如何做好高校會議室的管理與維護工作

史清華 湯偉 王福剛

【摘要】會議室的管理與維護是黨政辦公室的基礎(chǔ)性工作，是保障高校工作正常運轉(zhuǎn)的基本條件，是做好會議會務(wù)、提高開會質(zhì)量的重要前提。本文基于當前高校會議室在管理和維護過程中存在的問題，并結(jié)合我校的實際情況，提出了一些有效措施，希望為高校在會議室管理和維護方面提供一定借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】高校；會議室；管理；維護

高校會議室是學(xué)校討論問題、作出決策、部署工作、專題報告、總結(jié)表彰等工作的重要場所。如何做好會議室的管理與維護工作，提高會議室的使用效率，讓有限的會議室資源在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮最大作用，是考量會議室管理部門工作是否合格的一個重要依據(jù)。隨著會議室在高校日常工作中的頻繁使用，加之管理和使用不當，這就給管理部門帶來了一定的壓力和負擔(dān)，從而降低了會議室的使用效率，影響了學(xué)校工作的有序進行。

一、會議室在管理和使用中存在的問題

（一）管理者監(jiān)管不到位。高校雖然也有相關(guān)的會議室管理制度，但會議室并沒有專門的管理人員，一般都是由黨政辦行政秘書代管，平時事務(wù)繁雜，很難保證全身心地投入到會議室管理當中，加之對會議室的監(jiān)管不到位，導(dǎo)致執(zhí)行力不足。此外，會議室分布相對分散，從而加大了管理和維護的難度。

（二）使用者操作不規(guī)范。使用者一般沒有專門對會議室設(shè)備操作進行學(xué)習(xí)和了解，在使用過程中不按步驟操作、隨意亂插亂拔亂按、多次斷電，導(dǎo)致投影儀無法正常使用、燈泡壽命減少、電源燒毀、圖像不清晰、話筒無聲或雜音、空調(diào)模式錯誤不工作等現(xiàn)象。

（三）使用者責(zé)任意識不強。使用者未向管理人員申請，私自使用，導(dǎo)致與事先借用部門會議沖突，這樣的情況比比皆是；有時不按照管理規(guī)定進行使用，隨意搬動桌椅，張貼條幅，會后不及時恢復(fù)，給管理人員工作帶來巨大工作壓力。

（四）雙方溝通不及時。雖然日常管理和維護工作都是由管理人員來做，出現(xiàn)的問題也都由管理人員來解決，但直接的卻是使用者，管理者對存在或者潛在的問題一無所知，所以等到使用時才發(fā)現(xiàn)問題，再找管理人員來解決，則會影響會議的順利進行，阻礙學(xué)校工作的有序開展。

二、在會議室管理和維護過程中的改善措施

（一）優(yōu)化管理方法，保障會議室高效運轉(zhuǎn)。建立健全的會議室管理制度，本著服務(wù)第一的原則，從實際工作出發(fā)，提倡以人為本，注重實效，建立規(guī)范化、制度化的管理措施，使會議室的管理人員及使用人員能夠按照相關(guān)管理制度的要求約束自己，規(guī)范操作流程，為會議室的規(guī)范使用提供制度保障，以保證會議室的高效運轉(zhuǎn)。根據(jù)不同會議室的室內(nèi)布局及現(xiàn)有設(shè)備情況，我們制作了會議室分布布局圖貼在會議室醒目位置處，以方便使用人員根據(jù)實際情況進行會議室的使用，大大提高了工作效率。同時，管理人員在進行會議室分配時，要根據(jù)會議的召開時間、參會人數(shù)、活動內(nèi)容以及實際情況進行合理分配，確保會議室的合理使用。

（二）做好日常維護工作，確保會議室正常運行。在日常管理和維護過程中，我們發(fā)現(xiàn)大部分故障出現(xiàn)在投影儀、話筒、音響、空調(diào)等設(shè)備上，所以我們定期會對投影儀、空調(diào)等設(shè)備進行檢查和維護，這樣可以有效地減少故障的概率。設(shè)備故障的減少可以最大限度保證會議活動的順利進行。同時，還建立會議室設(shè)備維修記錄臺賬，記錄每臺設(shè)備的放置地點、型號、購置日期、故障時間、故障現(xiàn)象、維修日期、更換零部件及費用，保證設(shè)備維護有記錄可查；當設(shè)備出現(xiàn)故障時，根據(jù)購置時間，在保修期內(nèi)，則與招標采購部門溝通聯(lián)系廠家進行檢修；若超過保修期，則聯(lián)系資產(chǎn)處進行維修。不斷積累維護經(jīng)驗，從而提高設(shè)備的利用率。

（三）加強使用人員的管理，提高責(zé)任意識。在會議室使用過程中，很多設(shè)備故障都是由于使用人員操作不當造成的，所以規(guī)范化的操作離不開使用人員的積極配合。對于不熟悉會議室設(shè)備的人員應(yīng)先學(xué)習(xí)和了解各種設(shè)備的正確操作流程，降低設(shè)備發(fā)生故障的概率。為此我們專門為使用人員制作了的會議室設(shè)備使用溫馨提示卡并貼在燈光開關(guān)處，將會議室設(shè)備使用流程進行了詳細的介紹，同時在每次借用會議室時都會提醒使用人員設(shè)備操作的注意事項，要求使用者嚴格遵守流程使用操作，以提高使用人員的責(zé)任意識，提升了使用者的設(shè)備使用水平，充分提高會議室的利用率，實現(xiàn)了會議室管理規(guī)范化、程序化、流程化。

（四）增進溝通交流，確保問題及時解決。在會議室的使用過程中，對設(shè)備好不好用、哪個設(shè)備出現(xiàn)問題，使用人員都有切身體會。因此，為了更有利于會議室的管理和維護，管理人員應(yīng)當加強與使用人員的溝通，建立暢通的交流方式，聽取意見，做到有問題及時解決，不影響會議室的使用。此外，要與相關(guān)協(xié)作部門分工明確、相互配合、各盡其職，確保會議室在管理和維護方面的正常運行。

三、結(jié)語

高效的會議室管理和維護是高校會議順利進行的重要保障。如何使用好、管理好、維護好會議室，是一項重要、復(fù)雜而艱巨的工作任務(wù)。為了提高會議室的使用效率，保證學(xué)校正常工作的有效運轉(zhuǎn)，我們要在實踐管理中不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高管理人員自身的業(yè)務(wù)水平。對會議室進行科學(xué)合理的管理和維護，嚴格按照規(guī)章制度辦事，保障會議室順利運行，使會議室發(fā)揮其真正的作用。

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