趙桂光
摘 要:信息技術(shù)在各個領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用,信息資源對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。在新時期,加強對人事檔案管理的信息化建設(shè),有利于提高人事檔案信息的共享性,使人事檔案信息的查詢更加方便,還能將更多的人事檔案資源開發(fā)并利用起來,為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。本文對人事檔案管理信息化建設(shè)的作用進行分析,并就新時期提高人事檔案管理信息化建設(shè)的途徑進行探討。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理 信息化建設(shè) 策略
中圖分類號:G270 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1003-9082(2018)04-00-01
一、人事檔案管理信息化建設(shè)的作用
1.有利于提高人事檔案信息資源的共享性
在新時期,信息資源已經(jīng)成為企業(yè)間相互競爭的重要戰(zhàn)略資源。而企業(yè)的發(fā)展離不開人力資源,人力資源管理工作的重要內(nèi)容之一就是對企業(yè)員工的檔案進行管理。對人事檔案管理進行信息化建設(shè),能夠幫助企業(yè)更加全面的了解每一位員工,將人才的價值充分的挖掘并發(fā)揮出來,并提高這些資源的共享性,從而推動社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。比如,將人事檔案統(tǒng)一儲存在信息化管理平臺上,與其是一些可以公開的人事信息,可公開發(fā)布在平臺上,讓每位員工都能通過平臺看到。而企業(yè)的管理人員可以從平臺上看到每位員工的個人信息,有利于其發(fā)現(xiàn)每位員工的優(yōu)勢,為其安排更加合適的崗位,使其在該崗位上創(chuàng)造出更多的價值。
2.有利于更加方便的查詢?nèi)耸聶n案信息
在以往的人事檔案管理工作中,當(dāng)需要查詢某員工的信息時,會花費比較多的時間才能查閱到相關(guān)的檔案。而通過信息化的手段對人事檔案進行管理,利用計算機對檔案信息進行集成處理,可提高數(shù)據(jù)處理的實效性,還能縮短查閱時間,使查閱流程得到簡化。因此,通過實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化、電子化等,可使人事檔案信息的查詢工作更加便捷。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比,信息化管理方式更加有效,還能將檔案的價值更好的發(fā)揮出來。比如,將員工檔案整理成電子檔案,通過信息化管理平臺對電子檔案進行管理。當(dāng)某個部門的管理人員在獲取權(quán)限后,想要查詢某位員工的個人信息,就可以直接在管理平臺上輸入關(guān)鍵詞查詢,且查詢到的信息也比較準(zhǔn)確。
3.有利于提高檔案資源的開發(fā)和利用效率
利用計算機對人事檔案進行管理,可以提高人事檔案資源的利用率,還能使人力資源管理人員開發(fā)出更多有用的資源。人事檔案是人力資源管理的基礎(chǔ),也是實施人力資源管理工作的依據(jù)。加強對人事檔案管理的信息化建設(shè),可以實現(xiàn)人事檔案資源的高度集成。而提高資源的集成度,能夠使人事檔案管理工作更好的適應(yīng)新時期的發(fā)展要求,使企業(yè)更好的適應(yīng)社會的發(fā)展,從而推動我國的經(jīng)濟發(fā)展。所以,在企業(yè)人力資源管理中的人事檔案管理工作中,要注意提高其信息化水平,將人事檔案資源的價值充分的開發(fā)出來。
二、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的途徑
1.加強人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)
為提高人事檔案管理的信息化水平,首先應(yīng)做好其基礎(chǔ)建設(shè)工作,為人事檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。比如,建立信息化的人事檔案管理平臺,將人事檔案的電子檔案保存在平臺中。而在建設(shè)平臺的時候,要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),并引進相應(yīng)的信息化設(shè)備。而在對紙質(zhì)檔案進行管理時,應(yīng)控制好庫房的溫度和濕度,并將所有的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案用以備份。加強對網(wǎng)絡(luò)中心機房、服務(wù)器的管理,建立起電子檔案庫房,引進相應(yīng)的防靜電設(shè)備和防磁設(shè)施,以提升人事檔案管理的技術(shù)水平,使人事檔案資源的安全性得到保障。在對檔案進行管理時,要先對庫房劃分區(qū)域,并將檔案分類,保存在相應(yīng)的區(qū)域內(nèi),使人事檔案管理更加規(guī)范化。
2.提高檔案管理人員專業(yè)水平
要提高人事檔案管理的信息化水平,應(yīng)注意提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),使其能夠利用專業(yè)知識對人事檔案實施管理,并在管理過程中將人事檔案資源的價值開發(fā)出來,為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。比如,企業(yè)應(yīng)該為人事檔案管理人員提供專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn),使其能夠?qū)W習(xí)到最新的檔案管理知識,并能將信息技術(shù)、計算機技術(shù)等運用到人事檔案管理工作中。通過對網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)的運用,提高新使其人事檔案管理工作的效率,為企業(yè)的長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。同時,在培訓(xùn)過程中要讓管理人員熟悉與人事檔案有關(guān)的法律法規(guī),以增強其責(zé)任心,使其能夠自覺的遵守相關(guān)規(guī)定。由于檔案管理人員在人事檔案管理工作中占據(jù)著重要地位,因此,需要培養(yǎng)他們高度的敬業(yè)精神,以及較強的責(zé)任意識和事業(yè)心,才能在檔案管理技術(shù)得到合理運用的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā),最終提升人事檔案管理信息化水平。
3.加強對信息化網(wǎng)絡(luò)安全的管理
在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中,應(yīng)加強對信息化網(wǎng)絡(luò)的安全管理,以確保人事檔案信息的安全性,保障企業(yè)員工的隱私安全。所以,企業(yè)應(yīng)該采取相關(guān)的措施,對信息化網(wǎng)絡(luò)進行保護。比如,在共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中配備相關(guān)的監(jiān)測系統(tǒng),對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流實施動態(tài)的監(jiān)管,并對其進行全面的分析和統(tǒng)計。如果存在安全隱患,可以及時發(fā)現(xiàn)并消除隱患,從而保障人事檔案信息的安全性。同時,要引進切實有效的安保措施,尤其是對于一些具有密級的資料信息,應(yīng)先對其作出科學(xué)的界定,并設(shè)置權(quán)限。只有獲得權(quán)限的人員才能夠查閱其中的信息,而權(quán)限的設(shè)置可以通過密碼、身份驗證等方式進行。對于重要的人事檔案信息,需要將其備份,以免其中的數(shù)據(jù)遭到破壞或丟失而影響到檔案的安全性和完整性。此外,科學(xué)合理的采用防火墻技術(shù),對訪問控制進行強化,并加強對信息化管理系統(tǒng)運行過程的動態(tài)管理,適時的對其進行維護,也是對信息化網(wǎng)絡(luò)進行安全保護的重要手段。
結(jié)束語
綜上所述,在經(jīng)濟全球化發(fā)展的新時期,注重人事檔案管理信息化建設(shè),需要加強人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)、提高檔案管理人員專業(yè)水平,并加強對信息化網(wǎng)絡(luò)安全的管理,才能為人事檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件,從而提高其管理水平。同時,提高人事檔案管理信息化水平,有利于檔案資源的開發(fā)和利用,從而發(fā)揮人才的最大價值,促進企業(yè)的發(fā)展。
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