

在對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行革新之前，必須要明確檔案管理工作中現(xiàn)存的各種弊端，保證方案改革后的針對(duì)性以及明確性。從目前的情況上看我國(guó)事業(yè)單位檔案管理還存在以下問(wèn)題：

1.1忽略了檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的檔案管理包括很多部分，除了事業(yè)單位每一位工作人員的重要資料而外，還對(duì)事業(yè)單位整體運(yùn)營(yíng)的模式進(jìn)行了記錄，因此這種重要性不言而喻。但目前有部分事業(yè)單位對(duì)檔案的管理工作不夠重視，更沒(méi)有制定出完善的管理制度等，從而使得檔案的管理工作較為混亂，對(duì)事業(yè)單位的各種重要檔案不能進(jìn)行保障，這并不易于事業(yè)單位今后的發(fā)展。

1.2缺少相關(guān)的設(shè)備

部分事業(yè)單位在檔案管理方面投入的資金較少，有很大一部分的檔案管理設(shè)備年久失修，給檔案管理的工作人員造成了極大的不便，也給日常工作増加了難度。另外正是由于設(shè)備的落后，使得很多檔案管理人員在統(tǒng)計(jì)管理上采用的方法都較為老舊，嚴(yán)重降低了工作效率，同時(shí)也加大了出錯(cuò)的幾率，正是基于這些原因使得檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，從而使得檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

1.3相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)性需提升

由于對(duì)檔案管理工作的不夠重視，事業(yè)單位的人力資源部門(mén)在選拔人員時(shí)，并未對(duì)人員的專(zhuān)業(yè)性進(jìn)行考核，這便使得檔案管理相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)性參差不齊，大部分檔案管理人員并不能夠勝任相關(guān)的管理工作。除上述之外，事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行工作的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致了整個(gè)管理工作得不到實(shí)質(zhì)上的進(jìn)展，很難滿(mǎn)足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展需求。

大部分事業(yè)單位的管理人員通常受到了思維的局限性，會(huì)將重心放在對(duì)人員的管理上，嚴(yán)重忽略了對(duì)檔案管理工作的重要性，從而使得檔案管理設(shè)備較為陳舊，有關(guān)人員的自身意識(shí)較差。正是基于這些原因的存在使得事業(yè)單位都有檔案混亂甚至丟失的情況，嚴(yán)重阻礙了相關(guān)工作的順利開(kāi)展和實(shí)施。但這種檔案管理又與大眾的生活有直接關(guān)系，故需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。

2 事業(yè)單位檔案管理對(duì)策

基于上述對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析，明確檔案管理系統(tǒng)中的不足之處，只有依據(jù)其問(wèn)題采取有效的解決措施，才能夠更好的滿(mǎn)足事業(yè)單位的發(fā)展需求，不斷提升事業(yè)單位的內(nèi)控水平。

2.1 引入先進(jìn)檔案管理技術(shù)

為了保障事業(yè)單位檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，必須要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，為信息化檔案管理工作提供技術(shù)支撐，全面提升檔案管理質(zhì)量。加大對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，推廣信息化技術(shù)的應(yīng)用，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化形式，在實(shí)際的應(yīng)用中不僅能夠提升管理效率，還能夠延長(zhǎng)資料的保存期限，確保資源的完好性。

信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，可以構(gòu)建檔案管理的電子化形式，即使是信息化設(shè)備受到影響，通過(guò)云端服務(wù)不會(huì)讓檔案管理完整性受到破壞。電子化檔案管理方式，具備快捷、方便、高效的特點(diǎn)，能夠全面提升管理效率，事業(yè)單位需要加大對(duì)信息化設(shè)備的采購(gòu)，為電子檔案管理方式奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案資料中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的處理、存儲(chǔ)以及傳輸都需要對(duì)電子信息技術(shù)進(jìn)行全面的掌握，這就對(duì)電子化檔案管理的工作人員提出了更高的要求。

2.2 定期展開(kāi)管理人員培訓(xùn)

為了確保事業(yè)單位檔案管理工作的完整性，要重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提升檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)、管理意識(shí)，確保事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。加強(qiáng)電子檔案管理工作操作方式的培訓(xùn)、對(duì)專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行全面培訓(xùn)，促使檔案管理人員能夠掌握最基本的工作流程，明確工作重點(diǎn)。通過(guò)實(shí)踐證明，定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，能夠促使檔案管理工作人員自身能力素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力的提升。但同樣需要注意，培訓(xùn)工作也是一項(xiàng)比較重要的培訓(xùn)課程，培訓(xùn)不是一蹴而成，需要一定的過(guò)渡，因此必須要定期開(kāi)展培訓(xùn)，需要建立一種長(zhǎng)效機(jī)制，經(jīng)過(guò)多層次、多時(shí)間的教育培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理工作人員自身?yè)碛斜容^專(zhuān)業(yè)的綜合素質(zhì)能力，培育一批綜合素質(zhì)水平較高的檔案管理人才隊(duì)伍，為現(xiàn)代化的電子檔案管理工作提供理財(cái)保障機(jī)制。

2.3 制定明確獎(jiǎng)懲制度

首先建立健全工作評(píng)價(jià)機(jī)制，建立比較詳細(xì)的考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員在工作中的表現(xiàn)進(jìn)行全面的考核，為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展提供制度保障。其次對(duì)檔案管理工作人員的工作行為進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范化管理，創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制以及工作評(píng)估機(jī)制，保障檔案管理工作能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將所有的檔案管理工作完成，并且要保障其質(zhì)量和準(zhǔn)確性。最后，不斷創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作機(jī)制和評(píng)價(jià)體系，在進(jìn)行管理工作的實(shí)施中，能夠進(jìn)行整個(gè)工作流程、工作性質(zhì)以及工作的其他方面內(nèi)容進(jìn)行全面了解與掌握，進(jìn)行檔案管理模式的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

2.4 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在多元化時(shí)代背景下，想要更好的滿(mǎn)足市場(chǎng)發(fā)展需求，事業(yè)單位不僅要重視檔案管理工作信息化水平，還需要重視事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。這要求事業(yè)單位結(jié)合自身的實(shí)際情況，重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)，采取有效措施實(shí)現(xiàn)檔案管理人員綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能的提升。在不斷的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)中，檔案管理工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)自身管理水平、管理能力的提升，不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)，以此全面落實(shí)事業(yè)單位檔案管理工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層還必須要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，增加檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)力度，以此確保事業(yè)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理工作中，想要提升檔案管理效率，就必須要采取有效的管理方式，強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，確保事業(yè)單位在檔案管理工作的科學(xué)性、合理性，全面提升事業(yè)單位檔案管理水平，凸顯出事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展作用。不僅如此，在實(shí)際檔案管理工作開(kāi)展中，需要強(qiáng)化先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用，促使事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化、制度化的方向發(fā)展，以此推動(dòng)事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。

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