試論如何做好衛(wèi)生院人事檔案管理工作

胡建霞

摘 要：隨著近年來(lái)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)人才流通速度加快，對(duì)人事檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。作為治病救人的醫(yī)療機(jī)構(gòu)的最基本組成，社區(qū)衛(wèi)生院對(duì)院內(nèi)所有醫(yī)護(hù)人員、勤務(wù)人員及管理人員的人事檔案管理更需要嚴(yán)格，不僅對(duì)員工的一般資料，而且對(duì)其各項(xiàng)工作成績(jī)、綜合素質(zhì)等均需要全面記錄。但當(dāng)前的衛(wèi)生院人事檔案管理中尚存在部分問(wèn)題，本文即針對(duì)如何做好衛(wèi)生院人事檔案管理展開(kāi)分析，并探討對(duì)策。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生校 人事檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

隨著我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療分級(jí)制度的建立，衛(wèi)生院一改以往負(fù)責(zé)社區(qū)居民的配藥、方便輸液、防疫等較簡(jiǎn)單的工作，轉(zhuǎn)而著眼于提高醫(yī)療質(zhì)量，一些基礎(chǔ)疾病基本由社區(qū)醫(yī)院解決，若病情復(fù)雜，需在社區(qū)醫(yī)院先行進(jìn)行初步處理后再轉(zhuǎn)診上級(jí)醫(yī)院，給上級(jí)醫(yī)院減輕壓力的同時(shí)，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生院的醫(yī)療建設(shè)要求也大大提高。因此，引進(jìn)人才，也成了衛(wèi)生院需要著重開(kāi)展的工作。隨著員工隊(duì)伍日益壯大，作為衛(wèi)生院人力資源規(guī)劃基石的人事檔案管理工作也引來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

1衛(wèi)生院人事檔案管理的重要性

1）個(gè)人檔案在個(gè)人發(fā)展中的重要性。個(gè)人檔案隨著員工的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷而不斷更新，可以說(shuō)，人事檔案就是一名員工的所有成長(zhǎng)經(jīng)歷，也是所有走過(guò)路程的證明，伴隨著員工的一生。員工憑借自己檔案中的經(jīng)歷、信息、取得的成績(jī)來(lái)爭(zhēng)取晉職、升遷的機(jī)會(huì)，每取得一次成績(jī)，都會(huì)在人事檔案上增添新的一筆，將其中的內(nèi)容一點(diǎn)點(diǎn)豐富起來(lái)。如果沒(méi)有完善的管理體系，導(dǎo)致資料未被妥善保管而殘缺不全，每次到晉升的時(shí)候，都會(huì)要求員工重新自行準(zhǔn)備材料上交，而不是直接查閱人事檔案。由于衛(wèi)生院平時(shí)接診的工作就較為繁重，而晉升需要準(zhǔn)備的材料也非常復(fù)雜，需要花費(fèi)大量的精力，這樣一來(lái)，就會(huì)造成大量的時(shí)間浪費(fèi)，員工怨聲載道，影響工作效率，對(duì)衛(wèi)生院的管理質(zhì)疑，動(dòng)搖繼續(xù)為衛(wèi)生院扎根奉獻(xiàn)的決心，造成人心浮動(dòng)，人才難以留住，制約衛(wèi)生院發(fā)展。

2）人事檔案在人才建設(shè)中的重要性。員工的個(gè)人檔案中包含員工所有學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、進(jìn)修情況，工作中取得成績(jī)，獲得的榮譽(yù)等等，全面、真實(shí)的反應(yīng)了員工的綜合信息，在員工求職時(shí)，招聘單位通過(guò)檔案描述，對(duì)員工的個(gè)人情況一目了然，選擇是否任用時(shí)，也可以此為依據(jù)。通過(guò)對(duì)人事檔案的科學(xué)管理，可以更清楚的掌握衛(wèi)生院醫(yī)療隊(duì)伍情況，明確本院醫(yī)療建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，為進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)療隊(duì)伍建設(shè)，可以更有目標(biāo)的引進(jìn)人才。健全的人事檔案管理系統(tǒng)，在牽涉到院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員職稱(chēng)晉升、職務(wù)任免時(shí)，能迅速提供可靠、完整的資料，有助于衛(wèi)生院管理層的決策，也能讓每一名員工都有公平發(fā)展的機(jī)會(huì)，對(duì)本院組織產(chǎn)生信任感，自覺(jué)自愿的在醫(yī)療基層機(jī)構(gòu)穩(wěn)扎實(shí)干，為衛(wèi)生院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。當(dāng)衛(wèi)生院有成立新項(xiàng)目時(shí)，也可以根據(jù)人事檔案情況更方便、迅速的調(diào)動(dòng)適合的人才，即能節(jié)約時(shí)間成本，又能優(yōu)化人員配置，利于新項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，衛(wèi)生院人事檔案管理系統(tǒng)是否健全、完善，直接關(guān)系到衛(wèi)生院長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

3）人事檔案對(duì)衛(wèi)生院和諧發(fā)展的重要性。衛(wèi)生院建立完善的人事檔案管理制度，有專(zhuān)人管理，專(zhuān)人定期整理，每年晉升時(shí)期，主要憑借檔案內(nèi)容說(shuō)話，選擇立功受獎(jiǎng)的人選時(shí)，也主要根據(jù)檔案記錄所有取得的成績(jī)，再加上當(dāng)年先進(jìn)事跡作為評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)了每名員工的利益，保證了晉升、任選時(shí)的公平公正，以及人事變動(dòng)時(shí)的高效性，促進(jìn)了衛(wèi)生院的和諧發(fā)展。

2衛(wèi)生院人事檔案管理存在問(wèn)題

1）思想上缺乏重視。大部分衛(wèi)生院都以保證醫(yī)療安全、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益為重，而人事檔案不是直接化為經(jīng)濟(jì)利益的手段，不能直接提高衛(wèi)生院的效益，所以往往得不到重視。很多人認(rèn)為管理檔案就是裝訂紙質(zhì)材料，打掃檔案庫(kù)房，不隨便泄露或丟失，與醫(yī)療安全及醫(yī)療創(chuàng)收沒(méi)有直接關(guān)系。所以，關(guān)注的人少，也沒(méi)有專(zhuān)項(xiàng)資金，管理體系更是落后。管理制度上也不健全，若檔案管理出現(xiàn)紕漏，對(duì)管理人員也沒(méi)有明確的獎(jiǎng)懲措施，沒(méi)有責(zé)任到人，權(quán)責(zé)不明，也降低了檔案管理人員的責(zé)任心。

2）管理人員素質(zhì)較低。因?yàn)闄n案管理本身得不到重視，檔案室的管理人員文化、素質(zhì)較低，甚至有些衛(wèi)生院沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理人員，由行政人員或財(cái)務(wù)人員兼職，影響了管理體系的穩(wěn)定性。管理人員收入待遇也不高，收入程度往往和保安或傳達(dá)室人員差不多，沒(méi)有績(jī)效考核可以設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)，導(dǎo)致大部分管理人員不思進(jìn)取，上班時(shí)兼顧其它事情，或者對(duì)檔案僅僅不動(dòng)腦筋的整理，漏頁(yè)缺頁(yè)也不知道，只是機(jī)械的裝訂成冊(cè)，放置沒(méi)有一定的規(guī)律性，當(dāng)有員工需要用到且查找困難時(shí)，罵罵咧咧不耐煩；因?yàn)閷?duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏，又沒(méi)有適當(dāng)培訓(xùn)，管理人員本身不清楚檔案里需要什么、缺什么，不會(huì)適時(shí)通知員工及時(shí)提交必須的補(bǔ)充材料，導(dǎo)致需要查詢(xún)檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)材料不完整，缺失較多。

3）管理方式過(guò)于落后。由于衛(wèi)生院管理層對(duì)檔案管理工作的忽視，沒(méi)有足夠的資金配置，很多衛(wèi)生院的人事檔案還是靠手工整理。但是，檔案資料內(nèi)容較繁雜，完全靠手工整理、記錄、裝訂，工作繁重不說(shuō)，還需要花大量時(shí)間，愿意去檔案室工作的人又不多，大部分都還是不情不愿的態(tài)度，有限的人手需要應(yīng)付巨大的工作量，手工工作效率不高，沒(méi)有有效的績(jī)效機(jī)制，管理人員的工作積極性提不上去。

4）檔案與人相脫節(jié)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展，人們的思想觀念不斷更新，正所謂“人往高處走，水往低處流”，人們?cè)絹?lái)越強(qiáng)調(diào)自身的發(fā)展與未來(lái)的計(jì)劃是否相符，并不會(huì)像計(jì)劃體制下一輩子安分守己的拘泥于一個(gè)單位，若在一個(gè)單位不能按預(yù)計(jì)的發(fā)展，不能按自己的目標(biāo)前進(jìn)，往往會(huì)辭職，轉(zhuǎn)而去更有利于自身發(fā)展的單位，人員的流動(dòng)非常頻繁。若衛(wèi)生院沒(méi)有完善的檔案管理體系，導(dǎo)致檔案因未保存完善而內(nèi)容不全，人員在變動(dòng)時(shí)，嫌補(bǔ)足原檔案太過(guò)麻煩，就會(huì)棄之不用，到新單位后重新建立檔案，造成檔案紊亂，甚至有人無(wú)檔，有檔無(wú)人的現(xiàn)象，架空了檔案管理的實(shí)際作用。

3衛(wèi)生院人事檔案管理的對(duì)策

1）增強(qiáng)檔案意識(shí)。衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，專(zhuān)門(mén)抽時(shí)間請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)法規(guī)授課，宣傳檔案管理的重要性，讓全院?jiǎn)T工都能加深認(rèn)識(shí)，明確檔案關(guān)系到晉升、任用，衛(wèi)生院會(huì)以檔案為根本依據(jù)，保證了個(gè)人晉升的公平公正性，提高人事調(diào)配的工作效率，并保證決策的正確性。院辦應(yīng)逐步將檔案管理納入衛(wèi)生院年度工作計(jì)劃，建立績(jī)效考核機(jī)制，定期檢查、督導(dǎo)檔案管理工作，認(rèn)真聽(tīng)取檔案管理人員的意見(jiàn)和建議，針對(duì)問(wèn)題及時(shí)提出有效解決辦法，而不是對(duì)他們的意見(jiàn)聽(tīng)之任之，不辦實(shí)事。只有建立科學(xué)績(jī)效考核制度及相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，并足夠重視檔案管理工作，才能激發(fā)管理人員的主動(dòng)性與積極性。

2）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。需建立培訓(xùn)機(jī)制，設(shè)立培訓(xùn)資金，并需要在培訓(xùn)結(jié)束后對(duì)參訓(xùn)人員組織考核，保證培訓(xùn)的有效性。與醫(yī)務(wù)人員定期“三基”考試一樣，對(duì)檔案管理人員也需要定期考核，了解業(yè)務(wù)熟練程度，根據(jù)考核結(jié)果需有適當(dāng)獎(jiǎng)懲，以激勵(lì)檔案管理人員勤學(xué)苦練，加強(qiáng)本專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能，增加管理人員對(duì)本職工作的責(zé)任感與事業(yè)心。平時(shí)需要多關(guān)心管理人員的工作、生活，了解他們生活、工作上遇到的困難并給予幫助，讓他們感受到組織的關(guān)懷，從而自愿在工作上給予回報(bào)，工作積極性更高。

3）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。加大資金投入，招聘信息專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)電腦信息的錄入，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與完善，漏洞的修復(fù)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，設(shè)立搜索查詢(xún)系統(tǒng)，便于查詢(xún)、調(diào)用，定期維護(hù)、更新，技術(shù)保障，保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，關(guān)系到衛(wèi)生院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，需要全院整體高度重視，在這項(xiàng)工作合理化、規(guī)范化的同時(shí)，也能推進(jìn)本院的發(fā)展。

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