利用檔案反饋信息的收集與整理

吳青

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，有關(guān)的管理工作也得到了眾多企業(yè)和部門的高度重視，檔案管理工作就是管理工作中的一種，其中的檔案信息對于企業(yè)的發(fā)展以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都具有重要的意義，在人們的生活以及工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要想提高檔案資源的利用率就要先做好檔案管理工作，只有運(yùn)用科學(xué)的管理方法和手段才能加強(qiáng)檔案管理，提高管理的水平和工作的效率。尤其是在這個(gè)信息隨時(shí)更新量都很大的時(shí)代，對于檔案管理工作中的人員要求更高，而檔案反饋信息法的提出和應(yīng)用就取得了較好的效果。

關(guān)鍵詞：檔案反饋信息；收集；管理

檔案反饋信息方法的實(shí)行有利于提高工作的效率，解決人們在檔案管理過程中的難題，所以它的應(yīng)用就顯得至關(guān)重要。檔案資料的收集與整理是檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容，對于后續(xù)提供檔案服務(wù)環(huán)節(jié)很重要，如果不能將資料進(jìn)行全面的收集與整理，并做到及時(shí)更新，就會(huì)使得檔案資料的價(jià)值受損，從而降低資料的利用率，不利于企業(yè)與社會(huì)的和諧發(fā)展，還會(huì)就此引發(fā)多種問題。而檔案反饋信息法的出現(xiàn)就能夠改變這一難題，但是在管理過程中還是有許多的問題，這就要求有關(guān)人員能夠注意并采取一定的辦法，進(jìn)而保證檔案的價(jià)值，滿足工作的需要。

1 檔案反饋信息

檔案反饋信息就是要對輸出的信息進(jìn)行總結(jié)，然后在結(jié)果再反饋回來的過程。隨著檔案管理工作的任務(wù)逐漸加大，在對檔案信息整理的過程中存在很大的困難，為了保證檔案管理工作的安全有效，就要針對性的采取一定的方法加以解決。檔案反饋信息的出現(xiàn)，很好地解決了檔案管理部門在工作中存在的問題，通過反饋信息，管理部門可以在第一時(shí)間接收到檔案的變更內(nèi)容，但是在接收的過程中，檔案管理部門要做的工作就是驗(yàn)證信息的真實(shí)與否，以免信息在傳輸?shù)倪^程中，發(fā)生錯(cuò)漏的現(xiàn)象，這樣才能更好地發(fā)揮信息反饋的作用，既保證了工作質(zhì)量，又提高了工作的效率。

2 檔案反饋信息存在的問題

2.1 填寫登記表不夠規(guī)范

填寫登記表不夠規(guī)范是采用檔案反饋信息方法時(shí)出現(xiàn)的問題之一。這不利于落實(shí)檔案反饋信息的工作，對于檔案管理工作也造成了一定的阻礙。而產(chǎn)生這類現(xiàn)象的原因主要是公眾對檔案信息的認(rèn)識(shí)程度不夠，在信息登記處，公眾人員往往填寫的內(nèi)容比較簡單，不夠具體，態(tài)度不夠端正，大多比較敷衍，這就使得檔案反饋信息的方法比較留于形式，而沒有一定的實(shí)際效果。因此，檔案反饋信息工作落實(shí)就不到位，它真正的效用就無法得到發(fā)揮，檔案管理水平也得不到有效的提升，嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)的質(zhì)量。

2.2 忽視了利用效果的反饋收集

多數(shù)檔案人員沒有精力去追蹤記錄，也不知如何收集。查檔完畢后是檔案利用的第一步，至于檔案是否真正發(fā)揮了作用，取得哪些效果，對受眾者的工作起了什么作用，解決了什么問題，或?qū)κ鼙娬吖ぷ鞯陌l(fā)展起了什么推動(dòng)作用等卻心中無數(shù)。大多數(shù)檔案館（室）的檔案利用工作只局限于檔案利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，如受眾人數(shù)、檔案卷（冊）數(shù)等，這些簡單的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不能深層次地反映檔案利用所獲得的直接或間接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 不能將檔案利用效果反饋到檔案部門

一些受眾者對信息反饋工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為這是他自己的事，與檔案館（室）無關(guān)，不能積極配合，導(dǎo)致反饋信息時(shí)有時(shí)無，而檔案部門也缺乏對受眾者信息反饋工作的制約，顯得無能為力。

3 收集的手段和方法

針對利用檔案反饋信息的方法應(yīng)用過程中出現(xiàn)的一些問題，就要采用合理的手段加強(qiáng)改進(jìn)，采取一些必要的措施就顯得極為關(guān)鍵。

首先，檔案信息的管理人員應(yīng)該在使用檔案反饋信息法的同時(shí)要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與系統(tǒng)。信息技術(shù)是推動(dòng)現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展的關(guān)鍵因素之一，只有利用好先進(jìn)技術(shù)的作用，才能使得工作的效率增加，工作的效果得以顯現(xiàn)。因此，在利用檔案信息反饋方法的同時(shí)，要求工作人員能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)達(dá)到加強(qiáng)管理的目的，這樣才能顯得檔案管理工作更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。通過與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，能夠加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，進(jìn)而快速實(shí)現(xiàn)信息的交流，有利于隨時(shí)對變更的信息進(jìn)行錄入。與此同時(shí)，工作人員還能利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對信息進(jìn)行反饋，有助于管理人員能夠第一手的得到資料，方便工作人員及時(shí)對信息進(jìn)行收集與整體。

其次，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息人員的管理，在聘用上就要注重檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是否具備，尤其是要側(cè)重聘用信息管理人員，這樣才能真正發(fā)揮信息技術(shù)的作用，做到技術(shù)與檔案管理的有效結(jié)合，進(jìn)而使得管理水平能夠得到有效的提高。通過聘用大量的信息人員，能夠形成一個(gè)信息交流的系統(tǒng)，進(jìn)而有利于加強(qiáng)信息的反饋，這樣也就有利于檔案資料的收集與整理。另外，對于檔案反饋信息的工作人員還有一些其他的要求，工作人員應(yīng)該能夠?qū)n案工作有一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，并且重視自身的工作，樹立信息化管理檔案的觀念，做到不偷懶不投機(jī)，能夠及時(shí)更新檔案的信息，以加強(qiáng)檔案資料的收集與整理，提高工作效率。

然后就是必須要建立特定的組織，對接收到的信息進(jìn)行分析，在確定準(zhǔn)確無誤后，才能對其進(jìn)行最終的收集整理工作。在整個(gè)信息收集的過程中必須要做到以下幾點(diǎn)，一是對反饋信息的接收過程，通過與各部門之間進(jìn)行聯(lián)系，使其在第一時(shí)間為檔案管理部門提供反饋信息，可以及時(shí)對檔案信息進(jìn)行調(diào)整；二是整理的過程，在檔案管理部門接收到信息后，不要直接對檔案進(jìn)行更改，要通過相應(yīng)的方法，對信息的可靠性進(jìn)行確認(rèn)，確保無誤后再進(jìn)行更改，以便檔案信息存在不真實(shí)的情況；三就是分析，對整理后的檔案信息進(jìn)行分析，因?yàn)闄n案管理部門就是為企業(yè)的發(fā)展提供人才支持，所以在分析以后可以更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)；四就是傳輸?shù)倪^程，在這一過程中要保證的就是及時(shí)準(zhǔn)確，把反饋的信息內(nèi)容及時(shí)地反饋給相關(guān)的部門，告知其進(jìn)行更改；五是貯藏過程，把接收來的反饋信息進(jìn)行歸納分類，以免在使用的過程中，存在比必要的麻煩。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，影響檔案管理水平的因素有很多，而檔案資料的收集與整理是管理檔案的基礎(chǔ)性內(nèi)容，而如今每天的信息量都很雜很大，因此，檔案信息的收集與整理就成為了一個(gè)難題，尤其是信息發(fā)生變更的時(shí)候，還要做到及時(shí)處理和記錄，這時(shí)就需要一種可靠的管理辦法來有效的解決這一難題。檔案反饋信息方法的出現(xiàn)正好滿足了這一需求，人們可以利用檔案反饋信息法進(jìn)行資料的收集與整理，能夠隨時(shí)進(jìn)行更新信息，加強(qiáng)檔案資料的管理，這是一種行之有效的策略，有利于提高檔案的管理水平，進(jìn)而有助于提高檔案資源的利用率，能夠更好的提供檔案服務(wù)，滿足人們的要求。

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