新形勢下高校人事檔案管理工作存在的問題及對策

韋翠清

摘 要：在高校人事管理工作中，高校人事檔案的管理工作是其中一個重要的必不可少的組成部分，它是確保高校可持續(xù)發(fā)展的基本條件之一。為了更好地管理人事檔案，文章針對當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的問題，提出了需加強若干具有針對性的措施。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；管理工作；問題及對策

高校最為重要的人才信息源就屬高校人事檔案，它是高校人才選拔任用、教學(xué)科研水平提升和實施長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)和載體。在不斷發(fā)展的高校事業(yè)的推動下，極大的促進(jìn)了人事檔案在各高校的日常工作中的作用。然而，在我國高校檔案管理中，依舊存在著諸多問題。本文主要是針對高校檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行分析，并提出相對應(yīng)的解決措施。

1 當(dāng)前高校人事檔案管理中的問題

我們都知道高校的人事檔案管理的工作內(nèi)容是管理在校師生的個人檔案，根據(jù)目前的統(tǒng)計和調(diào)查結(jié)果表明，有百分之八十的高校在基本的人事檔案管理工作上都完成了既定任務(wù)， 但是只是停留在基本的檔案存儲等表面工作上， 并沒有去深入挖掘資料的額外價值。且檔案管理的制度往往不健全，在實際的檔案查詢工作中很難做到快速和精準(zhǔn)，且管理人員的管理意識薄弱，對管理的實際用途未能真正了解，管理技術(shù)的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化都達(dá)不到要求，相關(guān)的配套設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施也沒能滿足基本條件，人事檔案管理的基礎(chǔ)庫房不夠充足， 很多較大或者系列性的檔案歸類都難以順利進(jìn)行。以下是針對存在的幾點問題進(jìn)行相關(guān)解說。

1.1相關(guān)工作人員不夠重視高校人事檔案管理工作的重要性，管理意識薄弱

許多的高校檔案管理人員還停留在最基本的檔案存放這種單一工作中，認(rèn)為人事檔案無非就是裝訂、歸檔、分類、標(biāo)記等這一系列事務(wù)性工作，未能將檔案管理與科研教學(xué)聯(lián)系起來，也沒想過檔案信息能為學(xué)校創(chuàng)造何種價值，只要不泄露檔案內(nèi)容，不丟失檔案信息就等于做好了這份工作， 然而檔案管理是能夠為學(xué)校創(chuàng)造一定經(jīng)濟(jì)效益的， 當(dāng)然也有很多人對檔案管理這份工作不以為然，也很少過問，管理人員的態(tài)度不端正，缺乏對管理工作重要性的認(rèn)識。

1.2 人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位

很多人事檔案管理資料在歸檔和分類中信息不夠完全，比如說有些學(xué)校就缺少了對高校內(nèi)在職員工崗位的說明， 還有一部分學(xué)生檔案有的放在檔案室，有的存放于學(xué)生會檔案部，這種交叉的歸檔方式很容易引起查詢過程中的混亂， 降低檔案管理效率，給檔案管理帶來很多不便。還有的只記錄了查閱、借出狀態(tài)，但是沒有歸還的情況反映，這很容易造成檔案資料的丟失。因此要制定健全的體制并嚴(yán)格管理，規(guī)范制度。

1.3需加強人事檔案管理隊伍，人員配備不足

高校在不斷的發(fā)展和壯大，教職工的數(shù)量以及學(xué)生的數(shù)量都在不斷的增長，人事檔案管理的內(nèi)容也越來越大，但是由于上級各部門都未能對人事檔案管理工作有所重視， 很少會花精力在檔案管理方面，也不會為其投入過多的人力物力，導(dǎo)致高校內(nèi)人事檔案管理工作還停留在最基礎(chǔ)的狀態(tài)，不能夠深入地展開其他工作。人員的限制很難推動工作效率的增強。同時往往管理檔案的工作人員大部分都是兼職人員，沒有專職人員從事，這在人才基礎(chǔ)上就不占優(yōu)勢，也造成了檔案管理工作停滯不前的這一尷尬局面。

1.4 人事檔案管理硬件設(shè)施無法滿足對檔案安全保管的需求

許多的高校都將人事檔案管理的位置設(shè)置在較為普通的房間內(nèi)，還有的將樓頂、辦公室底層、地下室等地方選址為檔案庫房，這些位置大多陰暗、潮濕，十分不利于檔案文件的存放，還有庫房的門窗都是普通門窗，起不到任何防盜防搶作用，這與檔案室管理要達(dá)到的安全要求還相差很大。這種配套的硬件設(shè)施沒有準(zhǔn)備到位很難確保之后的檔案管理工作加強。因此，在改進(jìn)方案中，要選址合適，并加強安全保衛(wèi)工作，對計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)備也要一并處理到位。

1.5 人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高

受傳統(tǒng)檔案管理觀念影響，當(dāng)下很少有人能夠注重其對檔案管理額外價值的挖掘，很多高校也都還停留在用紙質(zhì)的檔案進(jìn)行存儲和管理，且管理重點還停留在對實體的管理上，未將充分結(jié)合信息化技術(shù)，對檔案資料的處理還不能實現(xiàn)其動態(tài)化，也沒有隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步將紙質(zhì)文件數(shù)字化， 表現(xiàn)最接近電子化的就是在檔案室中的電腦，多半就是用來打印文件而已，也無法進(jìn)行對人事檔案資料的查詢和檢索， 這極大地限制了整體檔案管理工作的運行開展。信息化水平低，也造成了管理工作中人力資源的浪費，無疑也增加了勞動成本，為了有效確保在之后的管理工作中提高其效率，降低其難度，加強現(xiàn)代化建設(shè)也顯得尤為關(guān)鍵和重要了。

2.加強人事檔案管理的措施

針對上述所提到的幾點問題，總結(jié)這些問題產(chǎn)生的原因，主要有三個方面，第一是管理體制不夠健全，存在漏洞，導(dǎo)致管理工作紊亂。第二是管理人員意識薄弱，不能領(lǐng)會到管理的實際價值，使得專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)工作體現(xiàn)不夠，第三是缺少有關(guān)技術(shù)和設(shè)備，導(dǎo)致了管理工作的現(xiàn)代化水平難以提高。所以我們在加強其工作有效性的同時就要從這三個方面著手，完善管理機(jī)制，提升從業(yè)人員素質(zhì)、注重現(xiàn)代化建設(shè)，從而打造出更加完整合理的檔案管理工作。下面就這幾個方面進(jìn)行詳細(xì)說明。

2.1 建立起完善的檔案管理機(jī)制

沒有規(guī)矩不成方圓， 因此需對人事檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)制定相關(guān)的管理制度，確保管理工作能夠有序進(jìn)行，有據(jù)可依，并將管理工作向著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展， 有關(guān)的體制建立，可以參照《干部檔案工作條例》中的條例，再結(jié)合高校人事檔案管理工作的實際情況打造一個可行性較高的制度方案，對檔案管理的每個環(huán)節(jié)都提出相應(yīng)要求，如檔案的接收、傳遞、查閱、使用、核查、審核、歸檔等都要有詳細(xì)的流程記錄，防止因環(huán)節(jié)疏忽而導(dǎo)致檔案原始資料遭到破壞等情況發(fā)生。檔案工作者也要不斷加強自身的管理專業(yè)素養(yǎng)， 不斷結(jié)合實際情況去反映問題，從而進(jìn)一步規(guī)范管理體制內(nèi)容，以此保證體制能夠持久穩(wěn)定運行。當(dāng)然制度的建設(shè)也不是一成不變的，要不斷地修正，才能使得其更加科學(xué)有效，結(jié)合各個高校自身獨特性和個性化彌補其中的不足， 從而打造出適合本校自身發(fā)展的檔案管理流程。

2.2 提升檔案管理人員整體素質(zhì)

高校人事檔案管理部門要大力宣傳和推廣管理優(yōu)化的工作方式，需提高各管理人員對檔案管理的意識，高層領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)對檔案管理工作中存在的問題以及相關(guān)工作的進(jìn)展多進(jìn)行關(guān)注，并制定出一些支持和肯定的鼓勵措施，可投入合理的人力和物力，盡可能的對檔案管理工作表示支持。與此同時，人事檔案的管理人員應(yīng)端正自身管理工作的態(tài)度，時刻對人事檔案的內(nèi)容資料進(jìn)行關(guān)注和管理，充分利用并主動開發(fā)人事信息，高校內(nèi)進(jìn)行改革人事制度以及評聘人才等活動時，人事檔案管理人員需積極提供有利的參考信息，以此發(fā)揮檔案管理工作的最大效用， 讓檔案資料能夠切實作用于校內(nèi)人事建設(shè)并表現(xiàn)出其前瞻性的作用。檔案管理人員要多去參加檔案管理方面的學(xué)習(xí)活動，從實踐中汲取經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提升自身的管理水平，強化自身的專業(yè)素質(zhì)，并具有基本的服務(wù)意識，做好檔案的歸檔存儲和總結(jié)調(diào)研。為高校發(fā)展提供更人性化的檔案管理服務(wù)。檔案管理工作人員還要嚴(yán)守工作紀(jì)律，注意不斷提高自身的政治素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)、工作操守等，不向外泄露檔案資料里的秘密，做到業(yè)務(wù)技能和綜合修養(yǎng)全面進(jìn)步。

2.3 注重建設(shè)現(xiàn)代化管理

在檔案管理工作中，現(xiàn)代化管理是其加強建設(shè)管理的一個重點。現(xiàn)代化建設(shè)除了基本的現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的水平提高外， 還有人事檔案管理的人員配備、檔案管理的設(shè)備設(shè)施匹配等。有關(guān)部門要設(shè)立專門的管理人員去做好這些基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備工作，保證有充足的人員去管理每一項檔案歸檔工作，還要建立單獨的檔案室存放檔案。當(dāng)下的大數(shù)據(jù)云計算的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備也要對應(yīng)匹配，給予管理人員良好的辦事環(huán)境，從而保證其工作順利展開。還有管理軟件的安裝等，各個部門都能有一定的訪問權(quán)限，并對檔案內(nèi)的資料進(jìn)行設(shè)密處理，從而做到對檔案資料的公開化處理，將資料信息更好地服務(wù)于大眾。當(dāng)然檔案中的信息要設(shè)定訪問人員權(quán)限，涉及隱私的內(nèi)容要慎重處理。通過現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的融合， 將傳統(tǒng)的檔案管理局限性打破，提供給檔案管理更多的發(fā)揮渠道，為其創(chuàng)造更多的可能條件。將檔案管理者轉(zhuǎn)變成信息管理者，從而使得檔案管理向著信息化靠攏，以此也能更加容易應(yīng)對這個信息數(shù)據(jù)日新月異的時代。

3 結(jié)語

綜上，從目前看來我國人事檔案管理工作還比較滯后，不僅對人事檔案管理工作的意識薄弱，還存在不健全的管理制度，配備不足的管理人員，無法滿足檔案安全管理需求的硬件設(shè)施，現(xiàn)代化和信息化水平低等諸多問題，極大的阻礙了發(fā)揮人事檔案的作用。因此，加強高校人事的檔案管理工作，為提高檔案的利用價值奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。文章提出的若干加強措施具有一定的參考價值。

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