淺談如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作

劉國華

摘 要：人們在經(jīng)濟活動的法律地位、生育活動、責任擔保和婚介活動中都需要使用到婚姻登記檔案，出具婚姻狀況證明?？梢娊⑼晟频幕橐鰴n案管理機制，是維護家庭和諧的關鍵，是維護婚姻當事人合法權益的有效措施，因此如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作，具有重要意義。本文主要分析淺談如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作，以供參考完善。

關鍵詞：新形勢；婚姻檔案；管理工作；問題；措施

隨著人們法律意識的提升，婚姻檔案應用的范疇逐漸擴大，不僅被應用到辦理出國探親、繼承遺產(chǎn)、公證、經(jīng)濟索賠和異地落戶等領域，也被應用到買賣房產(chǎn)、公證、計劃生育和結婚、離婚中，因此實現(xiàn)婚姻檔案規(guī)范化管理，維護婚姻檔案資料完整、準確，不僅能夠方便使用者查閱利用，還能提高檔案的社會服務功能，改變檔案只為黨政機關服務的工作模式。

1.我國當前婚姻檔案管理工作中存在的問題分析

1.1婚姻檔案管理體系不完善

在新形勢下婚姻檔案管理工作中，由于婚姻檔案與其他文書檔案不同，不能有效納入年度與階段性發(fā)展規(guī)劃，具有相對獨立性，如果相應的管理規(guī)章制度未得到完善，檔案管理工作缺少規(guī)章制度的束縛，部門權限與任務相互扯皮，就會導致婚姻日常管理內容的隨意性較強，一旦婚姻檔案管理人員在日常檔案管理中出現(xiàn)檔案資料管理問題，不僅無法找到相應的責任人，還會導致檔案信息資源不能實現(xiàn)高效管控和應用，不利于婚姻檔案管理工作順利開展。

1.2檔案信息建設投入不足

信息化建設作為檔案管理工作的發(fā)展方向，是各部門重視的問題。但是由于各單位所建設的體系存在差距，加上實際運作準則上存在差異性，各單位數(shù)據(jù)文件均是儲存在自身內部，次年便歸檔到檔案盒中，使得婚姻檔案信息共享受到制約，互相之間溝通受到限制。并且在婚姻檔案建設方面的資金投入不足，沒有及時購買先進的檔案信息化管理設備，對于婚姻檔案管理部分堅持手工操作，導致婚姻檔案信息不能實現(xiàn)及時共享，阻礙了檔案信息化發(fā)展。

1.3婚姻檔案監(jiān)管力度不足

婚姻檔案信息涉及當事人較多的隱私，如果信息泄露出去，就會給當事人帶來不利影響。因此必須加強對婚姻檔案的監(jiān)管力度，嚴加管理婚姻檔案，避免婚姻當事人隱私泄露出去。但是從國內婚姻檔案管理現(xiàn)狀來看，在婚姻檔案日常管理中，由于第三方通過部門之間的信息共享手段不合理，加上婚姻管理部門缺少相應的標準和懲罰措施，對于婚姻檔案監(jiān)管具有較強隨意性，導致婚姻檔案管理出現(xiàn)尸位素餐和監(jiān)守自盜的問題，從而造成婚姻檔案信息泄露出去。

2.新形勢下提高婚姻檔案管理工作效率的措施

2.1建立完善的婚姻檔案管理制度

為了促進婚姻檔案資料管理工作有序進行，充分發(fā)揮婚姻檔案管理資料在中國社會主義和諧建設中的職能作用，檔案管理部門必須建立完善的婚姻檔案管理制度，明確管理的內容、注意事項和權利，用制度管人，根據(jù)流程辦事，實現(xiàn)婚姻檔案管理的規(guī)范性、實用性和時效性。例如為了實現(xiàn)檔案工作規(guī)范運行，在婚姻檔案資料日常管理方面，應在已有的《檔案法》、《婚姻法》、《婚姻登記檔案管理辦法》相關規(guī)定的基礎上，根據(jù)婚姻檔案管理分工情況，在規(guī)章制度中有效加入婚姻檔案管理的各工作流程細則，建立完善的《婚姻登記檔案利用制度》，將婚姻檔案資料劃分為結婚登記類、補發(fā)結婚證類和離婚登記類，并根據(jù)年度和形成的先后順序來分類組卷，完成當日辦理的婚姻紙質材料裝訂工作后，及時歸檔，實現(xiàn)日清日結，保證檔案不遺漏和丟失。

2.2加快檔案信息化建設

在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的時代背景下，婚姻檔案管理工作應順應時代潮流，增加資金的投入，加快檔案信息化建設，及時購買相應的計算機設備，為婚姻檔案管理工作的開展打下基礎。例如在統(tǒng)一婚姻登記系統(tǒng)下建立婚姻檔案數(shù)據(jù)庫，依據(jù)婚姻登記材料的特性，根據(jù)登記類型將當事人的婚姻檔案信息上傳到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，形成婚姻電子檔案，打破以往民政、公安、社區(qū)和街道辦事處各自為政的狀態(tài)，通過統(tǒng)一的平臺實現(xiàn)各部門之間婚姻檔案的共享，讓婚姻當事人能夠通過電腦和手機，進入相應的網(wǎng)站和APP查詢自己的婚姻狀況，這樣不僅能夠方便婚姻當事人了解自己的婚姻狀況，還能緩解婚姻檔案管理人員的工作壓力，讓婚姻當事人在需要證明自己婚姻變更狀況時，及時查詢證明，真正實現(xiàn)婚姻檔案信息實時共享。

2.3加強對婚姻檔案的監(jiān)管

民政局領導應注重檔案管理工作，在檔案法、婚姻登記檔案管理辦法的有關規(guī)定上，結合檔案保管制度、檔案資料保密制度、婚姻登記材料歸檔制度和婚姻登記檔案查閱利用制度的內容，明確配置2名專職婚姻檔案管理人員加強對婚姻檔案的監(jiān)管，每一份檔案上有登記員和管理員的簽名，在立卷和歸檔時，必須和網(wǎng)上信息核對，確定準確無誤后裝入檔案袋，并對婚姻登記機關、婚姻當事人及其委托人、司法部門、律師及其訴訟代理人、其他單位組織與個人利用婚姻登記檔案分別作出實體性與程序性要求，禁止使用婚姻登記檔案的單位、組織與個人公開檔案信息或外借，損害婚姻當事人的合法權益，如果需要復印必須加蓋檔案保管部門印章，實現(xiàn)“零差錯”監(jiān)督管理。

綜上所述，在新形勢下婚姻檔案管理的過程中，要想維護婚姻當事人的合法權益，做好民生檔案管理工作，塑造婚姻登記機關的良好形象，必須建立完善的婚姻檔案管理制度，加快檔案信息化建設，加強對婚姻檔案的監(jiān)管，從而提高婚姻檔案管理的工作效率與水平，實現(xiàn)婚姻檔案信息管理的規(guī)范化。

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[2]劉玉書.淺談如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作[J].檔案天地，2016（1）：58-59.

（作者單位：單縣婚姻登記處，山東 菏澤 274300）