數(shù)字化技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

侯東林

摘 要：隨著社會的發(fā)展，科技能為人們帶來的便利越來越明顯。網(wǎng)絡化，數(shù)字化已經(jīng)成為當前各行各業(yè)的改革標準，這兩大技術能夠有效的幫助企業(yè)提高效率。而在事業(yè)單位的檔案管理中，實現(xiàn)數(shù)字化是非常符合當前的形式的。但是，先進的企事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設還不夠全面，存在著一定的問題需要進行解決。本文就是對當前檔案管理的現(xiàn)狀進行研究，來探討如何進行事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化建設

隨著社會的發(fā)展，各種事業(yè)越來越看重自身運行的效率，因此各大事業(yè)單位紛紛進行了網(wǎng)絡化，數(shù)字化改革。對于事業(yè)單位這種特殊的體制來說，其檔案管理的數(shù)字化能夠有效的提高各項工作的效率。因此，在當前的事業(yè)單位中，都在積極的進行著檔案管理數(shù)字化建設。這主要是因為事業(yè)單位和企業(yè)存在著根本的不同。事業(yè)單位的主要任務就是為人們服務，因此其內(nèi)部的許多檔案都是與人們的生活息息相關的，因此，就需要加快數(shù)字化建設，才能夠滿足人們的需求，真正為人民服務。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的特點

在檔案儲存中，數(shù)字化能夠有效的提高工作的效率。我國大部分的事業(yè)單位存在的時間都較長，因此其管理機制一般比較古老。在檔案儲存中，一般會采取最為傳統(tǒng)的人工整理，紙質(zhì)記錄的方式。雖然這種方式能夠很好的確保信息的準確性，但是卻會大大的增加工作量，而且紙質(zhì)文件特別不容易保存，需要增加保存的成本。而檔案管理數(shù)字化的建設卻很好的彌補了這個問題，只需要建立一個相對較大的信息庫，就能將這些資料快速的儲存在其中，而且通過檢索欄目可以很快的將檔案調(diào)出來，在增加檔案和整理檔案的時候，都能夠更加的輕松。相比于傳統(tǒng)的人工查詢的方式，方便太多。尤其是在信息查詢的時候，不會對資料造成損害。紙質(zhì)的文件則會因為翻閱的次數(shù)，而造成一定的磨損，久而久之就容易導致資料的缺失。而且信息錄入的速度也遠遠超過人工記錄的速度，能夠大大的增加人事處理的效率。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 在事業(yè)單位的檔案管理中存在的第一個問題，也是最大的問題就是管理者不夠重視。任何一個部門想要發(fā)展的更好，都需要管理者能夠給予足夠的重視才行。而這些事業(yè)單位大多因為存在的時間太久，而機制老化，領導者通常更看重單位的實際利益，而不重視檔案的建設，這就讓單位出現(xiàn)了一定的無序狀態(tài)。一些高精尖人才被收納入事業(yè)單位，單位卻很難及時看到其材料，對其委以重任。這也就造成了高精尖人才的流失。以此，想要完成事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設，就需要管理層對這個部門和工作進行重視。

2.2 隨后的問題就是人員操作不夠徹底的問題。雖然一些單位進行了檔案管理數(shù)字化建設，但是卻因為檔案管理人員習慣了長期使用的紙質(zhì)記錄方式，就導致資料出現(xiàn)了斷層，一部分存在于信息庫之中，一部分依舊是紙質(zhì)資料記載。這讓原本就效率低下的檔案管理模式變成了效率低下而且混亂的管理模式。因此，在進行檔案管理數(shù)字化的建設的時候，必須要徹底，否則不僅無益，還有害。

2.3 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的核心問題就是人才的缺乏。因為原本管理檔案的人員都是一些閑雜人員，其能力不夠突出，因此被派遣到了這個不被重視的部門。這些人呈現(xiàn)的特點是：專業(yè)水準低，工作能力差，紀律松散的特點。這就讓檔案管理數(shù)字化的建設很難進行。因此，事業(yè)單位想要進行檔案管理數(shù)字化的建設，還需要引進一些專業(yè)的檔案管理人才，而且要具備信息軟件使用的能力，這樣才能保證建設的完成。而對于那些工作能力不夠的人員，一定要進行遣散處理。決不能讓其繼續(xù)在部門中成為冗余人員。而對于那些能力不夠但是卻想要積極學習的原有工作人員，就應該在第一時間為其提供學習的資源，因為這些人在單位工作的時間較長，雖然工作能力不到位，但是卻是最為可靠的人。所以，如果其愿意增強自身的能力，是要有限考慮留用的。

3 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的發(fā)展策略

3.1 大力提升管理人員的綜合素質(zhì)。管理人員是檔案數(shù)字化建設的重要基礎，需要大力提升管理人員的綜合素質(zhì)，推進檔案數(shù)字化建設進程。首先，要通過教育、培訓等措施的運用，讓檔案管理人員從思想上重視檔案工作，把握工作開展過程中的注意事項；其次，要定期經(jīng)常地培訓檔案管理工作人員，如積極開展檔案管理講座，深入講解檔案工作數(shù)字化、檔案管理常態(tài)化、檔案工作目標管理要求等方面的內(nèi)容，促使檔案管理人員的工作技能、計算機技術水平等得到有效提升；同時，構(gòu)建嚴格完善的考核機制，考核檔案管理人員的各項專業(yè)能力，不斷提升其綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出大量優(yōu)秀人才，滿足事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設要求。

3.2 積極開展檔案管理硬件建設。為了促使檔案資料能夠得到有效保存，事業(yè)單位檔案管理部門需要積極開展硬件設施建設，保證硬件設施具有穩(wěn)定的性能，且不會受到外界的破壞。在硬件設施建設中，需要投入足夠的資金，以便促使檔案工作管理得到順利開展，檔案資料得到切實保存。檔案管理工作中，需要積極滲透高水平技術，將電子存儲的功能作用充分發(fā)揮出來。只有具備了相應的備份硬件，方可以具有符合要求的儲存容量，進而順利開展信息錄入、存儲工作。

3.3 結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展需求，對檔案管理數(shù)字化總體規(guī)劃科學制定。為了能夠協(xié)調(diào)發(fā)展檔案數(shù)字化，事業(yè)單位需要對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的靈活性、可擴展性充分重視，結(jié)合單位實際情況，對檔案管理數(shù)字化總體規(guī)劃科學制定。要將事業(yè)單位人才信息需求充分納入考慮范圍，結(jié)合經(jīng)濟發(fā)展要求，將網(wǎng)絡管理模式完善構(gòu)建起來，且構(gòu)建的網(wǎng)絡管理模式在靈活性與可擴展性方面也需要與事業(yè)單位實際發(fā)展需求所適應。

3.4 構(gòu)建實用的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位檔案部門需要積極構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站，以便順利實現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展檔案管理的數(shù)字化。借助于網(wǎng)頁形式，可以將檔案信息服務提供給相關人員，促使檔案信息網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件下載、瀏覽使用等服務功能得到實現(xiàn)，提升檔案數(shù)字化管理水平。通過構(gòu)建實用的檔案信息網(wǎng)站，為了方便共享檔案信息資源，要對檔案信息管理操作系統(tǒng)合理選擇，保證具有升級開發(fā)能力，以便與檔案網(wǎng)絡管理不斷發(fā)展的需求所適應，順利開展檔案數(shù)字化建設。要將市場上比較主流的標準化設備運用過來，積極聯(lián)系具有一定實力的軟硬件公司，結(jié)合事業(yè)單位具體情況，針對性地定做檔案管理操作系統(tǒng)，以便促使檔案信息得到有效的更新和換代，更好地管理和操作檔案數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

結(jié)合上述材料來看，我國事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設要走的路還有很長。因此，各個事業(yè)單位要根據(jù)自身的情況進行一定的改進，這樣才能順應時代的潮流，不會在時代的浪潮中翻船。尤其是在成本投入，人才進行方面，更是各大事業(yè)單位應該高度重視的。

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