事業(yè)單位信息化平臺建設(shè)的功能定位及實踐

趙靚雯

中圖分類號：G203 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 隨著事業(yè)單位分類改革進(jìn)程的不斷深化，信息化平臺建設(shè)必須成為助力組織內(nèi)部控制的重要載體。而信息化平臺的使用價值主要從信息傳遞和信息整合等環(huán)節(jié)來體現(xiàn)，那么圍繞著信息傳遞和整合的視角來考察功能定位問題，也就成為了本文立論的出發(fā)點。實踐路徑包括：多目標(biāo)視角下規(guī)劃內(nèi)部技術(shù)組織架構(gòu)、基于體制變革重塑單位內(nèi)部組織生態(tài)、強(qiáng)調(diào)信息化平臺各功能模塊的標(biāo)準(zhǔn)化、以科室為單位強(qiáng)化部門信息管理考核。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 信息化平臺 功能定位 實踐

在建設(shè)事業(yè)單位信息化平臺的過程中，需要厘清該平臺建設(shè)的功能定位。之所以提出這樣的觀點在于，信息化平臺在建設(shè)中需要投入大量的組織資源，若是定位不準(zhǔn)而要求后期進(jìn)行功能再造，則勢必形成大量的資源浪費。那么，如何厘清事業(yè)單位信息化平臺建設(shè)的功能呢。由管理學(xué)原理可知，信息化平臺的使用價值應(yīng)與事業(yè)單位發(fā)展的近期目標(biāo)和遠(yuǎn)景目標(biāo)相適應(yīng)，所以沿著這樣的邏輯便能細(xì)化出功能要件。隨著事業(yè)單位分類改革進(jìn)程的不斷深化，信息化平臺建設(shè)必須成為助力組織內(nèi)部控制的重要載體。而信息化平臺的使用價值主要從信息傳遞和信息整合等環(huán)節(jié)來體現(xiàn)，那么圍繞著信息傳遞和整合的視角來考察功能定位問題，也就成為了本文立論的出發(fā)點?；谝陨纤?，筆者將就文章主題展開討論。

一、事業(yè)單位信息化平臺建設(shè)的功能定位

具體而言，可以將其功能定位歸納為以下兩個方面：

（一）定位于信息傳遞

事業(yè)單位的組織形態(tài)呈現(xiàn)出直線職能型的架構(gòu)，由這種組織形態(tài)所決定的信息傳遞模式主要體現(xiàn)在，上行和下行兩個環(huán)節(jié)。事業(yè)單位信息傳遞活動的開展，又需基于單位目標(biāo)管理的內(nèi)在邏輯。因此，針對上行信息傳遞主要體現(xiàn)為，科室部門對目標(biāo)任務(wù)完成情況向上級匯報，并反映在任務(wù)完成過程中所遭遇的問題。下行信息傳遞則表現(xiàn)為，上級對下級的任務(wù)完成情況進(jìn)行反饋，并在目標(biāo)分解的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)各科室的任務(wù)結(jié)構(gòu)。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，在事業(yè)單位權(quán)威式管理傳統(tǒng)中，上行信息傳遞具有強(qiáng)制性的要求。而建立起下行信息傳遞所內(nèi)在的協(xié)調(diào)機(jī)制，則成為了推動組織內(nèi)部工作效率的關(guān)鍵。

（二）定位于信息整合

信息整合的作用不僅反映在通過大數(shù)據(jù)分析來為管理層的決策提供依據(jù)，還反映在借助歷史數(shù)據(jù)的均值表現(xiàn)來為科室部門的任務(wù)完成提供風(fēng)險管控機(jī)制。這里的風(fēng)險管控主要體現(xiàn)在財務(wù)風(fēng)險管控之中，而這又與事業(yè)單位體制改革所追求的成本控制目標(biāo)相一致。相對于信息傳遞而言，信息整合具有相對靜態(tài)的特征，它通過儲存歷史數(shù)據(jù)來為今后的大數(shù)據(jù)分析提供支撐，且數(shù)據(jù)分析結(jié)果也具有相對的穩(wěn)定性。

二、功能定位驅(qū)動下的難點問題解析

在功能定位驅(qū)動下，當(dāng)前需要直面以下三個方面的難題：

（一）直面組織生態(tài)所表現(xiàn)出的問題

在事業(yè)單位中建設(shè)信息化平臺，這不僅體現(xiàn)為一種技術(shù)路徑，還體現(xiàn)為需要打破傳統(tǒng)的組織生態(tài)環(huán)境。其中的原理便是，生產(chǎn)關(guān)系需要與提升了的生產(chǎn)力（信息化平臺建設(shè)）相適應(yīng)。但從諸多事業(yè)單位所表現(xiàn)出的現(xiàn)狀中可知，管理層一般聚焦信息化平臺應(yīng)用的崗位培訓(xùn)，而缺少對組織工作文化重塑的考慮。這樣一來，就會因人為因素（生產(chǎn)關(guān)系）而抑制信息化平臺的有效應(yīng)用。

（二）直面組織演變所表現(xiàn)出的問題

事業(yè)單位組織演變具有遠(yuǎn)景目標(biāo)特征，而在近期的演變中主要體現(xiàn)在單位性質(zhì)的改變中。隨著組織演變路徑的明晰，事業(yè)單位未來的目標(biāo)任務(wù)和組織技術(shù)形態(tài)等指標(biāo)都將發(fā)揮顯著的變化。那么，若是信息化平臺缺少功能再造的可能，或者在今后實施功能再造中存在著較大的沉淀成本。這樣一來，便會增大目前信息化平臺建設(shè)的風(fēng)險。

（三）直面制度規(guī)制所表現(xiàn)出的問題

筆者發(fā)現(xiàn)，不少作者在討論類似主題時往往存在著“只見物不見人”的弊端。實踐表明，若是信息化平臺應(yīng)用主體存在著崗位意識淡薄，或者習(xí)慣于傳統(tǒng)組織生態(tài)環(huán)境的工作模式，那么信息化平臺仍難以充分發(fā)揮其功效。因此，這里還需要解決崗位制度規(guī)制問題。

三、問題導(dǎo)向下的實踐路徑

在以上問題導(dǎo)向下，實踐路徑可從以下四個方面來構(gòu)建：

（一）多目標(biāo)視角下規(guī)劃內(nèi)部技術(shù)組織架構(gòu)

這里的多目標(biāo)包括近期目標(biāo)和遠(yuǎn)景目標(biāo)兩大類，而對內(nèi)部技術(shù)組織架構(gòu)進(jìn)行規(guī)劃的目的，便在于建立起與信息化平臺建設(shè)相適應(yīng)的生產(chǎn)關(guān)系。對于實現(xiàn)近期的目標(biāo)而言，則需要在信息化平臺兩項功能的定位下，建立大部制組織架構(gòu)。即，將業(yè)務(wù)范疇相關(guān)聯(lián)的科室部門，在不改變科室結(jié)構(gòu)的情形下統(tǒng)一設(shè)置信息數(shù)據(jù)共享平臺。對于愿景目標(biāo)而言，則需要打破上述科室的職能化壁壘，形成組織扁平化管理模式。

（二）基于體制變革重塑單位內(nèi)部組織生態(tài)

我們不能僅從“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下來理解信息化平臺的應(yīng)用前景，還需要讓職工意識到信息化平臺在提升組織業(yè)務(wù)競爭力上的功效。因此，管理層需要基于體制變革進(jìn)程的深入，將市場意識和技術(shù)服務(wù)競爭能力構(gòu)建意識植入到組織文化中來。進(jìn)而，打破職工群體所習(xí)慣理解的“互聯(lián)網(wǎng)+工作”的認(rèn)為。面對直線職能化組織架構(gòu)，則要求中層部門管理者承擔(dān)起組織生態(tài)重塑的宣傳和考核任務(wù)。

（三）強(qiáng)調(diào)信息化平臺各功能模塊的標(biāo)準(zhǔn)化

只有實現(xiàn)個功能模塊的標(biāo)準(zhǔn)化，才能確保今后在功能再造時能夠有效降低原有平臺的沉淀成本。為此，事業(yè)單位在信息化平臺建設(shè)項目招標(biāo)過程中，首先就需要選擇具有較強(qiáng)市場地位的供應(yīng)商，他們的產(chǎn)品往往具有市場標(biāo)桿作用，進(jìn)而為實現(xiàn)模塊的標(biāo)準(zhǔn)化提供實力支撐。在滿足近期使用目標(biāo)的同時，管理層會同各科室負(fù)責(zé)人還需要對未來可能的應(yīng)用需求進(jìn)行梳理，并將信息匯總后交由第三方供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)處理。

（四）以科室為單位強(qiáng)化部門信息管理考核

正如上文所提到的信息傳遞和信息整合兩大功能，而實現(xiàn)該功能任務(wù)的主體便是各科室部門。為了使科室部門能夠認(rèn)真完成信息傳遞的真實性，以及信息儲存的完整性任務(wù)，在績效考核體系的設(shè)計中，便需要圍繞著信息化平臺的有效應(yīng)用進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。對此，筆者將在本單位的實踐中不斷深入思考。

四、工作展望

這里，筆者在對今后工作的重點內(nèi)容進(jìn)行展望：

（一）建立各部門信息反饋考核機(jī)制

在辦公室檔案信息化管理實踐中，影響檔案管理時效的原因主要出在職能部門的配合上。為此，需要建立各部門信息反饋的考核機(jī)制。筆者建議，各職能部門應(yīng)安排專門的信息員來與辦公室檔案部門保持聯(lián)系，并根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的制度要求，合規(guī)及時的將部門有關(guān)工作信息反饋到辦公室。以年度為考核時間單元，進(jìn)而將考核與部門年度績效評分相掛鉤。

（二）著手培養(yǎng)檔案信息化管理人員

為了突出辦公室檔案信息化管理的專業(yè)性，在不另設(shè)科室的情況下應(yīng)安排專人專崗。理由在于，辦公室檔案管理的任務(wù)還涉及到傳統(tǒng)領(lǐng)域，而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間信息上的閉合，則需要在分工協(xié)作下來實現(xiàn)。因此，可以在已有檔案管理人員中選擇適合的人選，參與到檔案信息化的崗位培訓(xùn)中來。

五、結(jié)語

本文認(rèn)為，信息化平臺的使用價值主要從信息傳遞和信息整合等環(huán)節(jié)來體現(xiàn)，那么圍繞著信息傳遞和整合的視角來考察功能定位問題，也就成為了信息化平臺建設(shè)的出發(fā)點。通過主題討論，實踐路徑可圍繞著：多目標(biāo)視角下規(guī)劃內(nèi)部技術(shù)組織架構(gòu)、基于體制變革重塑單位內(nèi)部組織生態(tài)、強(qiáng)調(diào)信息化平臺各功能模塊的標(biāo)準(zhǔn)化、以科室為單位強(qiáng)化部門信息管理考核等四個方面來構(gòu)建。

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