探討現(xiàn)代信息技術(shù)對事業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略

孫佳

摘要：近年來，隨著我國各項技術(shù)水平的逐漸發(fā)展進步，信息技術(shù)已經(jīng)成為了我們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪斜夭豢缮俚囊粋€重要部分，在事業(yè)單位的檔案管理工作中也是如此。通過在事業(yè)單位檔案管理工作中融入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不僅有效改變了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，同時也帶動了信息技術(shù)型管理模式的使用與發(fā)展，大大提升了事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質(zhì)量。本文就針對現(xiàn)代信息技術(shù)對事業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略行了簡要的探討分析，希望可以為檔案管理工作的有序開展提供一份基礎(chǔ)的理論保障。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；事業(yè)檔案管理；影響；優(yōu)化策略

一、引言

當前階段，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)逐步融入到了我國各層次生活中的多個領(lǐng)域，不僅為各個領(lǐng)域工作的開展進一步帶來了革命性的轉(zhuǎn)變，同時也為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了更為廣闊的發(fā)展空間。隨著檔案管理工作信息化及現(xiàn)代化水平的逐步深入，事業(yè)單位的發(fā)展獲得了更為和諧穩(wěn)定的環(huán)境。

二、當前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，隨著我國現(xiàn)代化的信息技術(shù)逐漸發(fā)展進步，事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展也逐漸得到了人們的重視。想要從現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理工作當中獲取到更多有利于事業(yè)單位發(fā)展與進步的有效信息，促進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展是十分重要也是十分必要的。然而隨著事業(yè)單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)的不斷變化，事業(yè)單位檔案管理工作中的許多缺陷逐漸凸顯出來，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作徒有其名卻難以發(fā)揮實質(zhì)性的作用?？傮w來看，目前在我國各大事業(yè)單位中檔案管理工作仍然未能完全適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的形勢，檔案管理的信息化的價值仍然需要進一步進行深入挖掘。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的特點

（一）以現(xiàn)代化發(fā)展為目標，要求檔案管理工作相高效高質(zhì)服務(wù)的方向發(fā)展

在事業(yè)單位中，檔案管理工作關(guān)系到單位整體的運行情況。然而，時代在發(fā)展進步，目前在許多事業(yè)單位卻仍然沿用著傳統(tǒng)的檔案工作管理模式，傳統(tǒng)檔案管理模式也逐漸顯現(xiàn)出諸多的不適。而事業(yè)單位想要獲得有效的發(fā)展，就必須以現(xiàn)代化發(fā)展為目標，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，才能有效促進陰事業(yè)單位檔案管理工作的有序進行。

（二）隨著事業(yè)單位發(fā)展形式的調(diào)整，要求檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、綜合化的方向發(fā)展

近年來，隨著我國各項科學技術(shù)的逐漸發(fā)展進步，在事業(yè)單位的檔案管理工作中也面臨著眾多新的機遇和挑戰(zhàn)。想要促進事業(yè)單位檔案管理工作的有序進行，就必須轉(zhuǎn)變當前鎖，采取的檔案管理分散模式，構(gòu)建起能夠是以當前階段發(fā)展形式的統(tǒng)一性、綜合性的管理機制。

（三）事業(yè)單位發(fā)展迅速，要求檔案管理工作能夠具備超前的管理意識

事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位管理工作中的一個必不可少的部分，在事業(yè)單位檔案中不僅明確地記載著事業(yè)單位運行與發(fā)展的明確歷程，同時也真實的反映著事業(yè)單位管理過程中的各類轉(zhuǎn)變。而事業(yè)單位在快速發(fā)展，如果檔案管理工作始終一成不變，只會限制事業(yè)單位的運行與進步，這就要求檔案管理工作能夠具備一定的超前意識，能夠適應(yīng)時代發(fā)展的浪潮。

四、現(xiàn)在信息技術(shù)對于事業(yè)單位檔案管理帶來的影響

（一）打破了傳統(tǒng)管理理念的限制

將現(xiàn)代化的信息技術(shù)融入到事業(yè)單位的檔案管理工作當中，一定程度上為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的脈搏，原有的檔案管理模式受到了嚴重的沖擊，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當轉(zhuǎn)變原有的管理理念，將現(xiàn)代信息技術(shù)中具有優(yōu)勢性的理念融入到新時代、新階段的檔案管理工作中。不僅充分轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)管理模式的局限性，同時也讓事業(yè)單位獲得了更為有效的主動權(quán)，定了事業(yè)單位檔案管理工作開展的質(zhì)量和效率，從而最大程度上發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)勢性。

（二）對于檔案管理人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求

近年來，隨著我國各項經(jīng)濟技術(shù)的不斷發(fā)展進步以及事業(yè)單位的發(fā)展需求，原有的檔案管理人員已經(jīng)難以充分滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的實際需要。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位對于從事檔案管理工作的工作人員的能力素質(zhì)要求較低，這就導(dǎo)致了現(xiàn)有的檔案管理工作人員能力水平較為匱乏，甚至已經(jīng)嚴重脫離了時代發(fā)展的步伐，對于信息技術(shù)融入檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，最終導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理缺乏足夠的信息技術(shù)指導(dǎo)，限制了企業(yè)檔案管理的有效開展。

（三）實現(xiàn)資源共享，促進事業(yè)單位的全面發(fā)展

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于各部門之間都是相對獨立的，加之各部門的工作內(nèi)容和工作重點各不相同。因而，其中并未建立起有效的聯(lián)系，信息資源缺乏共享合作。長期下去，事業(yè)單位檔案管理的信息收集就會產(chǎn)生一定的片面性，不利于事業(yè)單位檔案信息管理工作的有序開展。

五、現(xiàn)在信息技術(shù)對于事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理理念和制度

想要有效促進事業(yè)單位檔案管理工作的高效高質(zhì)進行，就應(yīng)當優(yōu)化事業(yè)單位現(xiàn)有的管理概念。具體來說，首先，事業(yè)單位應(yīng)當認識到現(xiàn)代化信息技術(shù)管理模式對于檔案管理工作的重要性。其次，充分利用信息技術(shù)的及時性，將事業(yè)單位中的各個部門連接成為一個整體，確保檔案管理工作能夠更加規(guī)范、全面的開展。

（二）不斷提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)水平

僅僅完善事業(yè)單位檔案管理理念是遠遠不夠的，理念需要人來落實。為此，事業(yè)單位應(yīng)當定期加強對于檔案管理人員的培訓(xùn)，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到革命性的發(fā)展。首先，事業(yè)單位的高層應(yīng)當重視檔案管理人員在信息化技術(shù)方面的能力培訓(xùn)。其次，事業(yè)單位還可以與高校融合發(fā)展，由針對性的培養(yǎng)具有現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理知識積累的專業(yè)型人才。

（三）完善企業(yè)檔案管理工作的硬件設(shè)備

首先，檔案管理人員應(yīng)當充分發(fā)揮事業(yè)單位中現(xiàn)有設(shè)備的實際作用，提高設(shè)備資源的利用率。

其次，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當重視檔案管理工作的信息化發(fā)展，在給予足夠資金支持的同時，也能夠不失時機的精心人才的培養(yǎng)。

最后，事業(yè)單位也應(yīng)當不斷提升自身的技術(shù)創(chuàng)新能力，尋求適合自身發(fā)展所需的檔案管理設(shè)備。

六、總結(jié)

綜上所述，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到事業(yè)單位的檔案管理工作中，具有著十分積極的意義。但就當前的發(fā)展形勢來看，在事業(yè)單位的檔案管理工作當中仍然存在著一系列有待解決的問題。在未來的發(fā)展過程中，我們應(yīng)當及事業(yè)單位現(xiàn)代信息技術(shù)足夠的重視，從而最大程度上發(fā)揮檔案管理工作的實質(zhì)作用，促進事業(yè)單位的良性發(fā)展。

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（作者單位：吉林省梨樹縣環(huán)境保護宣傳中心）