淺析人事檔案在企事業(yè)單位檔案管理工作中的重要性

摘 要：人事檔對每一個人都很重要，在檔案的管理中存在著重要意義，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案工作各環(huán)節(jié)的共同任務(wù)人事檔管理要不斷滿足社會的發(fā)展和現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的需求，及時解決現(xiàn)有問題，不斷加強(qiáng)人事檔案管理，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與究善

關(guān)鍵詞：人事檔蒙；管理；問題及建議

在人事管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：人事檔案管理部門可以據(jù)此為其提供辦理任職、護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認(rèn)定和辦理社會保險；為其代辦申報職稱；根據(jù)檔案年齡確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退體年齡；代為繳納職工的的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

一、檔案管理的意義

檔案的存在是一種社會現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而也要看到，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。對于不斷形成和材料增加的檔案，通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于不斷損毀的檔案，則通過加強(qiáng)檔案的保管工作來解決。檔案工作的實(shí)踐，向我們提出了一個很尖銳的問題；一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護(hù)集體和個人歷史真實(shí)面貌服務(wù)；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè)，都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。

二、人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是對一個職工個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄，是其本人享受各種社會待遇的憑據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益，是其接續(xù)保險、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和社會的發(fā)展，在工作中遇到了很多問題。

1、現(xiàn)行企事業(yè)人事檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)?，F(xiàn)在企事業(yè)人事檔案沒有統(tǒng)一管理，企事業(yè)主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企事業(yè)單位也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖于企事業(yè)單位實(shí)行的全員勞動合同制，給企事業(yè)單位的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個人利益，促進(jìn)勞動力合理有序流動，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動力市場。部分國有企業(yè)改制為私有企業(yè)，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調(diào)動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里，有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個人利益。

2、企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

3、檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)企事業(yè)單位對職工檔案管理工作發(fā)展。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的對策以及方法

人事檔案主要包括學(xué)歷材料（畢業(yè)生登記表、學(xué)歷證明等）、錄用材料（包括招工、子女補(bǔ)充、轉(zhuǎn)正定級等）、入黨入團(tuán)材料（包括入黨入團(tuán)的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料等）、工資表、獎勵呈報審批表、處分決定及解除決定、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的審批材料、聘用（勞動）合同、調(diào)動呈報材料、計(jì)劃審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休（退職）審批表等。建立與信息化經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案管理體制，以適應(yīng)信息化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。我們要促使人事檔案更加規(guī)范和完整，要注意以下幾點(diǎn)：（1）是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。（2）是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。（3）是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住卷宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

四、人事檔案管理的發(fā)展趨勢。

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點(diǎn)的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走，那么，既便是這個人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度協(xié)調(diào)運(yùn)行，那么許多問題都會迎刃而解?？梢?，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

人事檔案社會化開放式管理模式，是信息化經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段。與信息化經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理模式有所不同，傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會各種機(jī)構(gòu)和人員利用，宜采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善

參考文獻(xiàn)

[1]潘姝、人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J]、麗水學(xué)院學(xué)報雜志20059（3）第119頁

作者簡介

黃永慶（1979-），男，河北望都縣人，館員，研究方向：人事檔案在企事業(yè)單位檔案管理工作中的重要性。