射頻識別技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

摘要：隨著國民經(jīng)濟的不斷增長，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷完善，高校教育發(fā)展得到了質(zhì)的飛躍。射頻識別技術(shù)應(yīng)用作為高校檔案管理工作過程的重中之重，是一個必不可缺的關(guān)鍵內(nèi)容，其能夠有效利用射頻信號自動識別目標對象，同時在短時間內(nèi)獲取到與對象相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，這樣一來能夠幫助檔案管理人員降低工作任務(wù)量，簡化各項檔案管理工作復(fù)雜度，最大程度提升高校檔案管理工作的信息化水平和工作效率，促進高校教育和諧穩(wěn)定地發(fā)展。本文將進一步對射頻識別技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用展開分析與探討。

關(guān)鍵詞：射頻識別技術(shù)；高校；檔案管理；應(yīng)用

一、 引言

當前是一個科技創(chuàng)新時代，高校檔案管理工作發(fā)展要與時俱進，跟上時代前進的腳步。針對以往檔案管理工作中普遍存在的查詢困難、檔案數(shù)據(jù)冗余以及數(shù)據(jù)處理效率偏低等問題，高校必須結(jié)合自身的發(fā)展情況和條件，適當加大對檔案管理工作的投資力度，通過引進應(yīng)用先進的信息技術(shù)手段，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。射頻識別技術(shù)作為一項新興的自動識別技術(shù)，能夠為檔案管理人員提供自動識別物體信息、處理信息以及遠程傳輸信息數(shù)據(jù)等管理功能，從而有效降低檔案管理人員的工作任務(wù)量，實現(xiàn)對各項檔案數(shù)據(jù)的快速檢索查詢，進一步優(yōu)化了檔案管理模式。

二、 射頻識別技術(shù)簡述

射頻識別技術(shù)英文縮寫是RFID，其作為一種先進的無線通信技術(shù)，興起于上個世紀九十年代。射頻識別技術(shù)系統(tǒng)的構(gòu)成主要包括了三個部分，它們分別是射頻電子標簽、天線以及讀寫器或者閱讀器。系統(tǒng)發(fā)出指令的方向是天線-閱讀器-電子標簽，返回應(yīng)答的方向則是與之相反。通常情況下，電子標簽中會保存有特定格式的電子數(shù)據(jù)，當工作人員將其應(yīng)用在實際管理工作中，電子標簽會附著在待識別物體的表面。閱讀器又被人們稱作為讀出裝置，它的功能在于能夠自動讀取識別出電子標簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，接著基于計算機設(shè)備輔助下，完成對目標對象的信息采集、處理以及傳輸工作。高校檔案管理部門通過引進應(yīng)用射頻識別技術(shù)，能夠發(fā)揮出以下幾點管理工作優(yōu)勢：（1）數(shù)據(jù)存儲方便快捷；（2）使用壽命長，能夠?qū)崿F(xiàn)重復(fù)使用；（3）電子標簽掃描效率高，并且能夠同時讀取多項數(shù)據(jù)；（4）更好的安全性，能夠在標簽數(shù)據(jù)上設(shè)置讀寫密碼保護；（5）數(shù)據(jù)容量大，可以根據(jù)用戶自身需求擴充RFID標簽數(shù)據(jù)存儲量。

三、 高校檔案管理工作中存在的主要問題

1. 檔案編目流程設(shè)計復(fù)雜，管理效率偏低

檔案編目作為高校檔案管理工作的重要組成部分，其負責(zé)工作內(nèi)容是對檔案館中各項檔案資料進行著錄、標引、組織以及目錄制作等，該項工作目的是為了實現(xiàn)對檔案資料的科學(xué)分類整理，方便用戶對檔案的調(diào)用閱讀。在傳統(tǒng)高校檔案管理工作模式中，普遍存在的問題是檔案編目流程設(shè)計過于繁瑣復(fù)雜。檔案管理人員首先要對各項檔案展開科學(xué)處理工作，比如殺毒、排序以及裝訂等操作，這樣能夠為檔案安全入庫打下良好的工作基礎(chǔ)；然后，檔案管理人員需要認真仔細地去翻閱每部檔案內(nèi)容，嚴格按照內(nèi)容屬性的不同，對檔案進行分類整理工作。此外，還需根據(jù)檔案著錄標引所形成的條目依個展開編排作業(yè)，這樣就能夠科學(xué)形成不同專題的檔案目錄。檔案管理人員要通過手寫方式將檔案目錄手工譽寫到檔案盒中；最后，檔案管理工作人員要把各個裝訂成冊后出的檔案文件依次放到對應(yīng)的檔案盒中存檔。傳統(tǒng)高校檔案編目工作需要花費大量的人力資源、物力資源以及財力資源，并且由于過多人員參與到檔案分類處理工作，難免會發(fā)生一些人為失誤，導(dǎo)致檔案的錯誤存檔或者信息填寫錯誤等，整體管理效率有待提升。

2. 檔案調(diào)度使用不方便，耗時偏長

傳統(tǒng)高校檔案管理工作中的檔案編目就相當于建立索引，在日常檔案查詢工作過程，檔案管理人員可以通過按照目標檔案類型找到與之對應(yīng)的檔案架，接著在檔案架每層框架中進行依次查找相互匹配的檔案編目信息。雖然該種檔案查詢調(diào)用方式能夠一定程度縮短工作人員在檔案調(diào)閱上的時間利用，然而，實際情況是隨著高校建校時間的不斷加長、辦校規(guī)模的不斷增大，高校檔案累積數(shù)量也會隨著增多，這種借助檔案編目信息去查閱調(diào)用檔案的方式也會花費較長的時間，不利于高校檔案管理工作穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。一旦檔案管理工作人員錯誤將檔案存放到未指定檔案架中，那么下次要想準確快速查詢到該檔案，就需要通過以全文索引的模式在整個檔案館進行查找，這樣無疑會帶來更多的工作麻煩，消耗掉工作人員的大量時間和精力。

3. 檔案存儲形式落后，安全性不足

在傳統(tǒng)高校檔案管理模式中，工作人員通常采用的檔案存儲形式為紙質(zhì)材料、相片以及物件等，這些用來制作檔案的材料容易出現(xiàn)各種不利于安全長久儲存的問題。比如，紙質(zhì)材料檔案需要檔案管理人員進行定期殺毒清潔，否則會出現(xiàn)蟲蛀現(xiàn)象；相片材料檔案則會隨著時間流逝變得越來越模糊。這些問題都會嚴重影響到高校檔案存儲的安全質(zhì)量工作。與此同時，當高校需要對檔案館進行大清潔工作或者搬遷檔案館資料時，一些體型偏小的檔案在這個過程極容易會發(fā)生丟失或者損壞問題，從而給檔案安全存儲工作帶來一定的威脅，不利于檔案管理工作人員各項管理作業(yè)順利的進行。

四、 基于射頻識別技術(shù)的高校檔案自動化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

如圖1所示為基于射頻識別技術(shù)的檔案自動化管理系統(tǒng)功能模塊構(gòu)架，該系統(tǒng)的組成主要分為兩個部分，分別是數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。高校檔案部門通過應(yīng)用該系統(tǒng)能夠最大程度提高檔案管理效率，充分保障檔案信息數(shù)據(jù)管理存儲的安全可靠性。

圖1基于射頻識別技術(shù)的檔案自動化管理系統(tǒng)功能模塊構(gòu)架

1. RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計

RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的構(gòu)成主要分為兩個部分，一個是中心數(shù)據(jù)服務(wù)器，另一個則是終端管理器。其中，終端管理器會與控制中心電腦主機進行有效連接，作為數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與手持式數(shù)據(jù)終端通訊的接口?；谑殖质綌?shù)據(jù)終端的輔助下，能夠?qū)⒏黜検占降臄?shù)據(jù)信息有效傳輸?shù)街行臄?shù)據(jù)庫，然后通過使用終端管理程序?qū)崿F(xiàn)對電子標簽數(shù)據(jù)信息地優(yōu)化處理，這樣一來就能夠為高校檔案管理信息系統(tǒng)各項功能穩(wěn)定運行提供可靠數(shù)據(jù)支持。

2. 檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計

高校檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計主要包括了四個部分工作內(nèi)容，它們分別是儲位管理子系統(tǒng)設(shè)計、查詢管理子系統(tǒng)設(shè)計、銷毀管理子系統(tǒng)設(shè)計以及安全管理子系統(tǒng)設(shè)計。（1）儲位管理子系統(tǒng)。高校通過在檔案管理信息系統(tǒng)中有效設(shè)置該子系統(tǒng)，能夠達成對檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號以及儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動綁定。此外，檔案管理人員利用該子系統(tǒng)能夠科學(xué)高效地管理數(shù)據(jù)庫內(nèi)的各項儲位信息；（2）查詢管理子系統(tǒng)。該子系統(tǒng)的設(shè)計能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱出庫的自動化管理目標，當檔案管理人員從檔案庫成功取出某個檔案后，只需使用讀寫器有效讀取檔案盒子上的RFID信息，然后與查詢管理子系統(tǒng)中的檔案信息進行對比工作，就能夠判斷出取出檔案與需求檔案是否是一致的；（3）銷毀管理子系統(tǒng)。高校計算機技術(shù)人員通過在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置銷毀管理子系統(tǒng)，檔案管理人員每次將檔案入庫時，只需在該系統(tǒng)中設(shè)置好入庫新檔案的保管期限，一旦檔案保管期限達到，那么銷毀管理子系統(tǒng)就會自動發(fā)出相關(guān)提示信息，通知檔案管理人員采取下一步處理措施。此外，檔案管理人員也可以主動去查詢每份檔案的保管期限信息，判斷是否要對其采取銷毀或者繼續(xù)保存；（4）安全管理子系統(tǒng)。通過設(shè)置檔案安全管理子系統(tǒng)，能夠有效建立起科學(xué)完善的檔案管理安全機制，實現(xiàn)對檔案館資料的實時監(jiān)管目的。當工作人員將檔案入庫后，其檔案信息和儲位信息均會由系統(tǒng)監(jiān)控模塊鎖定，如果出現(xiàn)檔案盒失常離開儲位現(xiàn)象，那么安裝在儲位區(qū)的閱讀器就會第一時間發(fā)現(xiàn)該信息，并把信號以無線方式傳輸?shù)桨踩芾碜酉到y(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)的警報模塊會發(fā)出警報通知到有關(guān)人員。

五、 射頻識別技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用措施

1. 檔案入庫管理

基于射頻識別技術(shù)輔助應(yīng)用下，檔案管理人員在新檔案入庫管理工作中，要先對每份新檔案進行編目作業(yè)，同時利用終端管理器寫入RFID標簽，這樣對應(yīng)生成的電子標簽信息數(shù)據(jù)就會被自動傳送到中心數(shù)據(jù)庫里，方便其他功能模塊的調(diào)用。在工作人員進行檔案入庫時，檔案管理信息系統(tǒng)中的儲位管理子系統(tǒng)會準確發(fā)出入館指令，接著自動讀取出準確入館的檔案盒相關(guān)信息，儲位自動識別模塊會把檔案自動識別模塊所獲取到的檔案盒信息展開匹配綁定作業(yè)，只要匹配信息確認無誤后，檔案管理人員就可以下達入館指令信息，那么儲位管理子系統(tǒng)的RFID標簽就會成功捕捉到無線信號后指示燈亮起，相關(guān)工作人員只需將準確入庫的檔案盒準確放到指定位置即可，然后正確按下儲位上確認按鈕，待到指示燈熄滅之后，確認信號會及時傳送到檔案管理信息系統(tǒng)，也就完全結(jié)束了檔案入庫工作。檔案管理人員可以利用查詢管理子系統(tǒng)對每份已入庫的檔案信息進行查詢調(diào)用，這樣也就實現(xiàn)了對檔案館內(nèi)所有檔案的動態(tài)化管理目標，有效提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。

2. 檔案查詢借閱與歸還

高校檔案管理人員在進行檔案查詢借閱操作時，可以直接通過從檔案管理信息系統(tǒng)中按照對應(yīng)的篩選信息展開科學(xué)檢索作業(yè)，這樣能夠保障高效準確的從檔案庫中尋找到所需檔案的唯一電子標簽，該電子標簽中事先設(shè)置好的相關(guān)檔案信息會通過中央服務(wù)器有效傳送到中央數(shù)據(jù)庫中進行信息匹配作業(yè)，當匹配信息確認無誤后，檔案管理信息系統(tǒng)就會發(fā)出借閱指令，管理人員可以調(diào)出該份檔案供用戶使用?；赗FID電子標簽的輔助應(yīng)用下，檔案管理人員能夠最大程度降低借閱檔案的時間消耗。與此同時，當用戶退回檔案資料后，管理人員需要對檔案進行歸還操作，首先工作人員要利用掃描工具對歸還檔案上電子標簽信息進行掃描工作，這樣就能夠準確獲取到有關(guān)檔案的各項信息，再與檔案管理信息系統(tǒng)的檔案信息進行核對匹配，確認無誤后就可以將該檔案存放于指定位置，這樣就能夠防止由于人工操作失誤，導(dǎo)致檔案歸還存放于錯誤的檔案格上。

3. 檔案管理

檔案管理人員要正確認識到安全管理子系統(tǒng)應(yīng)用的重要性，其能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案館現(xiàn)場的實時監(jiān)控和及時發(fā)出警報功能，這樣就可以避免檔案館內(nèi)發(fā)生被毀壞或者盜取現(xiàn)象。在檔案防毀壞管理工作上，檔案管理人員要在每份新檔案入庫時，對其展開科學(xué)測量工作，將其各項物理特性信息存入到RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，在監(jiān)控模塊作用下完成對檔案物理信息的監(jiān)控。在檔案歸還時，管理人員只需利用設(shè)備對檔案進行檢測，確認信息匹配無誤后，就能夠明確判斷出檔案未出現(xiàn)損毀。在檔案防盜管理工作上，只要當檔案未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出正常出庫指令就離開了檔案庫，那么系統(tǒng)內(nèi)的監(jiān)控模塊就會在第一時間發(fā)出警報聲，管理人員根據(jù)提示就能采取有效解決措施，避免檔案被盜。

六、 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代高校要高度重視檔案科學(xué)管理工作，要想全面提升檔案管理水平，確保為廣大師生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，就必須積極應(yīng)用先進的射頻識別技術(shù)，搭配計算機建立起科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案管理的自動化與智能化管理，不斷提高檔案管理綜合水平。檔案管理人員要學(xué)會掌握運用該項技術(shù)，高效準確處理好各項檔案管理事務(wù)。

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作者簡介：

郭婷，河南省南陽市，南陽師范學(xué)院。