做好建筑工程項目檔案管理的研究探討

伍慶芝

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，建筑業(yè)也是日新月異，迎來了大好的發(fā)展機遇，建筑施工過程變得越來越規(guī)范。在建筑施工過程中，工程項目的檔案管理工作受到了人們的廣泛關注，工程檔案不僅直接代表整個工程的優(yōu)劣，更是一種有力的參考依據(jù)，出現(xiàn)工程問題時，可以進行參考。本文根據(jù)整個建筑行業(yè)發(fā)展情況，對建筑工程項目中工程檔案的管理進行了深入研究，為后續(xù)檔案管理工作提供理論基礎。

關鍵字：建筑；項目；檔案

得益于我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，全國各地的建筑工程規(guī)模日益增大。隨著建筑工程領域的發(fā)展和深入，工程檔案的數(shù)量也會越來越多，難度隨之變大。因此，相關部門應該不斷地提高對工程檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新性地利用各種現(xiàn)代化的技術手段和工作模式，提升本身對工程檔案管理水平。

1 工程檔案管理的意義

1.1 工程檔案管理的概念

檔案，顧名思義是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。工程檔案就是指在工程建設管理過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的載體材料。建筑工程項目是由項目設立、項目決策、項目施工等眾多環(huán)節(jié)組成的，而工程檔案是建立在項目設立階段，即前期階段。工程檔案對工程項目的意義重大，如果沒有對檔案進行管理和保護，那么建筑工程也就不能進行正常的施工作業(yè)。

1.2 工程檔案直接體現(xiàn)工程質(zhì)量

人民對住房的需求越來越大，相應對住房質(zhì)量的要求也會越來越高。而建筑工程的質(zhì)量是衡量建筑工程安全性的首要指標，需要建筑單位嚴格地保證項目質(zhì)量，對施工過程中的每一個環(huán)節(jié)都要嚴格把握。同時，工程質(zhì)量的好壞也需要由完整的工程檔案來決定，在工程檔案的基礎上對工程施工的技術、材料、工藝、進度進行詳細的數(shù)據(jù)分析，采用先進的技術手段進行對數(shù)據(jù)的綜合評測，并得出與之相應的質(zhì)量檢測報告。工程檔案會對工程建設過程中的施工材料、機械、環(huán)境、人員以及施工方法進行詳細的記錄，針對各種在工程中可能會出現(xiàn)的因素進行匯總，保障施工質(zhì)量。另外，在工程中工程檔案管理也是工程驗收的一個重要的環(huán)節(jié)。工程檔案中記錄著工程的各個方面，專業(yè)的工程驗收部門會基于工程檔案對建筑工程進行執(zhí)法檢查。隨著驗收檢查的標準越來越嚴格，施工方若保證質(zhì)量，必須在實際施工過程中對每一個環(huán)節(jié)進行詳細的記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題，保證施工質(zhì)量。

1.3工程檔案為整個工程提供參考依據(jù)

工程檔案的建立可以為整個工程提供更為細致的參考依據(jù)，工程檔案在施工過程中會詳細記錄每一個工程環(huán)節(jié)，如果其中的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，可以以工程檔案為參照依據(jù)進行追責。工程檔案會記錄所用人工、材料以及機械的詳細用量，參考工程檔案可以對整個施工成本進行宏觀的調(diào)控，故工程檔案的建立可以大大提高工作效率，所以工程項目檔案對于整個工程來說是非常重要的參考依據(jù)。

2 目前建筑工程檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識薄弱

如今在大環(huán)境下，仍然有很多施工方企業(yè)沒有意識到工程檔案管理的重要性，管理意識比較落后，甚至質(zhì)疑檔案管理工作的意義。此外，仍然有很多公司沿用落后的傳統(tǒng)的管理模式，管理意識非常薄弱。

2.2 檔案管理制度的落后

我國相關政策明確規(guī)定了建筑工程管理工作的相關要求，但是在實際工作中，嚴格執(zhí)行的企業(yè)不多。這說明企業(yè)內(nèi)部存在缺乏有效的管理制度問題，同時在管理的過程中也沒有專門人員進行工作。

2.3 缺乏專業(yè)管理人才

很多企業(yè)對于具有專業(yè)知識人才的需求量非常大，但是對專業(yè)管理工程檔案的人員需求不大。隨著社會的發(fā)展和進步，大量的專業(yè)檔案管理模式出現(xiàn)，相應的專業(yè)管理人才仍然缺少。缺少專業(yè)的人才，就會挪用其他專業(yè)的人員進行項目檔案管理工作，使得工程檔案的管理工作既耗時又費力。

3 施工方在工程檔案管理中的作用

在整個的工程過程中，施工方的作用彌足重要。施工方需要對整個工程過程中的每一個關鍵點進行質(zhì)量抽查，并對所有的質(zhì)量數(shù)據(jù)和文件進行收集和整理，對工程檔案管理工作進行詳細謹慎的處理。

3.1 培養(yǎng)管理意識，加強了檔案管理教育

在整個工程施工過程中，工程檔案管理工作非常重要，同時，施工方在其中有至關重要的作用。首先，施工方單位應深刻意識到建筑工程檔案的重要性，花費大量的人力、物力提高管理效率，摒棄傳統(tǒng)落后的管理模式，利用最新的技術和理念進行相關管理工作。其次，積極招聘專業(yè)管理人才。對于施工方企業(yè)而言，工程檔案的管理是核心競爭力，對于自身企業(yè)發(fā)展和促進建筑行業(yè)正規(guī)化發(fā)展具有重要作用。隨著檔案管理技術的不斷提高，人才戰(zhàn)略顯得尤為重要。招聘優(yōu)秀人才進行科學合理的管理工作，不但可以使企業(yè)減少不必要的財力支持，還可以使企業(yè)管理隊伍年輕化，創(chuàng)新氛圍更加濃厚。檔案人員在工程前期進入施工現(xiàn)場，對檔案管理工作建立一個大局觀，對管理工作統(tǒng)籌規(guī)劃，避免因前期準備工作不足到后期出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)丟失遺漏現(xiàn)象。此外，及時與相關負責人簽訂責任書，減少了工作失誤。

3.2 建立完善的檔案管理制度和完整的控制組織體系

施工方在進行檔案管理工作中，擁有一套專業(yè)的管理制度，首先會在企業(yè)內(nèi)部建立工作小組，專門負責管理工作。不斷地進行檔案管理教育工作，強化全員管理意識，建立完善的檔案管理制度，上到項目經(jīng)理，下到基層員工，不斷地深入學習，全體員工的參與才是開展檔案管理工作的基礎。另外，相關政府部門對建筑檔案管理工作的重視，對施工方企業(yè)來說意義重大。

3.3 建立了高效的工程檔案管理機構

施工方會在公司內(nèi)部建立一個由經(jīng)驗豐富、工作高效的人員所組成的管理機構，這些人具有一定的檔案管理知識儲備，認真嚴謹?shù)膶Υぷ鳎耆姘盐蘸屯瓿蓹n案的整理、歸檔等工作。另外，施工方應建立完整的控制組織體系，施工方按照檔案控制計劃與各個負責單位簽訂檔案控制目標責任書，由專門人員進行檔案控制工作。

3.4 建立有效的考核機制

施工方對進行工程檔案管理工作的專業(yè)人員進行考核，加深對檔案管理工作的重視和專業(yè)知識的考察，并且按照施工方與各個負責單位簽訂的責任書，對參與工作的專業(yè)人員進行責任目標現(xiàn)階段執(zhí)行情況的考核，建立獎罰制度，對認真負責的優(yōu)秀員工進行獎勵，對消極對待的員工進行經(jīng)濟上的懲罰。

3.5 強化了檔案驗收工作

在進行完整的工程檔案整理工作之后，需要對檔案進行驗收工作。檔案驗收工作是對已經(jīng)完工的工程檔案按照相關對丁程序檢查之后，確認此工作是否復合驗收標準并且可以歸檔的一個重要的環(huán)節(jié)。施工方會收集工程檔案文件，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖。如果工程檔案管理工作沒有達到驗收標準，是不允許竣工和辦理與各個負責單位的工程金結(jié)算手續(xù)的。

4 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展和建筑行業(yè)的蓬勃發(fā)展，以施工方為主導的工程檔案管理工作變得尤為重要。相關部門應該重視管理工作，完善工程檔案管理制度，加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，促進建筑業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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