關于文書檔案管理信息化建設的思路探索

楊菁華

摘 要：文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分，且涉及到各個領域，在信息技術的推動之下，文書檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)與機遇?；诖耍疚木臀臅鴻n案管理信息化建設的思路探索進行研究，首先對現(xiàn)階段文書檔案管理工作中的問題進行簡要分析，進而引出文書檔案管理信息化建設的必要性結論，最后對文書檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)化建設進行了細致介紹與分析。

關鍵詞：文書檔案管理 信息化 系統(tǒng)開發(fā)

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

前言

文書檔案管理的工作是一種需要對相關文檔資料進行大量收集與整理，進而保存的過程，在實際執(zhí)行管理過程中，由于涉及大量的文檔信息，若管理方法不當，或管理疏忽，容易造成管理工作混亂，難以滿足文書檔案管理工作本身的實效性、保密性需求。而文書檔案管理的信息化建設，能夠充分提升檔案的應用價值，使其能夠為機關單位等的發(fā)展做出更多貢獻。

一、文書檔案管理信息化建設必要性分析

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作過程中，思想上的束縛，是影響管理工作進行困難的重要因素，以往事業(yè)單位實際管理過程當中，應用的管理理念與管理措施較為落后，完全人工形式的文檔資料收集、整理、查閱以及歸檔，嚴重影響管理管理效率難以提升。在人工管理模式之下，單位職工若要借閱必須親自到檔案室進行檔案借閱，而實體檔案借出后，常常會因為多種因素被損壞，甚至丟失。另外，在實際管理過程中，每一次借閱都需要進行人工登記；另外，在檔案歸還的之后，需要檔案管理員對其進行重新分類存放，工作量極大。

由此可見，傳統(tǒng)文書檔案的管理方式，難以滿足機關單位等對文檔借閱效率的高標準需求，必須推動信息化建設，提升文檔資料的直觀性，當某一部門需要進行檔案查閱時，可利用信息系統(tǒng)進行實時查詢，避免翻查、記錄、歸檔等流程，提升文檔借閱率，與此同時，還能有效避免文檔資料損壞、丟失等現(xiàn)象，實現(xiàn)保護文檔資料價值的效果。

另外，通過信息化建設，還能在極大的提升文檔資料的保密性，利用安全信息技術，能夠有效設置保密權限，對于不同等級的文件，設置不同密級，只有擁有對應訪問權限的人員，才能查閱相應的文檔材料，由此實現(xiàn)文書檔案管理的保密性，降低檔案泄密的可能。

二、文書檔案管理信息化建設的對策

1.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)構架

出于對文書檔案管理利用價值與保密性的考慮，進行文書檔案管理信息化建設，在設計過程中，需要利用數(shù)據(jù)庫、工程能程序、打印系統(tǒng)以及文檔管理程序等進行有效結合，形成以文書檔案管理為核心的信息管理程序，利用數(shù)據(jù)庫的查閱、修改、建立以及歸檔功能，代替相應的人工管理工作；利用用戶界面的有效設計，幫助建立用戶與數(shù)據(jù)看之間的溝通橋梁，進而實現(xiàn)用戶在線查閱數(shù)據(jù)庫中的檔案內(nèi)容，完善文書檔案管理的信息化建設。

2.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)應用效率

另外，文書檔案工作的主要內(nèi)容是為單位各個部門服務，因此，在檔案信息化過程中，要重視用戶體驗，而信息系統(tǒng)的用戶界面，作為人機交互接口，必須進行優(yōu)化設計。在設計文書檔案管理系統(tǒng)時，需要嚴格遵循相關設計標準，把握設計過程完善。良好的用戶界面，能夠顯著提升系統(tǒng)相關功能的操作效率，在實際設計過程中，對化設計部分，要以簡明、自然、友好為指導理念，保證界面上呈現(xiàn)出來的表述文字、圖表符合使用人員的基本認知，用詞盡量是單位員工熟悉的、經(jīng)常接觸的，由此才能保證相關人員在使用用戶界面，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫“溝通”時，能夠準確的找到溝通途徑，獲取到自己想要的文書檔案信息；而在對話過程設計過程中，要為用戶保留一定的控制權限，使其能夠自由退出和脫離操作；在對話設計過程中，還要完善設置信息提示，在操作完成之后，通過信息提示檢驗操作有效性[1]。

文書檔案工作的信息化建設，其主要作用價值就在于提升檔案管理工作效率，因此，在信息系統(tǒng)設計過程中，要重視捷徑設計，方便熟練掌握系統(tǒng)功能的工作人員，以最快的速度獲取文書檔案資料。針對不同操作經(jīng)驗的用戶，設計不同的文檔獲取路徑，這樣一來，有操作經(jīng)驗的人員，可以通過更為便捷的路徑，跳過不必要的菜單與窗口點擊，以快捷鍵、熱鍵功能等進行設計，能夠有效滿足這一設計要求。容錯部分設計，是出于對系統(tǒng)安全的考慮，在系統(tǒng)運行與用戶操作過程中，系統(tǒng)本身對可能出現(xiàn)的錯誤進行有效檢測與處理，進而保證用戶操作的順利進行。

3.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)開發(fā)流程

文書檔案的信息化建設，需要信息系統(tǒng)的有效支撐，在新的發(fā)展使其信息系統(tǒng)的開發(fā)水平要得到顯著提升，因此其開發(fā)流程要得到有效優(yōu)化?，F(xiàn)階段，人們常用的計算機操作系統(tǒng)以Windows為主，所以文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)也應建立在這一操作系統(tǒng)的基礎上。同時，為了提升系統(tǒng)在實際應用過程中的便利性和可操作性，還應選擇C++Guilder、AbaGUIBuilder、Delphi等可視化集成開發(fā)工具，對系統(tǒng)進行設計。除此之外，系統(tǒng)開發(fā)是一項復雜、漫長的技術過程，文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)主要包括事前準備、系統(tǒng)調查、功能分析、功能設計、界面設計系統(tǒng)架構、功能實現(xiàn)、運維管理、系統(tǒng)調試評價等多個環(huán)節(jié)。尤以系統(tǒng)調查、功能分析、功能設計、功能實現(xiàn)四項最為重要[2]。

為了保證文書檔案信息化建設效果的充分實現(xiàn)，要從多個角度出發(fā)，保證文書檔案信息系統(tǒng)的高質量開發(fā)，這樣一來，在實際應用過程中，才能有效滿足相關管理工作的保密性、安全性以及便捷性要求。

結束語

綜上所述，對關于文書檔案管理信息化建設進行思路探索，有利于提升文書檔案管理工作的技術含量。通過相關分析，能夠進一步明確文書檔案管理的信息化建設途徑，充分利用信息管理系統(tǒng)，提升文書檔案的應用效率與保密性。因此，在未來的的發(fā)展過程中，不斷完善文書檔案管理的信息化建設水平，以推動相關企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]李晶. 關于文書檔案信息化管理問題探究[J]. 辦公室業(yè)務，2016，（07）：41.

[2]林燕卿. 高校文書檔案管理信息化建設存在的問題及對策研究——以泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術學院為例[J]. 江西電力職業(yè)技術學院學報，2017，30（01）：48-50.