基于PDCA循環(huán)理論在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核中的應(yīng)用

段偉飛 謝榮 吳芳

摘 要：文章在回顧檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核含義的基礎(chǔ)上，通過引入PDCA循環(huán)理論，結(jié)合檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核工作的要求，將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核工作中，通過內(nèi)部審核的計(jì)劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)四個階段的反復(fù)實(shí)施，從而提高內(nèi)部審核工作的準(zhǔn)確性和有效性。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)理論；檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)；內(nèi)部審核

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：2095-2945（2018）18-0164-02

Abstract： On the basis of reviewing the meaning of internal audit of inspection and inspection organization， this paper introduces the theory of PDCA cycle and combines the requirements of internal audit of inspection and testing organization， thus applying the theory of PDCA cycle to the work of internal audit of inspection and testing organization. Through the internal audit plan， implementation， inspection， improvement of the four stages of repeated implementation， so as to improve the accuracy and effectiveness of the internal audit.

Keywords： PDCA cycle theory； inspection and testing organization； internal audit

隨著國外檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)不斷大量涌入中國檢驗(yàn)檢測市場，國家也出臺相應(yīng)的政策來推動本土檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的迅速發(fā)展，但是整體實(shí)力和競爭力還是比較弱。國內(nèi)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)未來想要在檢驗(yàn)檢測市場中占有重要地位，就必須建立完善的管理體系才能有效控制檢驗(yàn)檢測工作的質(zhì)量，進(jìn)而提高自身的市場競爭力。

2015年4月，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局頒布了《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》（總局令第163號）。為進(jìn)一步貫徹落實(shí)該辦法，國家認(rèn)監(jiān)委出臺了《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》等15份配套工作程序和技術(shù)要求，并要求從2015年8月1日起全面執(zhí)行。該《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)有著明確的規(guī)定，要求其應(yīng)建立和保持管理體系內(nèi)部審核的程序，以便于驗(yàn)證其運(yùn)行過程是否符合管理體系和評審準(zhǔn)則的要求，管理體系是否得到有效的實(shí)施和保持。本文主要以PDCA循環(huán)理論在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核中的具體應(yīng)用，探討PDCA循環(huán)理論提高內(nèi)部審核的準(zhǔn)確性和有效性。

1 內(nèi)部審核

內(nèi)部審核是一項(xiàng)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)自行組織的管理體系審核的工作，根據(jù)管理體系文件要求的規(guī)定，必須針對其管理體系的各個環(huán)節(jié)，組織開展的有計(jì)劃的、系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查活動。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制內(nèi)部審核控制程序，對內(nèi)部審核工作的計(jì)劃、籌備、實(shí)施、結(jié)果報(bào)告、不符合工作的糾正、糾正措施及驗(yàn)證等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理規(guī)范。內(nèi)部審核作為一種自我改進(jìn)的機(jī)制，使管理體系持續(xù)地保持其有效性，并能不斷改進(jìn)，不斷完善。

2 PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)是1930年美國質(zhì)管專家休哈特博士提出的。于1950年由美國質(zhì)管專家戴明博士將其應(yīng)用到持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程中。PDCA循環(huán)分為四個階段，即計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、處置（Act）。各階段內(nèi)容如下：

P（Plan）計(jì)劃：根據(jù)顧客的要求和組織的方針，為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過程。

D（Do）實(shí)施：實(shí)施過程。

C（Check）檢查：根據(jù)方針、目標(biāo)和產(chǎn)品要求，對過程和產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)視和測量，并報(bào)告結(jié)果。

A（Act）處置：采取措施，以持續(xù)改進(jìn)過程績效。對于沒有解決的問題，應(yīng)提交給下一個PDCA循環(huán)中去解決。

以上四個階段并不是運(yùn)行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始的不斷進(jìn)行，一個循環(huán)完成了，解決了一些問題，沒有解決的問題進(jìn)入下一個循環(huán)，這樣階梯式上升的。

3 PDCA循環(huán)理論在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核中的應(yīng)用

3.1 P（Plan）內(nèi)部審核計(jì)劃

內(nèi)部審核一般規(guī)定每年進(jìn)行一次，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織策劃并制定審核方案。內(nèi)部審核計(jì)劃表年初由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編制，最高管理者批準(zhǔn)，是對一次內(nèi)部審核活動和安排的描述。包括內(nèi)部審核目的、內(nèi)部審核依據(jù)、內(nèi)部審核范圍、內(nèi)部審核人員及內(nèi)部審核日期安排等。

內(nèi)部審核目的是使管理體系滿足標(biāo)準(zhǔn)及其他約定文件的要求。及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理中的問題，組織糾正或預(yù)防，為順利通過外部審核做好準(zhǔn)備。

內(nèi)部審核依據(jù)包括檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)評審準(zhǔn)則、檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及質(zhì)量和技術(shù)記錄表格）、國家相關(guān)法律法規(guī)等。

內(nèi)部審核范圍應(yīng)覆蓋管理體系的所有要素，應(yīng)覆蓋與管理體系有關(guān)的所有部門、所有場所和所有活動。

內(nèi)部審核人員由質(zhì)量負(fù)責(zé)人即內(nèi)審組長負(fù)責(zé)安排和組織內(nèi)部審核，由經(jīng)過培訓(xùn)且具備相應(yīng)資格的內(nèi)審員進(jìn)行內(nèi)部審核，內(nèi)審員應(yīng)獨(dú)立于被審核的活動。

內(nèi)部審核日期安排根據(jù)內(nèi)部審核的目的、范圍、受審核部門或活動的數(shù)量等合理安排人員與被審核活動的時間。

內(nèi)部審核檢查表是內(nèi)審員進(jìn)行審核的重要工具，也是審核前需要準(zhǔn)備的一個重要工作文件和記錄，為提高審核效率，內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)分工預(yù)先編制現(xiàn)場審核用的檢查表。檢查表內(nèi)容的多少，取決于被審核部門的工作范圍、職能、抽樣方案及審核要求和方法。

3.2 D（Do）內(nèi)部審核工作的實(shí)施

內(nèi)部審核的具體實(shí)施是依據(jù)內(nèi)部審核計(jì)劃按照內(nèi)部審核檢查表的列項(xiàng)逐一進(jìn)行核查。

在實(shí)施現(xiàn)場審核前，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人即內(nèi)審組長主持召開內(nèi)部審核首次會議，說明內(nèi)審的目的、安排及內(nèi)審過程中需要注意的問題和要求。宣布內(nèi)審組的成員組成，明確內(nèi)審對象所對應(yīng)的技術(shù)能力要素。

文件審核主要分為現(xiàn)場審核前的文件審核和現(xiàn)場審核中的文件審核兩個部分。目的在于檢查管理體系文件是否持續(xù)符合《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》；管理體系是否運(yùn)行良好；現(xiàn)場審核是否可以有序進(jìn)行。文件審核主要檢查相關(guān)文件是否符合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律法規(guī)的要求；標(biāo)準(zhǔn)不使用條款是否解釋合理；相關(guān)文件是否覆蓋了審核的范圍；相關(guān)文件是否具有系統(tǒng)性，邏輯性和具體操作性；相關(guān)文件結(jié)構(gòu)層次和職責(zé)是否清晰，是否存在應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施；相關(guān)文件是否現(xiàn)行有效等。

現(xiàn)場審核的方法主要有自上而下和自下而上、順向跟蹤或逆向追溯及按要素審核和按部門審核的方法，可根據(jù)被審核活動的數(shù)量及復(fù)雜程度等選擇合理的審核方法。內(nèi)審組可通過面談、觀察、查閱文件、記錄和現(xiàn)場試驗(yàn)等方式來收集信息，將收集到的信息與管理體系和評審準(zhǔn)側(cè)中的對應(yīng)條款進(jìn)行核對。現(xiàn)場審核主要是通過抽樣的方式，公開、公正、客觀、有效的挖掘?qū)徍俗C據(jù)，形成審核發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而作出正確、客觀的評價(jià)。現(xiàn)場審核的全過程由內(nèi)審組長負(fù)責(zé)控制，當(dāng)審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)時，及時與被審核方進(jìn)行溝通，不能輕易下結(jié)論，需充分討論且得到受審核方的確認(rèn)。

3.3 C（Cheak）內(nèi)部審核的檢查、評審

內(nèi)審組內(nèi)部，內(nèi)審組與被審核方，內(nèi)審組與內(nèi)審組長或最高管理者進(jìn)行討論和溝通后，確認(rèn)不符合項(xiàng)，得出全面、正確和客觀的審核結(jié)論。依據(jù)《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》、《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》、檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理體系文件、檢測檢測規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等編寫符合客觀事實(shí)的不符合報(bào)告。

現(xiàn)場審核結(jié)束后召開內(nèi)部審核末次會議，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人即內(nèi)審組長主持，通報(bào)內(nèi)審工作情況、宣布內(nèi)審結(jié)論和不符合報(bào)告、提出整改期限、明確整改責(zé)任人及整改效果確認(rèn)人等。

內(nèi)部審核報(bào)告一般由內(nèi)審組長編制，內(nèi)容包括：內(nèi)部審核目的、內(nèi)部審核范圍、內(nèi)審組人員組成、內(nèi)部審核時間地點(diǎn)、內(nèi)部審核依據(jù)、內(nèi)部審核過程描述、內(nèi)部審中不符合項(xiàng)、對質(zhì)量管理體系的評價(jià)、內(nèi)部審核結(jié)論、指出管理體系需要改進(jìn)的地方等。內(nèi)部審核報(bào)告通過對各部門、各要素的審核結(jié)果進(jìn)行匯總分析，對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理體系做出綜合評價(jià)。

3.4 A（Act）內(nèi)部審核的改進(jìn)

內(nèi)部審核報(bào)告批準(zhǔn)分發(fā)后，進(jìn)入內(nèi)部審核后續(xù)階段，對內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的問題采取糾正措施在規(guī)定的期限內(nèi)完成糾正措施。內(nèi)審組應(yīng)對糾正措施的實(shí)施情況和完成情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。內(nèi)部審核糾正措施通常分為短期和長期，短期的糾正措施一般是發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)后，針對直接原因，立即采取的措施。而對于不能在短期內(nèi)完成的糾正措施，可以作出實(shí)施計(jì)劃逐步進(jìn)行推進(jìn)。但是，在下一次進(jìn)行內(nèi)部審核時，會對糾正措施的有效性重新進(jìn)行審核，這時就會審查較長的糾正措施的落實(shí)完成情況。

針對在內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)審組和被審核方進(jìn)行集中討論總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)實(shí)施糾正措施，總結(jié)改進(jìn)方法，盡可能完成內(nèi)部審核中不符合項(xiàng)的糾正措施。若不符合項(xiàng)并未完全在本次內(nèi)部審核中完成糾正和預(yù)防，則順延進(jìn)入下一次內(nèi)部審核的計(jì)劃中。內(nèi)部審核的目的在于改進(jìn)，而在內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的不足點(diǎn)是改進(jìn)的重點(diǎn)。在內(nèi)部審核的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)不足、問題，然后不斷的采取措施進(jìn)行糾正和預(yù)防，不僅使檢驗(yàn)檢測報(bào)告的質(zhì)量得到了提高，同時也使管理體系得到了不斷完善。

4 結(jié)束語

總之，通過把PDCA循環(huán)理論應(yīng)用到檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核工作中，能夠使檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)建立系統(tǒng)、全面、有效的自查機(jī)制，進(jìn)一步將內(nèi)部審核的計(jì)劃、實(shí)施、檢查及改進(jìn)緊密相連。不僅提高了檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核工作的質(zhì)量，提升了內(nèi)部審核的效率，也增強(qiáng)了檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的市場競爭力。

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