淺談新時(shí)期單位檔案管理工作的創(chuàng)新

吳建利

]摘 要：新形勢(shì)新任務(wù)新要求下，現(xiàn)代信息技術(shù)及創(chuàng)新管理對(duì)檔案工作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作也越來(lái)越重要。但是現(xiàn)在很多單位的檔案管理工作還存在不少問(wèn)題，這就要求我們不斷完善創(chuàng)新和提升。本文針對(duì)新時(shí)期單位檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行淺析，并提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；問(wèn)題；創(chuàng)新

檔案承載著社會(huì)發(fā)展的歷史軌跡，是對(duì)發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，并以其所載信息的原始性、真實(shí)性及可考查性等具有很高的利用價(jià)值。因此，檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、技術(shù)性及服務(wù)性較強(qiáng)的工作。新形勢(shì)新任務(wù)新要求下，進(jìn)一步提高檔案管理水平，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理工作，更加準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完善地做好檔案管理工作，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作需求，促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展，已成為檔案管理工作面臨的新課題。

一、 檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是各單位管理工作中的重要一環(huán)，是各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位提高工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步健康順利發(fā)展的前提條件。檔案記載著單位的發(fā)展過(guò)程和歷史沿革，是真實(shí)還原歷史面貌的重要載體。此外，檔案材料真實(shí)記錄了單位發(fā)展中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀成果，同時(shí)也準(zhǔn)確記載了發(fā)生的各種問(wèn)題及解決方法，為決策者掌握單位整體發(fā)展情況，研究解決當(dāng)前發(fā)展問(wèn)題及制定未來(lái)科學(xué)發(fā)展策略提供第一手資料，對(duì)各單位事業(yè)發(fā)展具有重要意義。

另外，檔案管理工作具有較強(qiáng)的社會(huì)服務(wù)性質(zhì)，不僅要為單位內(nèi)部業(yè)務(wù)開(kāi)展提供服務(wù)，還要在規(guī)定范圍內(nèi)為外單位人員提供查詢服務(wù)。如筆者所在單位，每年培訓(xùn)大量的黨員干部，產(chǎn)生很多學(xué)員檔案，完整地、科學(xué)地整理存檔干部培訓(xùn)檔案，對(duì)日后查閱相關(guān)材料具有重要的意義。因此，新時(shí)期進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作十分必要而重要。

二、 新時(shí)期檔案管理工作存在的種種問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)水平、信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案服務(wù)的要求越來(lái)越高，傳統(tǒng)落后的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)今天的檔案管理需要，這既影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展，也嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的步伐。這方面存在的問(wèn)題其主要表現(xiàn)為：

（一）單位對(duì)檔案的重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的重點(diǎn)工作、核心工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益，所以只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查查檔就可以了。因此，導(dǎo)致自上而下對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理工作不能納入單位重點(diǎn)工作中同部署、同落實(shí)，影響了檔案管理的人力、物力投入，以至于檔案管理工作在很大程度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。

（二）管理人員力量薄弱，水平不高，管理手段落后

很多檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)技能掌握不熟練，總體來(lái)看相當(dāng)數(shù)量的檔案管理人員達(dá)不到管理水平要求。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，不能及時(shí)整理歸檔，甚至有的歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，這勢(shì)必影響到檔案管理水平的提升。另外，隨著檔案管理信息化水平越來(lái)越高，一些從事檔案工作的人員卻仍舊不能熟練的對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行操作，在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的專業(yè)問(wèn)題也得不到及時(shí)解決，最終影響了檔案管理的信息化水平。

（三）檔案管理硬件資源不齊全

受檔案管理資金短缺影響，很多單位檔案管理中硬件設(shè)備和技術(shù)落后，檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)薄弱等。有的單位甚至沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、“九防”設(shè)施不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，同時(shí)因?yàn)闄n案室的管理、存儲(chǔ)條件無(wú)法對(duì)影像資料和電子數(shù)據(jù)進(jìn)行保管，嚴(yán)重影響檔案完整，對(duì)后續(xù)使用造成影響。

（四） 檔案收集不夠全面

檔案材料收集不全面、不完整是檔案管理工作中很容易出現(xiàn)的一個(gè)問(wèn)題，由于檔案管理工作者及單位職工在思想上對(duì)檔案材料認(rèn)識(shí)不到位，往往會(huì)出現(xiàn)檔案材料遺漏甚至丟失，或者其他部門(mén)的檔案材料不能及時(shí)歸檔入館，久而久之，越來(lái)越多的檔案不能登記在冊(cè)。而檔案材料本身的收集渠道就很多，如網(wǎng)上收發(fā)文、上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件等各種文書(shū)檔案、本單位各部門(mén)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)材料等等，這些都有很重要的價(jià)值，所以如果不能及時(shí)、全面地收集整理，一旦出現(xiàn)遺失，不但會(huì)影響檔案的完整性，更嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)信息泄露。

三、在新時(shí)期對(duì)于檔案管理工作創(chuàng)新的建議

為更好地創(chuàng)新檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案管理在工作中的重要作用，提出以下對(duì)策建議：

（一） 強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理工作在全局工作中地位不高、重視度不夠的現(xiàn)狀，最根本的原因是因?yàn)樗枷肷蠈?duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。檔案材料作為重要的歷史文獻(xiàn)，是我們研究工作的重要依據(jù)。所以每個(gè)單位應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)到一般職工，要身體力行加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。特別是領(lǐng)導(dǎo)要積極發(fā)揮帶頭示范作用，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的研究，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，積極支持檔案管理工作人員的工作開(kāi)展，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳教育，形成一級(jí)抓一級(jí)，層層轉(zhuǎn)落實(shí)的制度機(jī)制，自上而下?tīng)I(yíng)造“重視檔案人人有責(zé)、人人重視檔案”的良好氛圍，真正把各項(xiàng)檔案管理工作做實(shí)做細(xì)。

（二）提高檔案管理者的能力素質(zhì)

人才的培養(yǎng)是管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)。隨著社會(huì)的發(fā)展，高新技術(shù)為檔案管理提供了物資基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對(duì)檔案管理帶來(lái)了極大的便利，在現(xiàn)代檔案管理工作中，推動(dòng)檔案工作向更高層次邁進(jìn)，人才的培養(yǎng)是關(guān)鍵。縱觀目前情況，這樣的人才寥寥無(wú)幾，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，很多長(zhǎng)期從事在紙質(zhì)檔案管理工作的人員雖然專業(yè)水平比較高，但是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上卻缺少一定的理論知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。因此，要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升檔案人員管理能力和職業(yè)素養(yǎng)。

采取自學(xué)與培訓(xùn)相結(jié)合的形式，一方面，鼓勵(lì)檔案管理人員在閑暇之余積極學(xué)習(xí)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進(jìn)而對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行做到心中有數(shù)，通過(guò)自我學(xué)習(xí)提升能力素質(zhì)。另一方面，本著“缺什么補(bǔ)什么”的原則，加強(qiáng)有針對(duì)性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，從而進(jìn)一步優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，開(kāi)闊視野，不斷更新檔案工作人員的思想觀念，樹(shù)立創(chuàng)新性的思維，并豐富管理人員的專業(yè)知識(shí)，提升現(xiàn)代化專業(yè)技術(shù)，從而正確的運(yùn)用科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理技能，讓檔案管理工作具有獨(dú)特性、創(chuàng)新性、靈活性，不斷的為教學(xué)、科研、編史修志等各個(gè)行業(yè)服務(wù)。

（三）優(yōu)化檔案工作者的結(jié)構(gòu)

針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門(mén)應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過(guò)他們所帶來(lái)的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程。檔案管理工作創(chuàng)新中最缺乏的就是既懂最新信息技術(shù)，又具備傳統(tǒng)檔案管理技能的人才，因此應(yīng)積極引進(jìn)專門(mén)人才。此外，新引進(jìn)人員管理檔案的開(kāi)放性和高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想，從而進(jìn)一步帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新力度。

（四）更新檔案管理工作者的理念

管理觀念的創(chuàng)新是檔案管理工作的關(guān)鍵，只有觀念的創(chuàng)新，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)于管理的創(chuàng)新及服務(wù)的創(chuàng)新。隨著對(duì)信息化時(shí)代的要求，檔案管理工作者在滿足時(shí)代要求的同時(shí)，要轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾硭季S，使檔案信息化以較高的工作效率為檔案管理者提供信息服務(wù)。這就要求檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立新的科學(xué)觀念和工作態(tài)度，正確掌握和應(yīng)用科學(xué)的理論、方法、技術(shù)，在新的領(lǐng)域中探索創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學(xué)信息方法相結(jié)合，在保證檔案記載原始性、真實(shí)性的基礎(chǔ)上，在遵守檔案信息化管理法律法規(guī)的前提下，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，改變管理水平和管理手段的落后局面，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把封閉式的服務(wù)轉(zhuǎn)化變?yōu)殚_(kāi)放式的服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

（四）服務(wù)手段的創(chuàng)新。要不斷完善服務(wù)手段，用創(chuàng)新服務(wù)來(lái)滿足檔案管理的需要。既不能完全脫離老的檔案管理的方法和經(jīng)驗(yàn)，又要逐漸引導(dǎo)檔案管理者樹(shù)立正確的新觀念，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的工具，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理信息物暢其流。通過(guò)檔案管理的多樣化、現(xiàn)代化，來(lái)滿足檔案管理全方位的需求，創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和社會(huì)價(jià)值，給檔案工作注入新的活力和生機(jī)，為檔案工作的現(xiàn)代化提供持續(xù)有力的支持。

（五）加強(qiáng)硬件資源建設(shè)。做好檔案工作必須有一定的設(shè)施做保證，要加大信息化經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。要配備檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，運(yùn)用這些設(shè)備來(lái)微縮檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化、科學(xué)化處理及保存。特別是要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案庫(kù)房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫(kù)房、閱覽室、辦公室三分開(kāi)，按照檔案庫(kù)房的保護(hù)要求，實(shí)現(xiàn)防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染等“九防”要求，做好庫(kù)房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創(chuàng)造良好的工作條件，又確保檔案運(yùn)行的完整與安全，也為檔案工作的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

創(chuàng)新是新時(shí)代新形勢(shì)下檔案管理工作的必然要求，同時(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作也提出了更高標(biāo)準(zhǔn)要求，要適應(yīng)新任務(wù)新要求，檔案管理工作就要不斷與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，跟緊時(shí)代發(fā)展潮流，用創(chuàng)新的思維、理念，以積極的態(tài)度去創(chuàng)新、摸索，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，做到穩(wěn)步前進(jìn)穩(wěn)中有升，進(jìn)一步將檔案資源合理開(kāi)發(fā)利用，更有效地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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（作者單位：中共濱州市委黨校，山東 濱州 256600）